Инфекция, вызванная коронавирусом COVID-19, передается воздушно-капельным путем. Это происходит, например, при кашле или чихании. Следовательно, один из эффективных методов, направленных на то, чтобы сдержать ее распространение, — социальное дистанцирование. Оно позволяет снизить вероятность взаимодействия инфицированных и здоровых людей путем ограничения личных контактов. С этой целью многие наниматели переводят своих сотрудников на работу из дома, так называемую дистанционку или удаленку. Стараясь сделать это как можно быстрее, при оформлении изменившихся отношений наниматели зачастую выполняют только необходимый минимум. Однако пока непонятно, насколько затянется удаленный режим. А потому, чтобы добиться слаженной работы, нелишним будет документально регламентировать процессы, связанные с дистанционкой.
Кратко о дистанционной работе
Чтобы предупредить распространение инфекции, наниматели сокращают количество офлайн-встреч, заменяя их аудио-, видеосвязью, а также организовывают удаленку тем сотрудникам, которые могут выполнять работу из дома. Например, административно-управленческому персоналу, юристам, бухгалтерам, программистам, специалистам по продаже и т.п.
На практике такой вид работы именуют по-разному: дистанционная, удаленная, работа надомников.
В трудовом законодательстве упоминаются два понятия — дистанционная работа и работа на дому <*>. Причем отличаются они, в частности, характером трудовой функции, выполняемой работником, и порядком взаимодействия работника и нанимателя.
На наш взгляд, работу офисных сотрудников, которых в связи с коронавирусом переводят на работу из дома, т.е. вне места нахождения нанимателя, следует отнести к дистанционной. О ней и пойдет речь в статье. Термин «удаленная работа» будет использоваться как синоним.
На заметку
Анализ норм ТК позволяет сделать вывод о том, что к числу надомников можно отнести работников, изготовляющих продукцию (т.е. предметы, имеющие натурально-вещественную форму). Работников интеллектуального труда, работающих вне места нахождения нанимателя, следует считать дистанционными.
Среди особенностей дистанционной работы — перечень условий, которые должны быть отражены в трудовом договоре с дистанционщиком. В их числе <*>:
— порядок обеспечения необходимыми для исполнения работником трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т.д. (далее — техоснащение), если стороны договорились, что их предоставляет наниматель;
— размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работником принадлежащего ему либо арендованного им техоснащения — если стороны согласовали такую компенсацию за использование работником своего (арендованного) имущества;
— порядок и сроки представления дистанционщиками отчетов о выполненной работе.
По необходимости наниматель может конкретизировать нюансы работы на удаленке в отдельном ЛПА. Например, в Положении о дистанционной работе (далее — Положение).
Что предусмотреть в Положении
Законодательством не установлено, что включить в такой документ. Поэтому наниматель определяет его структуру и содержание самостоятельно. В частности, в нем можно осветить следующие вопросы.
Глава 1. Общие положения
В этой главе стоит:
1) назвать цели и задачи, для достижения и решения которых разрабатывается Положение;
2) дать определение понятию «дистанционная работа», раскрыть иные специфические термины и сокращения, которые будут встречаться в Положении (например, удаленный доступ, ИКТ — информационно-коммуникационные технологии).
На заметку
Если терминов, сокращений много, целесообразно отвести для них отдельную главу. Например, «Термины и их определения. Сокращения».
Глава 2. Порядок приема, перехода на дистанционную работу и увольнения с нее
В связи с тем что коронавирус распространяется быстрыми темпами, особое значение имеет оперативный переход работников на удаленку. В данной главе Положения, помимо порядка трудоустройства и увольнения дистанционщиков, целесообразно детализировать порядок перехода на удаленную работу. Например, прописать нюансы оформления заявления, приказа, заключения допсоглашения к трудовому договору.
Глава 3. Организация работы дистанционного сотрудника
Переход на удаленку подразумевает не только документальное оформление, но и решение организационных вопросов. Они касаются техоснащения сотрудников, налаживания каналов коммуникаций, документооборота, компенсации расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей на дому.
Регламентировать эти процессы можно как в одной главе Положения, так и в разных (по необходимости). Вне зависимости от выбранной структуры стоит урегулировать:
1) предоставление сотрудникам техники и программного обеспечения (ПО).
Исходя из специфики работы организации и трудовых функций работников у последних может быть разная потребность в техоснащении. Например, кому-то потребуется ежедневный удаленный доступ к серверу организации и ноутбук для работы, в то время как другому достаточно взаимодействовать с нанимателем (руководителем, коллегами) раз в неделю посредством электронной почты с собственного компьютера.
Если в организации дистанционные работники оснащаются по-разному, в Положении желательно предусмотреть:
— порядок предоставления оборудования. Полагаем, передачу техники можно документально оформить актом приема-передачи или соответствующей ведомостью. В таком документе нужно зафиксировать наименование, модель (теххарактеристики), инвентарный номер оборудования и т.д. При этом работник должен подтвердить факт выдачи оборудования, его комплектность, работоспособность на момент получения своей подписью;
— порядок выплаты компенсации за использование оборудования работника в служебных целях. Напомним, работник может использовать личную технику. Компенсация за это выплачивается дистанционщику по договоренности с нанимателем. Ее фиксируют в трудовом договоре. Там же должны быть прописаны сроки выплаты и размер компенсации <*>.
На заметку
Рассчитать размер компенсации можно, например, исходя из стоимости оборудования (иного используемого в служебных целях имущества) и сумм амортизации.
Исполняя трудовые обязанности дома, работник несет и другие расходы. В частности, оплачивает электроэнергию, интернет, мобильную связь, канцелярские товары. По договоренности с нанимателем такие расходы также могут компенсироваться <*>. В Положении целесообразно закрепить порядок:
— подтверждения расходов. Скажем, путем представления квитанций, подтверждающих фактические затраты;
— расчета и выплаты компенсации. Например, в Положении можно предусмотреть, что наниматель (с учетом рабочих часов в месяц) компенсирует работнику четвертую часть расходов за интернет. Либо можно установить фиксированную сумму такой компенсации.
Помимо обеспечения работника «железом», для полноценной работы ему зачастую предоставляют удаленный доступ:
— к сервисам коммуникации (минимум к электронной почте);
— специфическому ПО (бухгалтерские программы, ERP-системы и т.п.);
— рабочим файлам (например, в системе электронного документооборота).
В рамках этих процессов в Положении стоит:
— указать лиц, ответственных за доступ сотрудников к названным инструментам. Как правило, это работники IT-отдела организации;
— урегулировать вопрос защиты информации. Обеспечить защиту можно по-разному. Например, путем:
а) использования VPN-подключений;
б) введения запрета:
на размещение конфиденциальных документов на сервисах хранения файлов (личный Google Диск, Dropbox и т.д.) несмотря на удобство совместной работы через доступ по ссылке;
работу с конфиденциальной информацией с мобильных телефонов;
2) учет рабочего времени и времени отдыха дистанционщика.
Чтобы урегулировать режим работы, в трудовом договоре прописывают конкретные часы работы (отдыха) или предоставляют право определять их самому работнику <*>. Как именно поступить, наниматель решает в каждом конкретном случае.
При этом в любой ситуации, чтобы не допустить злоупотреблений со стороны работника, стоит использовать инструменты учета рабочего времени (так называемые тайм-трекеры).
Конкретизировать порядок использования таких инструментов можно в Положении. Рекомендуем не пренебрегать этим моментом. Поскольку сведения по учету рабочего времени пригодятся при квалификации несчастного случая, который может произойти с работником. Правовые последствия для нанимателя будут зависеть от того, когда работник получил травму — в течение рабочего дня или в другое время <*>;
3) взаимодействие дистанционщиков друг с другом и руководителями.
Часть вопросов касательно способов и периодичности рабочих контактов, в том числе при предоставлении отчета нанимателю, должна быть урегулирована в трудовом договоре с дистанционщиком <*>.
Пример формулировки об использовании электронной почты
Стороны обязуются использовать адреса электронной почты Работника и Нанимателя, указанные в разделе 10 Договора, для обмена электронными документами, содержащими письменные задания, иную информацию для исполнения трудовых обязанностей, результаты выполненной работы и отчеты о ее выполнении, заявления и объяснения Работника, уведомления, приказы и другие документы Нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора.
Пример формулировки об иных способах взаимодействия
Оперативная связь поддерживается Сторонами посредством звонков, SMS, а также переписки в Viber и других мессенджерах с использованием телефонных номеров Работника и Нанимателя, указанных в разделе 10 Договора.
Как правило, основные каналы связи (электронная почта, чаты в мессенджерах, мобильная связь) указываются в трудовом договоре. При этом на практике может использоваться специальное ПО:
— для постановки задач (например, Trello);
— видеозвонков (Skype, Google Hangouts и пр.);
— обмена документами (скажем, Confluence).
Полагаем, если необходимо унифицировать использование данных инструментов в организации, в Положении можно прописать порядок взаимодействия при их помощи. Например, установить:
— срок, в течение которого надо ответить на входящее сообщение;
— время для ежедневных онлайн-планерок определенных сотрудников;
— период времени, в течение которого работник должен быть доступен для взаимодейтсвия по мобильной связи.
Как оформить Положение
Как любой документ организации, Положение оформляют, руководствуясь требованиями делопроизводства. В частности <*>:
— используют гарнитуру шрифта Times New Roman размером не меньше 13 пт;
— печатают через одинарный межстрочный интервал;
— выравнивают текст по ширине листа.
Готовый проект Положения рекомендуется согласовать со структурными подразделениями, которые задействованы в работе с дистанционщиками. При отсутствии претензий ЛПА внутри организации согласовывают, проставляя реквизит «Виза» <*>. Если замечания есть, ниже этого реквизита делают соответствующую пометку и излагают их суть. Многочисленные или объемные замечания фиксируют на отдельном листе и прилагают к проекту Положения.
Положение приобретет юридическую силу только после того, как его утвердит руководитель организации <*>:
— либо проставив дату и подпись в грифе утверждения на самом Положении;
— либо издав распорядительный документ.
С утвержденным Положением ознакомляют дистанционщиков и работников, сотрудничающих с ними.
Обычно о том, что работник ознакомился с ЛПА, свидетельствуют его подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления, проставленные, например, на последнем листе Положения или листе ознакомления — приложении к Положению.
Дистанционных работников можно ознакомить с документом не традиционным способом, а путем обмена электронными документами (с применением ЭЦП как работника, так и нанимателя) или направления текста ЛПА в электронном виде.
На заметку
Если Положение высылается работнику по электронной почте (с ЭЦП или без), в течение двух рабочих дней стоит направить и его копию на бумаге заказным письмом с уведомлением о вручении <*>.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
