Случается, что работника, направленного в командировку, необходимо из нее отозвать. Например, если он досрочно выполнил поручение (задание) или необходимость в его выполнении отпала. Однако процедура отзыва, т.е. досрочного окончания командировки, законодательно не закреплена. Рассмотрим порядок действий нанимателя в данной ситуации.

Шаг 1. Фиксируем нецелесообразность продолжения командировки

Как правило, непосредственный руководитель командированного работника составляет докладную записку на имя руководителя организации о необходимости отзыва работника из командировки. В записке желательно указать причины отзыва, ведь на ее основании наниматель издает приказ об отзыве из командировки.

НА ЗАМЕТКУ

Рекомендованные формы документов по оформлению командировок (докладная записка, приказ и распоряжение о командировании) содержатся в УСОРД <1>. Аналогичных форм документов для отзыва из командировки нет. Полагаем, при составлении докладной записки об отзыве из командировки можно воспользоваться рекомендованной формой докладной записки о командировании. Только содержание ее будет противоположным

Непосредственный руководитель работника, отзываемого из командировки, представляет докладную записку руководителю организации.

Иногда инициатором досрочного окончания командировки может быть и работник. Например, в случае болезни, если выполнение задания до выздоровления отложить нельзя и для его выполнения в командировку направляется другой работник. В специальном локальном нормативном правовом акте, например в Положении о командировках, желательно предусмотреть способы уведомления работником нанимателя о своем заболевании в командировке.

Шаг 2. Получаем резолюцию руководителя

Как правило, резолюцию руководитель пишет от руки при рассмотрении документов для организации их исполнения <2>. Это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа <3> .

В резолюции на докладной записке об отзыве из командировки должны быть отражены сведения <4> :

— о содержании поручения (например, какой документ необходимо подготовить для отзыва работника);
— лице, ответственном за его подготовку;
— сроках подготовки такого документа.

Резолюция должна быть собственноручно подписана руководителем и датирована.

Шаг 3. Издаем распорядительный документ

Обязательной и даже рекомендованной формы документа об отзыве из командировки нет. На наш взгляд, досрочное окончание командировки должно быть оформлено таким же (по юридической силе) документом, как и направление в командировку. А в этой ситуации издается распорядительный документ (распоряжение, приказ нанимателя (далее — приказ)) <5>. В данном случае, полагаем, следует издать приказ об отзыве из командировки (о досрочном окончании командировки). На практике в нем отражают, в частности, следующие сведения:

— Ф.И.О. и должность (профессию) работника, отзываемого из командировки;
— причину досрочного окончания командировки;
— дату отзыва.

Отменять приказ о командировании работника, отзываемого из командировки, в данной ситуации, на наш взгляд, было бы неправильным. Ведь работник не выполнил уже начатое поручение нанимателя по причинам, не зависящим от него, либо выполнил задание досрочно.

Полагаем, при отзыве из командировки также можно издать приказ, вносящий изменения в приказ о командировании в части окончания сроков командировки. Но тогда соответствующие коррективы нужно внести и в командировочное удостоверение, задание на командировку и т.д. А это можно сделать только по возвращении работника из командировки, ведь указанные документы находятся у него.

Кроме того, в приказе нужно указать должностное лицо, ответственное за контроль исполнения приказа или его отдельных пунктов. Соответствующая обязанность может быть закреплена, например, в должностной инструкции непосредственного руководителя работника  <6>.

Шаг 4. Регистрируем приказ

Все приказы подлежат регистрации  <7>. Приказ об отзыве из командировки следует по аналогии с приказом о командировании относить к приказам по личному составу  <8>. Напомним, такие приказы делятся на две группы в зависимости от сроков их хранения  <9> . Приказы о командировании могут входить как в одну, так и в другую группу. Это зависит от продолжительности командировки  <10 >.

В зависимости от сроков хранения приказов к их регистрационному номеру добавляется соответствующая литера  <11 >:

Таблица:

Продолжительность командировки, месяц Срок хранения приказа, лет Литера, добавляемая к регистрационному номеру приказа
> 1 75 «к»
≤1 3 «л»

Полагаем, что указанные сроки и, следовательно, добавление литер должны относиться и к приказам об отзыве из командировки. То есть сроки их хранения, указание литеры «л» или «к» будут зависеть от того, из какой по длительности командировки отзывается работник этим приказом.

Шаг 5. Извещаем работника об отзыве и ознакомляем его с приказом

В законодательстве о труде нет правил о порядке и форме извещения работника об отзыве из командировки. На наш взгляд, в данном случае наниматель после издания приказа может сообщить работнику об этом:

— письменно (направить письмо на электронную почту работника и др.);
— устно, например по телефону.

Условия и порядок отзыва из командировки, в том числе в части извещения о досрочном ее окончании, нанимателю целесообразно определить в Положении о командировках.

Правила о том, как знакомить работника с приказом об отзыве из командировки, и сроки такого ознакомления в законодательстве не закреплены. В связи с тем, что в момент издания приказа работник находится в месте командирования, ознакомить его с приказом можно устно по телефону. А под подпись — после его возвращения. Это также целесообразно закрепить в Положении о командировках.

Шаг 6. Принимаем авансовый отчет и неизрасходованные деньги

По возвращении из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (далее — авансовый отчет) с приложением оригинальных документов, подтверждающих совершенные в командировке расходы (счета, кассовые чеки и т.д.)  <12>.

НА ЗАМЕТКУ

В настоящее время наниматель вправе сам разработать и утвердить форму авансового отчета, но с учетом требований к первичным учетным документам  <13 >

В срок, установленный для представления авансового отчета, работник должен возвратить неизрасходованный аванс  <14>. Сроки подачи авансового отчета зависят от способа выдачи денежных средств под отчет, вида выданной валюты, а также места работы работника. Они могут составлять 3, 5 либо 15 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки, исключая день прибытия  <15 >.

Отзыв из командировки, по сути, является ее досрочным окончанием. Специальных сроков возврата оставшихся денег для такого случая законодательство не содержит. Значит, представить в бухгалтерию авансовый отчет и вернуть неизрасходованный аванс работник должен в вышеназванные сроки.

НА ЗАМЕТКУ

Работник независимо от того, куда он был командирован, может представить авансовый отчет лично на бумажном носителе или отправить его по почте, например, заказным письмом <16>. При командировке в пределах Беларуси отчет можно представить и посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе <17>

Шаг 7. Проверяем данные авансового отчета и утверждаем его 

Работник бухгалтерии проверяет данные авансового отчета. При командировке за границу такой отчет составляется в валюте произведенных операций <18>. Обоснованность предъявленных к возмещению расходов следует проверять по приложенным к авансовому отчету подтверждающим документам.

Заполненный и проверенный авансовый отчет подается на утверждение руководителю организации <19>. Делает это обычно работник бухгалтерии.

Шаг 8. Принимаем отчет о результатах командировки

Цель командировки — выполнение задания нанимателя. Поэтому командированный работник должен так или иначе доложить о ее результатах.

Отчет о результатах командировки за границу представляют все работники. По общему правилу форму такого отчета и порядок его представления наниматель определяет сам. Работники подают письменный отчет в 10-дневный срок со дня прибытия <20>.

Законодательство не содержит требований по обязательному оформлению отчета о результатах командировки по Беларуси и оставляет решение данного вопроса на усмотрение нанимателя <21>. В случае если наниматель требует оформления отчета, его форму он разрабатывает самостоятельно.

Отчет о результатах командировки составляет и подписывает работник. Затем его утверждает руководитель организации <22>.

В журнале учета работников, командированных в пределах нашей страны, необходимо указать день фактического прибытия из командировки <23>. Также, полагаем, следует проставить номер и дату приказа об отзыве, поскольку работник возвращается из командировки досрочно.