В связи с недавним закрытием воздушного пространства ряда стран для «Белавиа» и прекращением полетов отдельных авиаперевозчиков в Республику Беларусь отменились десятки запланированных авиарейсов. Из-за этого не все командированные за границу работники могут вернуться к месту работы в обозначенный приказом срок, запланированными маршрутом и (или) транспортом. В сложившейся ситуации застрявшие в командировке работники вынуждены нести непредвиденные расходы, а наниматели — задаваться вопросами о порядке возмещения этих расходов.
1. Ситуация
Организация (Минск) согласно приказу направила в командировку самолетом главного инженера. Место командировки — Берлин (Германия). Срок командировки — с 24.05.2021 по 28.05.2021 (5 дней).
В качестве аванса на банковскую карточку работника накануне командировки перечислены из расчета:
суточные — 400 евро (80 евро x 5 суток);
расходы на авиаперелет в Берлин — 240 евро и обратно в Минск — 227 евро (авиабилеты приобретены работником заранее);
расходы по найму жилья за период с 24.05.2021 по 28.05.2021 — 264 евро (исходя из стоимости забронированного номера в отеле).
Рейс работника в обратном направлении отменил авиаперевозчик из-за введения запрета на полеты в Республику Беларусь. Работнику возвращена полная стоимость авиабилета (227 евро). Авиабилета на другой рейс из Берлина в Минск на ближайшие дни в продаже не оказалось. Поэтому, уведомив нанимателя по телефону и получив его согласие, работник решил возвращаться в Минск другим маршрутом: самолетом через Москву, а далее поездом в Минск. Из-за отсутствия билетов в Минск на ближайшие даты нанимателем согласована временная остановка работника в Москве.
Работник вернулся из командировки 01.06.2021. Авансовый отчет представил в этот же день и приложил к нему:
— электронные авиабилеты на рейс Минск — Берлин на 24.05.2021 — 240 евро и на рейс Берлин — Москва на 30.05.2021 — 350 евро (тариф бизнес-класса), а также маршрут-квитанции и посадочные талоны к ним;
— электронный билет на поезд Москва — Минск на 01.06.2021 — 80 бел. руб.;
— счета на проживание в гостиницах Берлина в период с 24.05.2021 по 28.05.2021 — 264 евро и в период с 28.05.2021 по 30.05.2021 — 79 евро;
— выписку по счету, к которому открыта банковская карточка работника, подтверждающую оплату указанных расходов.
Согласно представленным билетам в Москву работник прибыл 30.05.2021, а в Минск выехал 01.06.2021. Документы, подтверждающие расходы по найму жилья в Москве, работник не представил: пояснил, что ночевал у родственников.
В ЛПА организации закреплен вариант возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов. В случае их непредставления указанные расходы возмещаются в размере 10% от размеров, установленных в приложении 2.
2. Правовое регулирование
Чуть более года назад организации впервые столкнулись с массовой отменой загранкомандировок или их вынужденным продлением из-за коронавируса. Для урегулирования вопросов, связанных с загранкомандировками работников, которые не могли вернуться в Республику Беларусь из стран с зарегистрированными случаями инфекции, вызванной коронавирусом, Совмином было принято постановление N 194. Оно определило, что таким работникам срок командировки продлевается до дня прибытия в Республику Беларусь включительно. А за период со дня продления командировки до дня прибытия работникам в числе прочих гарантий возмещаются командировочные расходы в соответствии с Положением N 176 (подп. 1.1, 1.2 постановления N 194).
Причины нынешней ситуации с застрявшими в командировке работниками с пандемией не связаны. Вместе с тем, полагаем, если работник не может вернуться в Республику Беларусь по причинам, которые от него не зависят, нанимателю следует принять объективность этих обстоятельств и издать приказ о продлении срока командировки на соответствующее количество дней. Это позволит соблюсти интересы работника и возместить ему расходы, понесенные из-за непредвиденных и независящих от него обстоятельств в полной мере и по правилам Положения N 176 (ч. 1 ст. 93 ТК; п. 2, 4 Положения N 176).
В рассматриваемой ситуации нанимателю необходимо продлить командировку работника по день возвращения в Республику Беларусь включительно (по 01.06.2021), т.е. на 4 дня. Таким образом, период данной командировки с учетом приказа о продлении будет составлять 9 дней с 24.05.2021 по 01.06.2021.
Представим календарные характеристики командировки для нашего случая на схеме:
3. Порядок возмещения командировочных расходов
Возмещение суточных производится за все дни командировки согласно приказу (распоряжению) руководителя организации. В количество этих дней включаются в том числе день выбытия в командировку, дни нахождения в пути, дни временной остановки в пути, приходящиеся на период командировки, день прибытия из командировки. Суточные за дни нахождения в месте командирования или дни нахождения в пути, которые выходят за рамки установленного приказом срока, не выплачиваются. Определяют суточные исходя из размеров, установленных для соответствующего места командирования (ч. 3 п. 5, ч. 1 п. 20 Положения N 176).
Продление срока командировки влечет необходимость перерасчета суточных, перечисленных работнику в качестве аванса, поскольку за дни продления суточные работнику необходимо возместить.
В случае временной остановки работника в пути следования суточные выплачиваются в размерах, установленных для страны, в которую он направлен в командировку: если дни остановки в пути являются составной частью периода командировки, то суточные за такие дни возмещаются в размерах, установленных для страны командирования ч. 5 п. 20 Положения N 176).
В рассматриваемой ситуации с учетом продления командировки суточные работнику следует возместить в сумме 720 евро (80 евро х 9 суток).
Расходы по проезду транспортом, которым работник направлен в командировку, возмещаются по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса. При этом в случае изменения условий командирования, в том числе сроков и места командировки, когда командированный работник вынужден приобретать за границей проездные документы (билеты) по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), возмещение этих расходов производится безоговорочно (подп. 9.1.2, п. 10 Положения N 176).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации с учетом продления командировки, изменения маршрута командировки и транспорта следования подлежат возмещению работнику расходы на перелет в сумме 590 евро (240 евро + 350 евро) и проезд поездом — 80 бел. руб.
Расходы по найму возмещаются в порядке, установленном для варианта, применяемого в организации. Так, при возмещении этих расходов на основании подтверждающих документов исходят из сумм фактических расходов на наем жилья, указанных в подтверждающих документах. При этом сумма возмещения расходов ограничивается: возмещение производится в размерах, не превышающих установленные в приложении 2, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки (ч. 5 и 9 п. 16 Положения N 176).
Расходы по найму жилья в случае временной остановки в пути возмещаются только на основании подтверждающих документов, но не выше размеров, установленных приложением 2 для страны, в которой произошла такая остановка, из расчета календарных дней, проведенных в месте остановки (ч. 13 п. 16 Положения N 176).
Обратите внимание, данную норму следует понимать буквально. Если таких документов нет, то возмещение работнику процента от установленных размеров не предусмотрено.
Для целей возмещения расходов по найму важно, чтобы период расходов, указанных в подтверждающих документах, совпадал с периодом командировки согласно приказу. В противном случае речи об их возмещении идти не может.
В рассматриваемой ситуации с учетом продления командировки работнику нужно возместить расходы на проживание в гостиницах Берлина в фактическом размере в сумме 343 евро (264 евро + 79 евро), поскольку не превышено установленное ограничение 1015 евро (145 евро х 7 дней). С учетом того, что документы, подтверждающие расходы на наем жилья в Москве, не представлены, возмещение работнику указанных расходов за период временной остановки в пути не производится, в том числе из расчета 10% от установленных размеров.
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Читайте также
