Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 9 марта 2017 г.

После принятия решения о приеме на работу нового сотрудника необходимо совершить ряд действий для оформления его в качестве работника. Рассмотрим основные действия нанимателя.

Этап 1. Принимаем документы

Соискатель по требованию нанимателя предъявляет следующие документы <1>:

— паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на воинскую службу);

— трудовую книжку (кроме впервые поступающих на работу лиц и совместителей).

На заметку Принимая трудовую книжку, наниматель делает запись в книге учета движения трудовых книжек. Также он выдает работнику расписку о принятии трудовой книжки. Расписка составляется в произвольной форме. В ней указываются реквизиты организации и проставляется печать нанимателя. Работник ставит подпись в книге учета о получении такого документа <2>.

— документ об образовании (об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение работы);

— направление на работу в счет брони (выдается инвалидам, детям-сиротам и иным категориям работников, определенным законодательством);

— индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

— декларацию о доходах и имуществе;

— страховое свидетельство.

На заметку В случае если у работника нет страхового свидетельства, наниматель должен обратиться в ФСЗН. При этом наниматель представляет форму ПУ-1 (тип — регистрация (если свидетельство ранее не выдавалось) или восстановление (если свидетельство утеряно)). Сделать он это должен в течение 5 дней со дня принятия сотрудника на работу <3>.

— медсправку о состоянии здоровья. Она выдается после прохождения медосмотра. Чтобы потенциальный работник его прошел, наниматель выдает направление в произвольной форме на бланке организации. На медосмотр наниматель должен направить:

лиц, не достигших возраста 18 лет <4>;

соискателей, устраивающихся на работу с вредными и (или) опасными условиями труда <5>;

соискателей, претендующих на должности (профессии), выполнение работ по которым связано с воздействием определенных законодательством факторов <6>.

Обратите внимание! Помимо медосмотра кандидаты на некоторые должности (профессии) должны пройти обязательный наркологический осмотр. К таким работникам относятся бухгалтер, кассир и др. Отметим, что выдавать соискателю письменное направление на такой осмотр не нужно. Достаточно устно сообщить ему, что без соответствующей медицинской справки прием на работу невозможен <7>.

— заявление о приеме на работу. Оформлять его не обязательно. Но наниматель может попросить соискателя его написать. В таком заявлении принимаемому работнику целесообразно выразить намерение заключить трудовой договор с нанимателем, указать должность (профессию), категорию (при наличии) и приблизительную дату приема на работу;

— другие документы, предусмотренные законодательством.

Этап 2. Оформляем документы

Заключение трудового договора

С работником, принимаемым на постоянную работу, наниматель заключает трудовой договор (контракт). Законодательством предусмотрена его примерная форма. Трудовой договор оформляется письменно в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами <8>.

Стороны трудового договора сами определяют его условия с учетом требований законодательства.

На заметку С совершеннолетними работниками, трудовая деятельность которых связана с ценностями организации (кладовщик, кассир и т.д.), целесообразно заключить договор о полной материальной ответственности <9>.

Ознакомление работника с локальными нормативными правовыми актами (далее — ЛНПА)

До или после заключения трудового договора наниматель должен ознакомить сотрудника с ЛНПА, действующими в организации и непосредственно связанными с его трудовой деятельностью <10>. Законодательство не содержит исчерпывающего перечня таких ЛНПА. Ими, в частности, являются: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, инструкции по охране труда, должностные (рабочие) инструкции.

Ознакомление работника с ЛНПА может подтверждаться его подписью на листе ознакомления или в самом ЛНПА.

Издание приказа о приеме на работу

После подписания трудового договора наниматель издает приказ о приеме сотрудника на работу <11>.

Об ознакомлении с приказом работник ставит подпись. Это можно сделать в самом приказе либо в листе ознакомления.

Оформление (заполнение) трудовой книжки

Если у работника <12>:

есть трудовая книжка — наниматель вносит в нее запись о приеме;

нет трудовой книжки — наниматель заводит трудовую книжку по заявлению работника и вносит в нее ряд сведений.

На заметку Бланк трудовой книжки организация может получить в местном исполнительном и распорядительном органе по месту регистрации (местной администрации района по месту нахождения — в г. Минске) <13>.

Новая трудовая книжка заполняется не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу. Наниматель вносит в нее все необходимые сведения в присутствии работника <14>. Трудовые книжки заполняются, только если сотрудник проработал у нанимателя более 5 дней <15>.

На заметку Запись в трудовую книжку работающего по совместительству вносится только по его основному месту работы. Для этого совместитель может попросить нанимателя о предоставлении документа, подтверждающего его работу по совместительству, например выписки из приказа о приеме на работу, справки о месте работы, службы и занимаемой должности <16>.

Заполнение личной карточки работника

В настоящее время заполнять личную карточку на работника не обязательно. Однако наниматель может сам разработать форму такой карточки, порядок ее заполнения и ведения. При разработке личной карточки можно воспользоваться формой Т-2.

Обратите внимание! На военнообязанных лиц личную карточку нужно вести обязательно <17>.

Формирование личного дела

Наниматель обязательно заводит личное дело на работника, принятого на должность руководителя или специалиста <18>.

При этом сотрудник должен заполнить личный листок по учету кадров и написать автобиографию <19>. Далее наниматель формирует личное дело и регистрирует его в журнале (книге) учета личных дел <20>.

Этап 3. Допускаем к работе

До допуска нового сотрудника к работе наниматель проводит с ним инструктаж по охране труда (далее — инструктаж):

— вводный инструктаж (проводится обязательно) <21>;

— первичный инструктаж на рабочем месте (необходимость его проведения зависит от характера работ. Служба охраны труда и профсоюз составляют перечень профессий (должностей), которые освобождаются от такого инструктажа. Вместе с тем законодательством установлены случаи, когда его проведение обязательно) <22>.

Проведение любого инструктажа регистрируется в специальном журнале. Первичный инструктаж на рабочем месте вместо журнала может регистрироваться в личной карточке по охране труда <23>.

Помимо этого, когда на работу принимается новый сотрудник, наниматель определяет, должен ли тот пройти стажировку по охране труда (далее — стажировка) или нет. Это происходит путем сверки с утвержденными в организации перечнями должностей (профессий) работников, которые обязаны проходить стажировку <24>. Ее проведение оформляется соответствующим приказом <25>.

После стажировки для окончательного допуска к работе наниматель издает приказ (распоряжение) или вносит запись в журнал регистрации инструктажа по охране труда <26>. На практике чаще всего вносится запись в журнал, а отдельный приказ не издается. Какие-либо требования об оформлении допуска специалистов не установлены. Полагаем, что они могут допускаться к работе в порядке, установленном для рабочих, или путем внесения записи в личную карточку по охране труда (если она применяется).

 Этап 4. Уведомляем соответствующие органы

При приеме на работу некоторых категорий лиц наниматель обязан уведомить определенные органы. Подробнее информацию о том, в отношении кого установлена такая обязанность, а также какие органы и в какой срок следует уведомить, рассмотрим в таблице.

Категория работников	Орган, который необходимо уведомить	Срок уведомления
Военнообязанные <27>	Военный комиссариат	Недельный срок после приема на работу
Пенсионеры <28>	ФСЗН	Пятидневный срок после приема на работу

О приеме нового работника наниматель сообщает в ФСЗН. На основании приказа о приеме на работу он представляет форму ПУ-2 (тип — исходная). По общему правилу такая форма подается в ФСЗН в течение месяца, следующего за кварталом, в котором был принят работник <29>. Для некоторых категорий работников установлен иной срок подачи формы ПУ-2 <30>.