Чтобы принять к учету такие средства в обороте, как инвентарь, хозпринадлежности или инструменты общего назначения (далее — инвентарь), требуются соответствующие ПУД. Пакет документов будет отличаться при приобретении у поставщиков и при покупке под отчет. Рассмотрим, какие документы понадобятся в каждом из случаев для оприходования, вычета «входного» НДС и какие проводки будут иметь место. (Специальные приспособления, специальные инструменты, оснастку не затрагиваем.)

1. Покупаем инвентарь у поставщиков: документы, бухучет, «входной» НДС

Приобретенный у поставщиков инвентарь общего назначения, относимый к средствам в обороте, приходуют на субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты» счета 10 «Материалы» в корреспонденции со счетом 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (абз. 3 ч. 1 п. 3 Инструкции N 133; ч. 12, 17 п. 16 Инструкции N 50). При этом можно организовать учет движения инвентаря на субсчетах второго порядка:

— 10-9-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты на складе»;

— 10-9-2 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты в эксплуатации».

Если такие субсчета второго порядка используются, приобретенный инвентарь приходуют на субсчет 10-9-1.

Основанием для оприходования инвентаря являются:

— накладные типовой формы ТН или ТТН, выписанные продавцом, — при получении инвентаря от организаций или ИП (ч. 4 п. 1 Инструкции N 58).

Примечание
Как правило, электронные накладные на инвентарь не оформляют (оформляют только в добровольном порядке). Вместе с тем продавцы обязаны это делать в отношении реализуемых активов, включенных в перечень N 1030 и промаркированных незащищенными средствами идентификации (с даты, указанной в перечне) (п. 3 Положения N 243). Так, с 01.03.2022 электронными накладными должны оформляться операции с бельем постельным, столовым, туалетным и кухонным (п. 31 перечня N 1030).
В электронной накладной есть необходимость и при купле-продаже активов, подлежащих прослеживаемости и указанных в перечне N 250 (за некоторым исключением) (абз. 2 ч. 1 п. 14, п. 15, 17 Положения N 496);

— акт приема-передачи или иной подобный документ, составленный в произвольной форме, но содержащий обязательные реквизиты, — при поступлении инвентаря от физлиц, не являющихся ИП (п. 1, 4 ст. 10 Закона N 57-З).

«Входной» НДС по приобретенному инвентарю можно в общем порядке принять к вычету. Вычет производится на основании подписанного организацией ЭСЧФ (п. 1 ст. 131,  ч. 2 п. 4, подп. 5.1 п. 5 ст. 132 НК).

В бухучете при безналичном расчете покупку отражают так:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Оприходован приобретенный инвентарь	10-9-1	60
Отражен предъявленный НДС	18	60
НДС принят к вычету	68-2	18
Перечислена плата продавцу	60	51

2. Инвентарь покупается подотчетным лицом. Как и на основании каких документов принять к учету предъявленный НДС и произвести его вычет

Инвентарь общего назначения, приобретенный с участием подотчетных лиц, принимают на учет по дебету субсчета 10-9 и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (ч. 17 п. 16 Инструкции N 50).

Приходуют таковой на основании составленного авансового отчета (его еще называют отчет об израсходованных суммах) с приложением подтверждающих покупку документов. К последним, в частности, относятся платежные документы кассового оборудования и товарные чеки, карт-чеки, квитанции о приеме наличных денежных средств (п. 26 — 28, 31 Инструкции N 133; п. 74, 75, 89 Инструкции N 117).

В случае когда к авансовому отчету прилагают, например, платежный документ кассового оборудования, он должен содержать номер; наименование продавца и его УНП; дату и время продажи; наименование, количество и цену приобретенного инвентаря; сумму покупки; дату и время оформления (печати) чека продажи. Если названной информации в таком документе нет, дополнительно прилагают товарный чек или другой документ с необходимыми сведениями, подписанный продавцом, непосредственно отпустившим инвентарь, с указанием должности и Ф.И.О. (абз. 2 ч. 1 п. 91 Инструкции N 117).

Поскольку организация заинтересована в вычете «входного» НДС по подотчетным покупкам, ей потребуются также сведения о сумме и ставке НДС. Если в платежном документе кассового оборудования этой информации не будет, подотчетному лицу следует потребовать, чтобы ее выделили по каждому приобретаемому товару. Данные сведения должны заверяться штампом розничной организации (или печатью, если таковая используется) и подписями руководителя, главного бухгалтера или уполномоченного им лица. Подчеркнем, ставка и сумма НДС должны быть выделены именно в платежном документе кассового оборудования. Их указания в товарном чеке или другом документе недостаточно для того, чтобы иметь возможность принять НДС к вычету (подп. 5.8 п. 5 ст. 132, абз. 4 ч. 1, абз. 3 ч. 2 п. 4 ст. 130 НК).

Теперь что касается собственно отчета. Его форму организация должна самостоятельно разработать, предусмотрев в ней все сведения, обязательные для первичного учетного документа, и включить в учетную политику (абз. 4 п. 4 ст. 9, ч. 1 п. 3, ч. 2 п. 4 ст. 10 Закона N 57-З).

Подотчетный работник должен представить авансовый отчет с приложенными к нему оправдательными документами в бухгалтерию в определенный срок (п. 89 Инструкции N 117):

Потраченные средства	Способ оплаты	Срок сдачи отчета
Полученные под отчет	Наличными, посредством личной карточки, на которую был перечислен аванс на хознужды	Не позже 15 рабочих дней со дня истечения срока, на который деньги выданы
	Посредством корпоративной карты в безналичной форме	Не позже 15 рабочих дней со дня приобретения инвентаря, исключая день приобретения
Собственные	Любой (наличными, посредством личной карточки)	Не позже 15 рабочих дней со дня приобретения инвентаря, исключая день приобретения

Относительно вычета «входного» НДС по подотчетной покупке отметим следующее.

У организации должны наличествовать два документа (подп. 5.8 п. 5 ст. 132 НК):

— платежный документ кассового оборудования с указанными суммой и ставкой НДС;

— ЭСЧФ, выставленный розничной организацией и подписанный организацией-покупателем.

О платежном документе говорилось выше, теперь остановимся на ЭСЧФ. Чтобы его получить, нужно обратиться к розничной организации с запросом в произвольной форме в течение 30 календарных дней с даты покупки. Продавец в таком случае обязан создать и выставить счет-фактуру в адрес организации (ч. 1, 2 п. 6 ст. 131, подп. 5.8 п. 5 ст. 132 НК).

В бухучете «подотчетное» приобретение инвентаря отражают записями:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выданы подотчетному лицу средства для приобретения инвентаря (из кассы или с помощью корпоративной карточки)	71	50, 51
Оприходован приобретенный инвентарь <*>	10-9-1	71
Отражен предъявленный НДС <**>	18	71
НДС принят к вычету <**>	68-2	18
Поступила от подотчетного лица сумма, оставшаяся неизрасходованной (если таковая имеется)	50, 51	71
——————————— <*> Субъект вправе организовать учет движения инвентаря на субсчетах второго порядка (ч. 3 п 3 Инструкции N 50): — 10-9-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты на складе»; — 10-9-2 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности, инструменты в эксплуатации». Если такие субсчета используются, приобретенный инвентарь приходуют на субсчет 10-9-1. <**> Подобные записи выполняются при наличии у организации права на вычет НДС. Если для вычета нет оснований (нет всех требующихся документов с необходимыми сведениями), сумму «входного» налога относят на увеличение стоимости инвентаря (п. 11 ст. 132 НК).

Примечание
Как уже упоминалось, при покупке ряда активов законодательство обязывает продавцов оформлять электронные накладные. Это касается товаров, подлежащих прослеживаемости и указанных в перечне N 250 (за некоторым исключением), а также товаров, включенных в перечень N 1030 и промаркированных незащищенными средствами идентификации (п. 3 Положения N 243; абз. 2 ч. 1 п. 14, п. 15, 17 Положения N 496). Из активов, которые организация может квалифицировать как инвентарь, в названных перечнях поименовано, к примеру, белье постельное, столовое, туалетное и кухонное. Его движение с 01.03.2022 требуется оформлять электронными накладными (п. 31 перечня N 1030).
В связи с этим встает вопрос: а нужна ли электронная накладная в случае приобретения таких активов подотчетным лицом?
Согласно разъяснениям специалистов МНС (ответы 1, 2) принять к учету купленное по авансовому отчету без электронной накладной нельзя. За ее выставлением субъект хозяйствования, чей работник приобрел подобные активы, должен обратиться в торговую организацию.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex