Практика возмещения расходов при командировках по Беларуси и за границу

Чтобы возместить работнику командировочные расходы, необходимо руководствоваться ТК, Положением N 176 и иным законодательством, сопоставить нормы с конкретным случаем командировки, обратить внимание на ряд нюансов и сделать верные выводы. Покажем, как это осуществить на практике, — ответим на десять популярных вопросов о командировках.

Вопрос 1: Организации планирует направить работника в Китай на 5 месяцев для выполнения служебного задания. Допустима ли такая длительная командировка?

Ответ: Да.

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 91 ТК).

Направление в командировку оформляется приказом, в котором в числе прочего наниматель устанавливает ее срок, исходя из времени, которое необходимо для выполнения служебного задания. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки (ч. 1 и 5 ст. 93 ТК, п. 2 Положения N 176).

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (ч. 4 ст. 93 ТК).

В общем случае ограничений в части максимальной продолжительности командировки, в том числе заграничной, законодательство не содержит.

Вместе с тем срок непрерывного временного командирования (направления) на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать одного года (ст. 333 ТК). Продолжительность служебной командировки за границу государственных, правительственных и парламентских делегаций Республики Беларусь, а также работников государственных органов и иных государственных организаций, как правило, не должна превышать двух календарных дней (без учета времени на проезд к месту командирования и обратно). В решении о направлении в служебную командировку за границу может быть установлен более длительный срок исходя из служебной необходимости и обеспечения максимальной экономии государственных средств (п. 1, 14 Положения N 274).

Таким образом, если иное не установлено трудовым договором или ЛПА, а также если речь не идет о командировании на территорию радиоактивного загрязнения или о загранкомандировках лиц, указанных в Положении N 274, продолжительность командировки с согласия работника может составлять в том числе 5 месяцев.

Вопрос 2: Поездка работника организации (г. Брест) для участия в областном фестивале-ярмарке тружеников села «Дожинки» (п. Телеханы) — это командировка?

Ответ: Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 91 ТК).

В рассматриваемом вопросе исходить нужно из цели конкретной поездки. Если характер участия работника в указанном мероприятии служебный (работник направлен для выполнения служебного задания, связанного с трудовыми обязанностями, которые предусмотрены трудовым договором, рабочей или должностной инструкцией), то такая поездка признается командировкой. Если работник направлен с иной целью, например для отдыха, то такая поездка не будет являться служебной командировкой.

Вопрос 3: Поездка работников на туристический слет — это командировка?

Ответ: Нет, поездка на туристический слет не является командировкой.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 91 ТК). Под служебным следует понимать задание, связанное с выполнением должностных обязанностей работника, обусловленное трудовым договором, должностной или рабочей инструкцией. Порядок направления в командировку, предоставления гарантий, возмещения командировочных расходов определяется ст. 91 — 95 ТК и Положением N 176.

Туристический слет — разновидность спортивно-массовых мероприятий, которые направлены на физическое и духовное развитие человека, укрепление здоровья и профилактику заболеваний, рациональное проведение досуга, формирование потребности в регулярных занятиях физической культурой и спортом (п. 3 Положения N 903, абз. 17 п. 1 ст. 1 Закона о спорте). Порядок их проведения на территории Республики Беларусь, формирования состава участников, направления на мероприятия и материального обеспечения регулируется Положением N 903.

Проводятся подобные мероприятия, как правило, в выходные, в свободное от работы время. Для этого издается приказ, в котором отражаются в том числе финансовые вопросы, связанные с предоставлением гарантий и компенсаций участникам, чья трудовая функция не связана с выступлением на таких мероприятиях. Командировкой для них такая поездка не является, компенсация расходов производится в соответствии с ЛПА направляющей организации (п. 8, 11, 21 Положения N 903).

Вместе с тем для участников спортивно-массовых мероприятий, состоящих в трудовых отношениях с направляющей организацией, в чьих должностных обязанностях предусмотрено выполнение функций по организации и проведению этих мероприятий, такие поездки признаются командировкой с предоставлением гарантий и компенсаций, предусмотренных ст. 90 — 95 ТК (п. 11-1 Положения N 903).

Вопрос 4: Возмещается ли командированному по Республике Беларусь работнику стоимость железнодорожных билетов на проезд в вагоне с местами для сидения пассажиров с велосипедами?

Ответ: Да, данные билеты подлежат возмещению.

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику в том числе расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (ст. 95 ТК, ч. 1 п. 5 Положения N 176).

При командировании в пределах Республики Беларусь расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) к месту командировки и обратно возмещаются работнику по фактической стоимости проездных документов (билетов) при представлении подтверждающих документов, установленных законодательством (подп. 9.1.1, п. 10 Положения N 176).

Каких-либо ограничений в части возмещения расходов по проезду в зависимости от типа или класса вагона (места), класса обслуживания при командировании в пределах Республики Беларусь Положением N 176 не предусмотрено.

Вопрос 5: Работник командирован из г. Петрикова в г. Гомель с 14 по 15 марта. Согласно проездным документам из г. Гомеля работник вернулся 16 марта (в четверг) до начала рабочего дня — пояснил, что задержался по личным причинам. Подлежат ли возмещению расходы по проезду из г. Гомеля в г. Петриков на основании представленного билета, учитывая, что дата возвращения находится за рамками периода командировки?

Ответ: Да, данные билеты подлежат возмещению.

В случаях нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, в том числе при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются (ч. 3 п. 5 Положения N 176).

При служебных командировках в пределах Республики Беларусь наниматель обязан возместить работнику расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом (кроме такси) к месту командировки и обратно по фактической стоимости проездных документов (билетов) при представлении подтверждающих документов, установленных законодательством (ст. 95 ТК, ч. 1 п. 5, подп. 9.1.1, п. 10 Положения N 176).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации работнику возмещаются расходы на проезд обратно в г. Петриков на основании представленного железнодорожного билета.

Вопрос 6: Работник направлен в командировку с 23 по 24 марта. По графику работы следующие два дня (суббота (25 марта) и воскресенье (26 марта)) для него — выходные, а с 27 марта по 7 апреля — трудовой отпуск. Возмещается ли стоимость проезда обратно к месту работы, если работник задержался в месте командировки в личных целях и вернулся 29 марта?

Ответ: Нет, данные билеты не подлежат возмещению.

В случаях нахождения командированного работника в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими, в том числе при выбытии в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытии из места командировки до начала рабочего дня, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях, а расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не возмещаются (ч. 3 п. 5 Положения N 176).

При командировании в пределах Республики Беларусь работнику возмещаются в том числе расходы по проезду железнодорожным транспортом к месту командировки и обратно по фактической стоимости проездных документов (билетов) (подп. 9.1.1 Положения N 176). При отсутствии проездных документов (билетов) расходы по проезду возмещаются из расчета 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения N 176).

Дни трудового отпуска являются нерабочими, но при этом не относятся к выходным дням. Соответственно если работник задержался в командировке в дни трудового отпуска, то стоимость билетов на проезд из места командировки к месту работы ему не оплачивается. Вместе с тем расходы на проезд в обратную сторону возмещаются в размере 0,1 базовой величины.

Вопрос 7: Работник организации (г. Минск) находился в г. Москве в отпуске. По его окончании работника направляют в командировку в г. Ташкент (Узбекистан). В интересах нанимателя — сэкономить на билетах, поэтому в приказе на командировку обозначено, что в место командировки работнику надлежит вылететь самолетом из г. Москвы, а не из г. Минска. Возмещается ли стоимость авиабилета по маршруту Москва — Ташкент, учитывая, что место отправления в командировку не совпадает с местом нахождения нанимателя?

Ответ: Да, данные билеты подлежат возмещению.

Основанием для расчета и выплаты работнику денежных средств на командировку является приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении его в командировку (ч. 1 ст. 93 ТК, п. 2, 4 Положения N 176).

В приказе указываются ФИО командируемого работника, его должность служащего (профессия рабочего), наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии), место командировки, срок и цель поездки, условия командирования по приглашению (при наличии) и прочая необходимая информация.

При командировании за границу возмещаются расходы на проезд транспортом, которым работник направлен в командировку (в общем случае — по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса), при представлении подтверждающих документов, установленных законодательством (подп. 9.1.2, п. 10 Положения N 176).

Как правило, место нахождения нанимателя и место отправления работника в командировку совпадают. Вместе с тем если это целесообразно, то наниматель может зафиксировать в приказе иное.

При возмещении расходов по проезду исходят из сведений приказа и представленных проездных документов (билетов). То есть если указанный в вопросе маршрут следования в командировку предусмотрен приказом нанимателя, то расходы на перелет из г. Москвы в г. Ташкент возмещаются работнику на основании билетов.

Вопрос 8: Вправе ли наниматель определить в ЛПА перечень гостиниц, в которых работники имеют право проживать при направлении в командировку, и запретить проживание в гостиницах 4 — 5 звезд?

Ответ: Нет.

Возмещение расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов производится:

— при командировках по Республике Беларусь — в пределах стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176);

— при загранкомандировках — в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 (ч. 9 п. 16 Положения N 176).

Иных ограничений при возмещении расходов по найму жилья, в том числе в зависимости от категории гостиницы, ее звездности, площади номера или количества мест в нем, Положением N 176 не установлено. В свою очередь, наниматель не вправе устанавливать в ЛПА условия, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде (п. 3 ч. 1, ч. 2 ст. 7 ТК).

Вопрос 9: Как возмещаются расходы по найму жилого помещения в случае, если стоимость завтрака включена в счет гостинцы?

Ответ: При командировании за границу расходы по найму жилого помещения возмещаются с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 (ч. 5 п. 16 Положения N 176). При этом не имеет значения, входит ли стоимость завтрака в стоимость номера или указана в счете на проживание отдельной позицией.

Что касается командировок по Республике Беларусь, то при возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов сумма возмещения ограничивается стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176).

Таким образом, нормы Положения N 176 не предусматривают возмещения завтраков при командировании по территории Республики Беларусь. Однако в случае, если стоимость завтрака в гостинице входит в стоимость проживания (в стоимость номера гостиницы), возмещение расходов производится с учетом стоимости завтрака в пределах стоимости номера первой категории гостиницы. Если же в счете гостиницы стоимость завтрака указана отдельно, то возмещение расходов производится только по стоимости номера в гостинице.

Вопрос 10: Организация закрепила в ЛПА, что возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов, а при их отсутствии — 20% установленных размеров. Работник организации (г. Гомель) направлен в командировку в г. Минск с 20 по 24 марта (являются соответственно днями прибытия в г. Минск и убытия из него). Документы о найме жилья работником не представлены. При определении суммы возмещения этих расходов исходят из проведенных в месте командировки 5 дней или 4 ночей?

Ответ: Выплата 20% производится за 5 дней.

При отсутствии в рамках данного варианта возмещения подтверждающих документов расходы по найму жилья за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 или 2 (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

Под временем нахождения в пути понимается (ч. 3 п. 20 Положения N 176):

при выбытии из места постоянной работы в командировку — время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;

при выбытии из места командировки к месту постоянной работы — время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

Если командированным работником не представлены подтверждающие документы, то возмещение указанных расходов производится за календарные дни нахождения в месте командирования.

В данном случае работник в месте командировки находился пять календарных дней (времени нахождения в пути нет). Соответственно расходы на наем жилья возмещаются из расчета 20% размеров, установленных приложением 1, за пять календарных дней. Сумма возмещения составит 50 руб. (50 руб. x 20% x 5 дней).

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex