Название квитанции о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов само говорит о предназначении этого документа. Рассмотрим отдельные вопросы применения этого документа при приеме наличных денег в кассу организации (ИП), а также требования, которые предъявляются к учету и использованию бланков этого документа.
1. В каких случаях на прием оплаты наличными от покупателей (заказчиков) непосредственно в кассу организации (ИП) нужно оформлять квитанцию о приеме наличных денег, если при этом не используется кассовое оборудование?
Если покупатель (заказчик) вносит оплату наличными за приобретаемые товары (работы, услуги) непосредственно в кассу организации (ИП), то на прием оплаты без использования кассового оборудования необходимо оформить квитанцию о приеме наличных денег в следующих случаях (п. 37 Положения N 924/16, абз. 2 ч. 1 п. 30 Инструкции N 117):
— при оказании разовых услуг, реализации бывшего в употреблении имущества (подп. 35.15 п. 35 Положения N 924/16);
По разъяснению МНС, к разовым услугам, при которых прием наличных денег осуществляется в кассу организации, относятся платные услуги, оказываемые организацией физическим лицам, не носящие систематический характер (ч. 5 письма МНС от 10.07.2012 N 8-2-7/3174).
— продаже (за исключением продажи в торговых объектах) продукции животноводства, растениеводства, пчеловодства и рыболовства, оказании платных услуг населению организациями и ИП, осуществляющими деятельность по производству сельскохозяйственной продукции (подп. 35.20 п. 35 Положения N 924/16);
— реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг другим организациям и ИП (подп. 35.22 п. 35 Положения N 924/16);
— осуществлении обучения несовершеннолетних до 01.10.2021. С указанной даты необходимо применять кассовое оборудование (подп. 35.14 п. 35 Положения N 924/16, подп. 1.3 п. 1, абз. 2 п. 5 постановления N 203/4);
— оказании услуг по предоставлению жилых помещений (их частей) в общежитии и найму жилых помещений (за исключением жилых помещений в гостиницах, санаториях, домах (базах) отдыха, оздоровительных центрах (комплексах), домах охотника), садовых домиков, дач, в том числе для краткосрочного проживания до 01.10.2021. С указанной даты необходимо применять кассовое оборудование (подп. 35.21 п. 35 Положения N 924/16, абз. 30 подп. 1.3 п. 1, абз. 2 п. 5 постановления N 203/4).
2. Можно ли в вышеуказанных случаях оформлять ПКО, если отсутствуют бланки квитанций о приеме наличных денег?
Во всех вышеприведенных случаях на каждый факт приема наличных денег за товары (работы, услуги) без использования кассового оборудования необходимо оформить документ с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка которого включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (ЭБД) (п. 37 Положения N 924/16).
Этим документом является квитанция о приеме наличных денег. А вот ПКО с 01.10.2017 таким документом не признается. Поэтому в вышеуказанных случаях неправильно вместо квитанции о приеме наличных денег оформлять ПКО, информация о котором не содержится в ЭБД.
Если в организации (у ИП) имеются бланки ПКО, приобретенные до 01.10.2017, информация о которых содержится в ЭБД, то допускается оформление такого ПКО на прием оплаты за товары (работы, услуги) (ч. 7 письма МНС от 19.12.2017 N 8-2-11/02328).
3. Какая ответственность предусмотрена за то, что в вышеуказанных случаях вместо квитанции о приеме наличных денег будет оформлен ПКО, информация о котором не содержится в ЭБД?
В данном случае будет нарушен порядок приема средства платежа при реализации товаров (работ, услуг). За данное нарушение на виновного работника может быть наложен штраф в размере до 30 базовых величин (БВ), ИП — до 50 БВ, организацию — до 100 БВ (ст. 13.14 КоАП).
4. В организации ведется кассовая книга. Нужно ли в рассматриваемых случаях одновременно с квитанцией о приеме наличных денег оформлять ПКО для записей в кассовую книгу?
В рассматриваемых случаях покупателю (заказчику) в подтверждение приема оплаты за реализуемые товары (выполненные работы, оказанные услуги) нужно оформить только квитанцию о приеме наличных денег (п. 37 Положения N 924/16, абз. 2 ч. 1 п. 30 Инструкции N 117).
Основанием для внесения записей в кассовую книгу являются приходные и расходные кассовые ордера и (или) другие документы (ч. 1 п. 61 Инструкции N 117).
В нашей ситуации записи в кассовую книгу о приеме наличных денег в кассу организации можно вносить на основании квитанций о приеме наличных денег. Дополнительное оформление ПКО не обязательно.
