Отметим основные моменты, которые необходимо помнить при заполнении отчета 4-фонд по завершении 2020 г. Они касаются сроков представления отчета, отражения численности работников, справочной информации, частых ошибок и т.д.

1. Срок представления отчета за IV квартал 2020 г. — не позднее 20 января 2021 г. Помним, что формы ПУ-3 можно подавать только после того, как принят отчет 4-фонд <*>.

В связи с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией ФСЗН обращает внимание на возможность использовать способы дистанционного взаимодействия. Плательщикам, которые представляют отчет на бумаге, ФСЗН предлагает оставлять его в ящиках для корреспонденции. Они размещены при входе в территориальные органы ФСЗН. Также на сайте ФСЗН https://www.ssf.gov.by сообщается, что отчет можно направить нарочно почтовым отправителем (не позднее двух рабочих дней до окончания приема отчетных данных). В обоих случаях необходимо предварительно проверить свой отчет. Для этого по электронной почте можно выслать файл отчета. В теме письма необходимо указать «4-фонд» и свой УНПФ, а в самом письме — контактные данные отправителя. Дата и время отправки этого письма потом указываются на корреспонденции с бумажным отчетом.

2. Электронная версия отчета 4-фонд за IV квартал не изменилась. Это все та же версия 7. Если у вас именно такая версия, обновлять ее не нужно. Если вы впервые в этом году сдаете отчет 4-фонд, то скачать его электронную форму можно в Личном кабинете на портале ФСЗН, в закладке «Подача документов».

В качестве анонса отметим, что в форму отчета за 2021 г. внесены изменения, и в связи с этим версию программы «Ввод данных в отчет 4-фонд» при подаче отчетности за I квартал 2021 г. придется обновить.

3. Если хотите продолжать уплачивать взносы раз в квартал или перейти на такую уплату в 2021 г., необходимо заполнить в отчете за 2020 г. строку 03 «Средняя численность работников». Напомним, что право уплачивать взносы ежеквартально имеют коммерческие организации со средней численностью работников за предыдущий календарный год до 100 человек включительно <*>.

Чтобы заполнить строку 03, необходимо подсчитать и просуммировать три показателя: списочную численность работников в среднем за год, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (ГПД), в среднем за год.

В списочную численность включаем всех, кто работает по трудовому договору, кроме внешних совместителей. При этом не имеет значения, был работник в трудовом отпуске, на больничном или «за свой счет» (п. 4, 5 Указаний N 1). А вот работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, надо исключить: такова особенность этого показателя для отчета 4-фонд <*>.

Так определяем списочную численность работников в среднем за каждый месяц отчетного года. Затем суммируем полученные цифры, а сумму делим на 12 (даже если организация была создана после января) <*>.

Для средней численности внешних совместителей эти работники учитываются пропорционально отработанному времени. Не учитываем лиц, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет <*>.

Если организация заключала с гражданами ГПД на выполнение работ, то определяется средняя численность таких лиц за все месяцы отчетного года, показатели суммируются, а сумма делится на 12. При этом указанные граждане учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока действия гражданско-правового договора <*>.

Однако из расчета численности лиц, работающих по ГПД, следует исключить:

— работников, состоящих в списочном составе организации (в том числе обособленных подразделений) и заключивших гражданско-правовой договор на выполнение работ в ней;

— индивидуальных предпринимателей;

— граждан, заключивших гражданско-правовой договор на создание объектов интеллектуальной собственности <*>.

4. Коммерческим организациям необходимо заполнить строку 47. Если коммерческая организация применяет гибкую систему оплаты труда, в строке 47 отчета 4-фонд по итогам года необходимо указать «1», если нет — в этой строке проставляется «0» (п. 36 Указаний по заполнению отчета). Чтобы указать «1» в строке 47 отчета, необходимо в программе «Ввод данных в отчет 4-фонд» открыть окно «Настройки» и в поле «Гибкие системы оплаты труда» проставить флажок. Если поле остается пустым, в строке 47 отчета отражается «0».

Чтобы квалифицировать систему оплаты труда как гибкую, Указания по заполнению отчета предписывают руководствоваться Рекомендациями N 104. Однако эти рекомендации утратили силу 27.01.2020.

Напомним, что согласно Рекомендациям N 104 к гибким относились системы оплаты труда на основе:

— тарифной сетки, разработанной в организации;

— комиссионной системы;

— «плавающих» окладов;

— грейдов.

На сегодняшний день нет комментариев Минтруда и соцзащиты, какие системы оплаты труда относятся к гибким. По данному вопросу надеемся получить разъяснения компетентных органов.

Отметим, что эти сведения в 2021 г. уже не нужно будет указывать: соответствующая строка исключена.

5. Сверяем данные отчета со счетом 69.

По-прежнему большинство распространенных ошибок в заполнении отчета 4-фонд связаны с несоответствием данным бухгалтерского учета. Поскольку сведения о расчетах по социальному страхованию и обеспечению отражаются на счете 69, многие показатели отчета 4-фонд необходимо сверить с этими данными. Проанализируем некоторые ошибки, которые отмечает ФСЗН на сайте:

Ошибка Как можно было избежать
Суммы задолженности плательщика ФСЗН не соответствовали данным оборотно-сальдовой ведомости по счету 69 Сверить строки 06 и 07 с сальдо по счету 69
Излишне отражены расходы, произведенные за счет средств бюджета фонда Сверить строки 15 и 20 отчета с оборотами по дебету счета 69 в корреспонденции с кредитом счета 70 (60, 76) за каждый месяц отчетного квартала
Расходы, произведенные за счет средств бюджета фонда, разнесены не за соответствующие месяцы отчетного квартала

Перечисленные ошибки приводят к несвоевременной или неполной уплате взносов. Напомним, что пособия отражаются в составе показателей того месяца, в котором они начислены, т.е. отражены по дебету счета 69 <*>. К примеру, работник сдал больничный за ноябрь (т.е. обратился за пособием) 2 декабря. Пособие будет отражено в бухучете в декабре. Соответственно в отчете 4-фонд это пособие отражается в графе 4 (соответствует декабрю) строки 15.

6. Сданный отчет можно заменить до 20 января.

Если отчет за IV квартал сдали, а после обнаружили в нем ошибку, не позднее 20 января отчет можно заменить. При этом новому отчету присваивается номер 2. Если и этот отчет надо заменить, вновь скорректированный отчет подается под номером 3 и т.д. При этом отчет за следующий отчетный квартал будет иметь номер 1 <*>.

Если срок пропущен, корректировки учитываются в отчете 4-фонд за следующий квартал (в нашем случае — за I квартал 2021 г.).

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex