Участие в выставках, ярмарках, выставках-ярмарках (далее — выставка (ярмарка)) — один из способов повышения продаж и расширения клиентской базы. Посещая в качестве экспонента такие мероприятия, производитель сталкивается с определенными вопросами. Например, что учесть при заключении договора с их организатором? На что обратить внимание, отправляясь на зарубежную выставку (ярмарку)?

Несколько слов о выставках (ярмарках)

Выбор формата мероприятия зависит от конкретных маркетинговых задач, которые ставит перед собой производственная организация. Например, сформировать положительный имидж, заключить рамочные договоры или реализовать продукцию прямо со стенда. Так <*>:

— участие в выставке дает возможность демонстрировать товары и представлять потенциальному покупателю информацию о них с целью рекламы;

— для реализации продукции (заключения договоров поставки) предназначается ярмарка;

— на выставке-ярмарке продукция не только продается, но и рекламируется.

Белорусский производитель вправе быть участником как специализированных выставок (ярмарок), так и универсальных, причем организуемых и на территории Беларуси (республиканские, местные), и за рубежом <*>.

Справочная информация

Список выставок (ярмарок), проводимых в Беларуси, можно найти на сайтах их организаторов. Например,

http://www.minskexpo.com/calendar/2018/,

http://www.expoforum.by/kalendar/kalendar_2018/,

http://www.belexpo.by/vystavki/.

Оформляем участие в выставке (ярмарке)

Приняв решение участвовать в выставке (ярмарке), руководитель производственной организации, как правило:

— издает приказ об участии в выставке (ярмарке). Данный документ чаще всего содержит наименование мероприятия, цель участия, распоряжения по подготовке к нему, список ответственных лиц.

Обычно в выставке (ярмарке) участвует представитель производителя. Например, маркетолог, специалист по продаже. Иногда таких сотрудников может быть несколько. Их основная задача — достичь сбытовых и маркетинговых целей. Кроме того, они ответственны за экспонируемую продукцию;

— издает приказ о командировании (при необходимости, если выставка (ярмарка) проводится в другом городе);

— заключает с организатором выставки (ярмарки) договор. Как правило, его именуют договором оказания услуг по организации участия в выставке (ярмарке) или договором на участие в выставке (ярмарке). В этом документе стороны, в частности, согласовывают:

1) выставочную площадь для экспонирования продукции;

2) обязанности организатора. В их числе:

— разработка дизайна выставочного стенда, его монтаж и демонтаж;

— доставка экспонируемой продукции;

— предоставление мебели (оборудования);

— проведение рекламной кампании. К примеру, размещение рекламы (плакаты, наклейки, баннеры) внутри выставочных залов и павильонов, в каталогах выставки, на сайте;

— страхование экспонируемой продукции;

— организация уборки выставочных площадей;

На заметку
Стороны могут согласовать, что перечисленные выше действия (все или их часть) выполняет сам производитель.

3) размер платы за участие в выставке (ярмарке). Как правило, расходы производителя включают:

— регистрационный сбор;

— плату:

за аренду выставочных площадей;

оформление, монтаж (демонтаж) стенда;

изготовление рекламных материалов.

Кроме того, в договоре стороны могут предусмотреть иные условия. К примеру, определить лицо, ответственное за сохранность выставляемой продукции.

Пример формулировки
Организатор обеспечивает профессиональную охрану выставочных площадей в ночное время (с 20.00 до 9.00) и не несет ответственности за пропажу или порчу экспонируемой продукции в рабочее время (с 9.00 до 20.00).

Вывозим продукцию на выставку (ярмарку)…

…за пределы ЕАЭС. Отправляясь на выставку (ярмарку) за границу, производитель сталкивается с вопросами таможенного оформления. Под какую таможенную процедуру поместить продукцию, вывозимую за пределы ЕАЭС, зависит от нескольких факторов. В том числе от целей мероприятия: реализовать продукцию или прорекламировать ее.

Обычно такую продукцию помещают под таможенные процедуры:

— экспорта — если предполагают, что продукция будет реализована на ярмарке, выставке-ярмарке <*>;

— временного вывоза — если продукцию планируют демонстрировать на выставке, а затем вернуть в Беларусь <*>.

На заметку
Продукцию, помещенную под таможенную процедуру временного вывоза и вывезенную на выставку за границу, можно реализовать потенциальному покупателю, если она не подлежит обратному ввозу на таможенную территорию ЕАЭС. При этом реализованная продукция помещается под таможенную процедуру экспорта <*>.

На выбор таможенной процедуры могут влиять и другие факторы. Например:

1) если производитель хочет демонстрировать на выставке пищевые продукты, напитки (включая алкогольные), табак и табачные изделия, сырье, материалы, полуфабрикаты, то их можно поместить под таможенную процедуру временного вывоза, при условии что они вывозятся в единичных экземплярах <*>:

— в рекламных и (или) демонстрационных целях;

— в качестве выставочных экспонатов либо промышленных образцов.

В случае когда такая продукция вывозится для участия в ярмарке (выставке-ярмарке) с целью реализации или для участия в выставке партией, ее надо поместить под таможенную процедуру экспорта;

2) если продукция не облагается вывозными таможенными пошлинами, то целесообразнее поместить ее под таможенную процедуру экспорта, поскольку в данном случае таможенные сборы уплачивать не надо <*>.

Справочная информация
В настоящее время ставки вывозных таможенных пошлин установлены, в частности, на лесоматериалы <*>, кожевенное сырье <*>.

Нереализованную продукцию после выставки (ярмарки) ввозят обратно и помещают под таможенную процедуру реимпорта. При этом ввозные таможенные пошлины не уплачивают <*>.

…в страны ЕАЭС. В данном случае по общему правилу продукцию под таможенные процедуры не помещают <*>. Однако в некоторых ситуациях по ней представляют декларации <*>.

Есть два типа таких деклараций. Какую подавать — зависит от наличия соответствующих условий <*>:

— если общая стоимость продукции, отгруженной по одной накладной в рамках одного внешнеторгового договора (каждый факт отгрузки), составляет 1000 евро (в эквиваленте) или более — подают статистическую декларацию (СД);

— если общая стоимость продукции, отгруженной по двум и более накладным в рамках одного внешнеторгового договора (два и более факта отгрузки) за отчетный месяц, составляет 1000 евро (в эквиваленте) или более — подают периодическую статистическую декларацию (ПД).

Составленную СД (ПД) направляют на регистрацию по установленным правилам <*>. При этом СД представляют не позже семи рабочих дней с даты отгрузки продукции, а ПД — не позже 7-го числа месяца, следующего за отчетным <*>.

Обратите внимание!
Декларации подают, если продукция реализована на ярмарках (выставках-ярмарках). Не нуждаются в регистрации декларации, если продукция:
— вывезена только для демонстрации, т.е. для участия в выставке;
— реализована в розницу <*>.