Оплата подписки согласно общеустановленному правилу производится в порядке предварительной оплаты в полном объеме. Возможность производить такую оплату за счет бюджетных средств предусмотрена бюджетным законодательством <*>.

Отражение фактических расходов на подписку в бюджетных организациях зависит от того, за счет какого источника производится оплата. При этом необходимо учесть, что фактическими расходами считаются действительные затраты организаций, подтверждаемые документами в соответствии с законодательством <*>.

Порядок учета расходов в бюджетных организациях определяется соответствующей инструкцией, согласно которой расходы по подписке относятся к расходам будущих периодов и отражаются в случае её оплаты на следующий год согласно схеме <*>:

На заметку!
Расходы на приобретение справочной, официальной и периодической литературы (газет, журналов, бюллетеней, справочников, каталогов и т.п.) учитываются по элементу 1 10 03 05 «Прочие расходные материалы и предметы снабжения» экономической классификации расходов бюджета
<*>.

Обратите внимание!
В настоящее время нет единого подхода к вопросу об отнесении расходов на подписку к расходам будущих периодов. Согласно разъяснениям Минфина (для коммерческих организаций) в случае оплаты в декабре подписки на следующий год организация не понесла расходов, поскольку услуга еще не была оказана в декабре и списание сумм задолженности на расходы будущих периодов в этом месяце не должно производится (см. разъяснения специалистов Минфина).

Рассмотрим применение данной позиции для бюджетных организаций.

В соответствии с нормами гражданского законодательства подписка на периодические печатные издания оформляется договором, который бюджетная организация заключает с оператором почтовой связи либо с другими распространителями печатных изданий или редакциями на подписной период. Как правило, такой договор действует до полного исполнения сторонами своих обязательств и предусматривает возможность досрочного его расторжения с возвратом остатка аванса <*>.

Согласно бюджетному законодательству в случае оплаты за печатные издания осуществляется предоплата (перечисление аванса). Таким образом, оформляя подписку на следующий год, бюджетная организация в текущем году осуществляет кассовые расходы. Фактические расходы будут осуществляться по факту их получения в каждом месяце определенного подписного периода (месяц, два месяца, квартал, полугодие, год). При этом в зависимости от вида и условий договора ПУД, подтверждающие оказание услуг, могут оформляться подписчиком и исполнителем единолично <*>.

 Бухгалтерские записи, отражающие хозяйственные операции по оплате в конце года и получению подписных изданий в следующем году исходя из такого подхода, будут следующими.

При оплате за счет средств бюджета:

Содержание операций Дебет Кредит
Бухгалтерские записи в декабре текущего года
Получено финансирование из бюджета на оплату подписки 100 140, 142 (230, 232)
Перечислена со счета казначейства предоплата за подписные издания 178 100
Бухгалтерские записи следующего года, начиная с января
Учтены фактические расходы на подписку ежемесячно по мере получения подписных изданий (1/3, 1/6 или 1/12 часть стоимости подписки) <*> <1> 200, 202 178
__________________________

<1> Стоимость материалов (работ, услуг), приобретаемых за счет бюджетных средств, отражается в учете с НДС <*>.

При оплате за счет средств внебюджета:

Содержание операций Дебет Кредит
Бухгалтерские записи в декабре текущего года
Перечислена предоплата за подписные издания с внебюджетного расчетного счета 178 111
Бухгалтерские записи следующего года, начиная с января
Учтены фактические расходы на подписку ежемесячно по мере получения подписных изданий (1/3, 1/6 или 1/12 часть) <*> <2> 211 (080 и др.) 178
Отражен уплаченный (предъявленный) НДС <*> 175 178
Принят к вычету НДС на основании ЭСЧФ при условии подписания их в установленном порядке ЭЦП плательщика <*> 173 175
__________________________

<2> Учитываются в затратах по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав при налогообложении прибыли <*>.

При оплате за счет средств превышения доходов над расходами учет расходов на подписку ведется на субсчете 411 «Использование прибыли» <*>.