Отдельные наниматели, временно установившие в связи с распространением коронавируса для своих работников дистанционную работу, уже приняли или задумываются над решением о возврате сотрудников обратно в офис. Рассмотрим, как это сделать в ситуации, когда срок дистанционной работы не был установлен нанимателем и инициатива отмены дистанционной работы исходит от него или от работника, а также когда такой срок наниматель определил в соответствующих документах.

Если наниматель не определил срок дистанционной работы при ее установлении

Установление дистанционной работы является изменением существенных условий труда (ИСУТ) <*>. Следовательно, в ситуации, когда нанимателем не был установлен период дистанционной работы (т.е. не определена дата окончания), отмена дистанционной работы также является ИСУТ. ИСУТ может происходить и по инициативе нанимателя, и по инициативе работника. В зависимости от того, кто является инициатором, алгоритм действий будет разниться.

Инициатива отмены исходит от нанимателя

Если ИСУТ происходит по инициативе нанимателя, то ему нужно обосновать это конкретными причинами, письменно предупредить работников об ИСУТ с соблюдением установленных законодательством сроков, получить их согласие на работу с ИСУТ, оформить необходимые документы <*>.

Обратите внимание!
Нормы абз. 2 п. 14 Указа N 143 хотя и позволяют провести ИСУТ, предупредив работника за один календарный день, но только в случае наличия обоснованных причин неблагоприятного воздействия эпидемиологической ситуации на деятельность нанимателя. Поэтому при принятии решения об отмене дистанционной работы и переходе к обычной работе с применением этого срока предупреждения следует обосновать ИСУТ, увязав его с данными причинами.

Алгоритм отмены дистанционной работы по инициативе нанимателя выглядит следующим образом (см. схему 1).

Схема 1

Инициатива отмены исходит от работника

Возможна ситуация, когда работник сам изъявил желание вернуться на работу в офис и обращается к нанимателю с соответствующим заявлением. Наниматель вправе с учетом сложившихся обстоятельств и возможности пойти навстречу работнику или отказать ему.

При принятии решения нанимателю следует учитывать, что переход обратно в офис по инициативе работника имеет определенные преимущества, поскольку в этом случае нанимателю не нужно обосновывать ИСУТ конкретными причинами, предупреждать работника об этом в установленные сроки и т.д.

Алгоритм отмены дистанционной работы по инициативе работника выглядит следующим образом (см. схему 2).

Схема 2

Оформление документов

Приведенные выше алгоритмы подразумевают оформление необходимых документов. Перечень этих документов содержится в приведенной ниже таблице. Необходимость их оформления привязана к инициатору отмены дистанционной работы.

Таблица

Документ, оформляемый при отмене дистанционной работы	По инициативе
	нанимателя	работника
Заявление работника (об отмене дистанционной работы)	—	+
Приказ о мероприятиях по отмене дистанционной работы	+	—
Предупреждение работника об отмене дистанционной работы	+	—
Письменный ответ работника на предупреждение	+	—
Дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту)	+	+
Приказ об изменении условий трудового договора	+	+

Далее подробно остановимся на каждом документе:

1. Заявление работника (об отмене дистанционной работы).

Содержание заявления:

— просьба об отмене дистанционной работы и переходе обратно на работу в офис;

— дата, с которой работник хочет вернуться на работу в офис;

— причина перехода (указывать ее, на наш взгляд, не обязательно).

Получив заявление, наниматель оформляет на нем письменное указание о порядке исполнения документа — резолюцию <*>.

2. Приказ о мероприятиях по отмене дистанционной работы. На наш взгляд, в приказе следует указать:

— конкретные обоснованные причины, повлекшие ИСУТ;

— суть вводимых ИСУТ (отмена дистанционной работы);

— дату, с которой вводятся изменения (дату выхода на работу в офис);

— перечень подготовительных и организационных мероприятий с указанием исполнителей, ответственных лиц и срока исполнения по каждому мероприятию;

— порядок предупреждения работников об отмене дистанционной работы (в том числе процедуру разъяснения работнику правовых последствий отказа от продолжения работы с изменившимися условиями труда).

Сведения о проведении этих мероприятий целесообразно включить в данный приказ, чтобы не издавать отдельный. Также следует указать лицо, ответственное за подготовку и направление предупреждений.

3. Предупреждение об отмене дистанционной работы (возвращении на работу в офис).

Конкретный порядок предупреждения работников законодательство не регламентирует. Оно только предусматривает его обязательную письменную форму. На практике, как правило, используются следующие варианты:

1) ознакомление работников с текстом приказа о предстоящем ИСУТ под подпись с собственноручным указанием даты ознакомления;

2) оформление индивидуального письменного предупреждения для каждого работника (этот вариант предпочтительнее, т.к. предполагает возможность получения на бланке предупреждения от работника отметки о согласии (несогласии) на работу с изменившимися условиями труда).

В предупреждение, полагаем, следует включить следующую информацию:

— суть предстоящих изменений — отмена дистанционной работы и возвращение на работу в офис;

— причины, их вызвавшие;

— дату введения изменений;

— сроки принятия решения работником о согласии (несогласии) продолжить работу с изменившимися условиями труда;

— правовые последствия согласия (несогласия) работника;

— место для отметки о вручении работнику предупреждения;

— место для отметки о согласии (несогласии) работника продолжить работу с изменившимися существенными условиями труда.

4. Письменный ответ работника на предупреждение.

Ответ работника может быть выражен:

— в предупреждении в виде отметки о согласии (несогласии) продолжить работу;

— отдельном заявлении работника.

Обратите внимание!
При отказе работника от продолжения работы с изменившимися условиями труда, т.е. от возвращения с дистанционной работы в офис, он подлежит увольнению по п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка <*>.

5. Дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

Содержание:

— перечень положений (пунктов) трудового договора, касающихся дистанционной работы, которые подлежат исключению из трудового договора;

— дата исключения.

6. Приказ об изменении условий трудового договора. Изменение условий трудового договора оформляют, как правило, приказом <*>. Отметим, что название приказа наниматель определяет самостоятельно.

Содержание приказа:

— название действий (например, отменить дистанционную работу и внести изменения в трудовые договоры);

— дата отмены дистанционной работы и внесения изменений;

— Ф.И.О. работника(ов), должности (профессии) с наименованием структурного подразделения, в отношении которых эти действия направлены.

Основанием для издания приказа являются:

— предупреждение с согласием работника или его заявление (в зависимости от того, кто был инициатором ИСУТ);

— дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту).

Данный приказ относится к приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет, и его регистрационный номер дополняется литерой «к» <*>. Приказ объявляется работнику под подпись.

Порядок обмена документами

Для дистанционной работы законодатель упростил порядок обмена документами между нанимателем и работником. Основное условие: порядок обмена документами должен быть обязательно прописан в трудовом договоре о дистанционной работе <*>.

Так, документами, не требующими ознакомления работника под подпись, можно обмениваться путем направления файлов с текстами документов в электронном виде. К примеру, свое заявление об отмене дистанционной работы работник может отправить по электронной почте и таким же образом получить ответ от нанимателя (заявление с резолюцией). Но при условии, что указанный способ обмена документами прописан в трудовом договоре <*>.

Для документов, которые требуют ознакомления с ними работника под подпись, законодатель порядок обмена усложнил. С данными документами работник может быть ознакомлен путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде (например, путем направления по электронной почте). Однако в течение двух рабочих дней наниматель должен направить работнику копии этих документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении <*>. Такой порядок обмена следует применять в отношении приказов, предупреждения и дополнительного соглашения к трудовому договору.

В целях минимизации расходов на почтовые отправления целесообразно одним почтовым отправлением направить работнику сразу весь пакет необходимых для ознакомления документов.

Если наниматель определил срок дистанционной работы

При временном переходе на дистанционную работу наниматель может установить конкретный ее срок. То есть помимо даты ее начала определить, когда она заканчивается. Эти даты обычно указывают в приказе о переходе на дистанционную работу (установлении дистанционной работы), дополнительном соглашении к трудовому договору (контракту), предупреждении и доводят до сведения работников. В ситуации, когда срок дистанционной работы подошел к концу и продлевать его наниматель не намерен, окончание дистанционной работы происходит автоматически. Соответственно, работники на следующий день после даты окончания срока дистанционной работы должны выйти на работу в офис. Необходимость в совершении каких-либо дополнительных действий у нанимателя отсутствует. В частности, ему не нужно издавать отменяющий дистанционную работу приказ, заключать новые дополнительные соглашения к трудовому договору (контракту) и т.д.

Обратите внимание!
В ситуации, когда срок дистанционной работы был установлен, но нанимателем было принято решение о досрочной отмене дистанционной работы либо работник выступил с инициативой выйти на работу в офис ранее срока ее окончания, автоматической отмены дистанционной работы не происходит. В этом случае, на наш взгляд, необходимо руководствоваться требованиями законодательства об ИСУТ.

Читайте также:
Возврат с удаленной работы в офис: организационные и профилактические мероприятия