В ситуации, когда работнику нужно предоставить отпуск без сохранения зарплаты на срок более 30 календарных дней (далее — дни), бухгалтеру, выполняющему кадровые функции, может быть непонятно, от чего отталкиваться при решении этого вопроса. Ведь предоставление отпуска на такой длительный срок требует соблюдения дополнительных условий.

Рассмотрим, по каким основаниям и на каких условиях можно предоставить работнику неоплачиваемый отпуск продолжительностью более 30 дней, а также как это оформить.

1. Основания и условия предоставления отпуска без сохранения зарплаты на срок более 30 дней

Отпуск без сохранения зарплаты может предоставляться работнику на срок более 30 дней по трем основаниям: так называемый отпуск за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК), по уважительным причинам (ст. 190 ТК), по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК).

Основные различия между отпусками без сохранения зарплаты представлены в таблице.

Критерий сравнения Отпуск за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) Отпуск по уважительным причинам (ст. 190 ТК) Отпуск по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК)
Инициатива предоставления Работник Работник Наниматель
Возможность предоставления на срок более 30 дней Для отдельных категорий работников Если такая продолжительность предусмотрена коллективным договором, соглашением, нанимателем (например, в Положении об отпусках, иных ЛПА нанимателя) Дополнительных условий нет, т.к. максимальная продолжительность данного отпуска в течение календарного года — 6 календарных месяцев
Случаи

предоставления

— работающим женам (мужьям) военнослужащих (ч. 12 ст. 4 Закона о статусе военнослужащих);

— резервистам (ч. 4 ст. 62 Закона о воинской службе);

— одному из усыновителей (ч. 1 подп. 1.2 п. 1 Указа N 330) и др.

По уважительным причинам (по семейно-бытовым причинам, для работы над диссертацией, написания учебников и др.) — при необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема;

— при отсутствии другой работы, на которую необходимо временно перевести работника в соответствии с заключением ВКК или МРЭК

Обязанность предоставления Наниматель обязан предоставить Наниматель вправе предоставить. При этом он оценивает уважительность причин. Но если перечень уважительных причин закреплен в коллективном договоре, соглашении, то предоставление отпуска по ним становится обязательным Наниматель вправе предоставить, но требуется письменное согласие работника

Как видно из таблицы, основание предоставления отпуска без сохранения зарплаты (ч. 2 ст. 189, ст. 190, 191 ТК) следует определять в зависимости от того, кто инициирует предоставление такого отпуска, а также причин, по которым возникла необходимость его предоставления.

Пример 1
Работник получил повестку военного комиссариата о явке на службу в резерве продолжительностью 42 дня. Наниматель по заявлению работника предоставил ему отпуск за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) указанной продолжительности, поскольку в данном случае это является обязанностью нанимателя (ч. 4 ст. 62 Закона о воинской службе).

Пример 2
В Положении об отпусках организации предусмотрено предоставление отпуска без сохранения зарплаты для работы над диссертацией на соискание ученой степени кандидата наук на срок не более 90 дней. Работник подал нанимателю заявление о предоставлении такого отпуска продолжительностью 60 дней. К заявлению он приложил рекомендацию ученого совета факультета вуза о целесообразности предоставления отпуска. Наниматель предоставил работнику указанный отпуск без сохранения зарплаты (ст. 190 ТК) на 60 дней. Наниматель был обязан это сделать, поскольку причина предоставления отпуска без сохранения зарплаты была закреплена в ЛПА организации как уважительная.

Пример 3
У нанимателя возникла необходимость временной приостановки работ на 90 дней в связи со сложной экономической ситуацией, вызванной падением уровня сбыта продукции и непоступлением денежных средств на счет организации. По этой причине наниматель предоставил работникам с их письменного согласия отпуска без сохранения зарплаты (ст. 191 ТК) продолжительностью 90 дней.

2. Порядок оформления отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК), отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК)

Документальное оформление отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) и отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК) схожее и может выглядеть следующим образом:

Получив от работника заявление, нужно проверить, указана ли в нем причина, по которой работник хочет уйти в отпуск. Ведь в зависимости от нее определяется основание, в соответствии с которым далее рассматривается предоставление отпуска (по ч. 2 ст. 189 ТК или по ст. 190 ТК). При необходимости можно помочь работнику составить заявление правильно.

Пример формулировки заявления о предоставлении отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК)
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 90 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ в связи с усыновлением ребенка в возрасте 5 лет.

Пример формулировки заявления о предоставлении отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК)
Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 60 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ для работы над диссертацией на соискание ученой степени кандидата наук.

Если работник просит предоставить ему отпуск за свой счет, то от него, помимо заявления, следует получить документы, подтверждающие его принадлежность к отдельным категориям работников, имеющим право на отпуск за свой счет более 30 дней (ч. 2 ст. 189 ТК), при отсутствии их у нанимателя. Например, повестку военного комиссариата с указанием срока явки для отправки к месту службы в резерве, решение суда об усыновлении (удочерении), копию документа об отпуске супруга-военнослужащего и др. Если работнику нечем подтвердить свое право на отпуск за свой счет более 30 дней, то он работнику не предоставляется.

С предоставлением отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК) ситуация иная. Наниматель оценивает уважительность причины по своему усмотрению, т.е. он может признать ее уважительной и без подтверждающих документов. Вместе с тем оценивать уважительность причины на основании документов легче, особенно когда работник желает уйти в отпуск на длительный срок (более 30 дней).

Кроме того, наличие подтверждающих документов поможет нанимателю в случае проверки либо судебного разбирательства доказать, что предоставление отпуска по уважительным причинам на длительный срок было обоснованным и не подменяло собой, например, объявление простоя по вине нанимателя, оплачиваемого в соответствии с законодательством.

Поэтому при предоставлении отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК) получить от работника подтверждающие документы целесообразно. Таковыми могут быть, в частности, рекомендация ученого совета факультета вуза о целесообразности предоставления отпуска для работы над диссертацией, справка издательства о включении учебника в план издания на текущий год и др.

При издании приказа о предоставлении работнику отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) либо отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК) нужно проверить, чтобы причина предоставления данного отпуска в приказе совпадала с причиной, указанной в заявлении работника.

Пример формулировки приказа о предоставлении отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК)
ПРЕДОСТАВИТЬ:
КРАВЕЦ Анне Сергеевне, бухгалтеру отдела бухгалтерского учета и отчетности, отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 90 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ в связи с усыновлением ребенка в возрасте 5 лет.

Пример формулировки приказа о предоставлении отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК)
ПРЕДОСТАВИТЬ:
ЗАХАРОВОЙ Виктории Владиславовне, ведущему бухгалтеру, отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 60 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ для работы над диссертацией на соискание ученой степени кандидата наук.

Поскольку отпуск за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) и отпуск по уважительным причинам (ст. 190 ТК) являются социальными отпусками, регистрационные номера приказов о предоставлении таких отпусков дополняются литерой «к». Приказы по личному составу о предоставлении социальных отпусков имеют 75-летний срок хранения (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.3 п. 21 Перечня N 140).

Приказ о предоставлении работнику отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) либо отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК) нужно представить на подпись уполномоченному нанимателем должностному лицу, например директору организации, заместителю директора по правовой работе (абз. 18 ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 152 ТК).

Обязанность ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска за свой счет (ч. 2 ст. 189 ТК) или отпуска по уважительным причинам (ст. 190 ТК) законодательством прямо не предусмотрена. Вместе с тем целесообразно ознакомить с данным приказом работника, чтобы он был осведомлен об условиях предоставления ему таких отпусков (период, продолжительность и др.).

{ОГЛ_В=2_2.2. Порядок оформления отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК)}

3. Порядок оформления отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК)

Порядок оформления отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК) может выглядеть следующим образом:

Причина, по которой предлагается предоставить работнику отпуск по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК), должна быть обоснована. Обычно предоставление такого отпуска работникам происходит из-за сложной экономической ситуации в организации и отсутствия других возможностей для сокращения расходов.

Пример формулировки предложения о предоставлении отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК)
В связи с необходимостью временной приостановки работ, вызванной падением уровня сбыта продукции и непоступлением денежных средств на счет организации, предлагаем предоставить Вам социальный отпуск без сохранения заработной платы в соответствии с https://ilex-private.ilex.by/view-document/BELAW/195260/#M103724 ч. 1 ст. 191 Трудового кодекса Республики Беларусь на 90 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ.

В приказе о предоставлении рассматриваемого отпуска также должны быть отражены причины его предоставления, соответствующие указанным в предложении.

Пример формулировки приказа о предоставлении отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК)
ПРЕДОСТАВИТЬ:
РУШАЙЛО Павлу Николаевичу, начальнику производственного отдела, отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 90 календарных дней с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ в связи с временной приостановкой работ.

Поскольку отпуск по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК) является социальным отпуском, регистрационный номер приказа о предоставлении данного отпуска дополняется литерой «к». Приказы по личному составу о предоставлении социальных отпусков имеют 75-летний срок хранения (ч. 2 подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству, подп. 21.3 п. 21 Перечня N 140).

Приказ о предоставлении отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК) нужно представить на подпись уполномоченному нанимателем должностному лицу, например директору организации, заместителю директора по правовой работе (абз. 18 ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 152 ТК).

Обязанность ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска по инициативе нанимателя (ст. 191 ТК) законодательством прямо не предусмотрена. Вместе с тем ознакомить с данным приказом работника целесообразно, чтобы он был осведомлен об условиях предоставления ему данного отпуска (период, продолжительность и др.).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex