С одной стороны, дебиторская задолженность естественна для современных рыночных отношений. Она возникает в том числе потому, что организации стремятся увеличить свою конкурентоспособность, предоставляя отсрочку платежа за поставленные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги). С другой — дебиторка отвлекает деньги из оборота организации, вынуждает обращаться за дорогими заемными средствами. Чтобы минимизировать связанные с ней риски, дебиторскую задолженность надо держать под контролем. Эффективен в данном случае комплексный подход — от превентивных мер до налаженного механизма ее взыскания. Соблюдать разработанные правила управления дебиторкой проще, если они зафиксированы в одном документе.

Положение о работе с дебиторкой. Когда необходимо и как разработать

Единый документ, определяющий порядок работы с дебиторской задолженностью в организации, поможет упорядочить работу с дебиторами. Такой ЛПА особенно нужен при значительном числе дебиторов и наличии структурных подразделений в самой организации.

Это может быть Регламент или Положение о работе с дебиторской задолженностью (далее — Положение).

Вместе с тем организация может не ограничиваться одним документом и при необходимости урегулировать вопросы управления дебиторкой в нескольких ЛПА. Например, отдельно разработать:

— Политику управления дебиторской задолженностью. В этом документе можно в общих чертах прописать порядок формирования системы предоставления коммерческих кредитов, оценки покупателей, анализа дебиторской задолженности;

— Положение об организации работы по взысканию дебиторской задолженности;

— Регламент проверки контрагентов как документ, в котором будут отражены принципы и порядок проведения такой проверки;

— ЛПА, регламентирующий предоставление скидок как меру стимулирования исполнения выгодных поставщику условий оплаты (например, предоплата вместо оплаты с отсрочкой);

— Положение о порядке списания безнадежной к получению дебиторской задолженности.

В рамках подготовки Положения:

1) назначают ответственное(-ых) за подготовку проекта Положения лицо (лиц). Учитывая комплексный подход к управлению дебиторкой, работу над проектом целесообразно поручить группе работников, каждый из которых будет отвечать за определенный(-ые) раздел(-ы) исходя из своей компетентности. Например, начальник юридического отдела может разработать порядок досудебного, судебного и внесудебного взыскания дебиторской задолженности, а руководитель финансовой службы — порядок учета и анализа дебиторки;

2) устанавливают срок подготовки;

3) непосредственно создают проект Положения и при необходимости согласовывают его с теми структурными подразделениями, которые прямо задействованы в работе с дебиторской задолженностью;

4) руководитель организации утверждает Положение;

5) с Положением ознакомляют работников.

Полагаем, до того, как ответственные сотрудники приступят к разработке Положения, есть смысл провести инвентаризацию и анализ уже существующей дебиторской задолженности. При разработке ЛПА в начале года, например, можно использовать сведения, имеющиеся после проведения годовой инвентаризации <*>.

Какие разделы включить в Положение о работе с дебиторкой

Установленной формы такого ЛПА нет. Организация разрабатывает ее самостоятельно, определяя содержание документа исходя из собственных целей, специфики деятельности и иных факторов. В частности, нужно решить, какие именно структурные единицы в Положении выделить и как их назвать.

Как вариант, рассмотрим, что предусмотреть в Положении, цель которого охватить все аспекты работы с дебиторской задолженностью — начиная с момента ее возникновения и заканчивая взысканием дебиторки, возникающей в результате реализации продукции.

Глава 1. Общие положения

В первой главе ЛПА, как правило, называются цели и задачи, для достижения и решения которых он разрабатывался. В частности, документ может быть направлен на то, чтобы:

— системно предупреждать возникновение просроченной дебиторки;

— сокращать период погашения задолженности;

— не допускать превышения плановых значений размера дебиторской задолженности.

Здесь же можно перечислить лиц, ответственных за работу с дебиторами. Помимо названных выше работников финансовой и юридической служб, ключевую роль в процессе управления дебиторской задолженностью отводят и специалисту по продаже, поскольку непосредственно этот сотрудник тесно взаимодействует с представителем контрагента, обладает необходимой информацией, в том числе о финансовом положении последнего.

Кроме того, в данной главе при необходимости можно раскрыть специфические термины и сокращения, встречающиеся в Положении.

На заметку
В случае когда терминов, сокращений много, целесообразно отвести для них отдельную главу. Например, «Термины и их определения. Сокращения».

Глава 2. Кредитная политика

Здесь определяют, на каких условиях продукция отгружается в кредит. В частности:

1) на какой срок предоставляется отсрочка (рассрочка) платежа;

2) какие штрафные санкции будут действовать в случае несвоевременной оплаты.

Штрафные санкции считаются мерами, предупреждающими несвоевременную оплату. Регламентируя их применение в Положении, как вариант, можно предусмотреть включение в договоры условий:

— о взыскании не зачетной неустойки (напомним, она применяется по общему правилу и означает, что убытки возмещаются в части, не покрытой неустойкой), а штрафной. В этом случае убытки будут взыскиваться в полной сумме сверх неустойки <*>;

— градации неустойки (в виде пеней или процентов) в зависимости, скажем, от суммы сделки, периода отсрочки (рассрочки);

3) будут ли применяться скидки (бонусы) за соблюдение условий оплаты и т.п.;

4) какие инструменты минимизации договорных рисков используются. К примеру, к ним относят:

— способы обеспечения исполнения обязательств. Это залог, удержание имущества должника, поручительство, гарантия (в том числе банковская), задаток и т.д. <*>;

— сохранение права собственности на продукцию за поставщиком до ее оплаты <*>;

— расчеты посредством аккредитива. В таком случае по поручению покупателя оплату производит банк. Для этого поставщик передает последнему документы о выполнении своего обязательства по поставке (например, ТТН).

Кроме того, определяя, предоставлять ли отсрочку (рассрочку) платежа контрагенту, целесообразно учитывать его репутацию и платежеспособность. Поэтому иногда систему кредитных условий разрабатывают индивидуально для каждого покупателя. И делают это на основании его оценки (рейтинга). Обычно объем собираемых о контрагенте сведений зависит от суммы сделки: чем выше риск нарушения обязательства, тем больше информации о нем надо получить.

В таком случае в Положении стоит прописать критерии, по которым контрагента будут оценивать. Это может быть:

— общее время работы с клиентом;

— размер уставного фонда;

— репутация покупателя в деловой сфере;

— текущий статус (действующий, в стадии ликвидации и т.д.);

— платежеспособность;

— нахождение в спецреестрах (например, лжепредпринимателей).

Глава 3. Порядок оперативного учета и анализа дебиторской задолженности

Как было отмечено выше, организации важно контролировать имеющуюся дебиторку. В таких целях ведется ее оперативный учет.

В связи с этим в данной главе Положения можно прописать, на кого возлагаются функции по ведению учета, какие инструменты используются, по каким критериям оценивается существующая задолженность.

Так, в зависимости от объемов реализации продукции, объемов дебиторской задолженности, финансовых возможностей организации можно выбрать:

1) табличные формы. Например, можно вести реестр дебиторской задолженности в Microsoft Excel. Такие таблицы просты в использовании и имеют достаточный функционал (позволяют составлять сводные отчеты по контрагентам, визуализировать данные для облегчения восприятия). В частности, с помощью этого инструмента можно завести карточку на каждого контрагента, в которой будут указываться название последнего, поставки (реквизиты договоров, суммы задолженности, в том числе просроченной, срок просрочки), информация по погашению долга (действия, предпринятые ответственными сотрудниками, даты и суммы платежей, штрафных санкций). Однако у него есть и недостатки. Среди последних, к примеру:

— высокая вероятность ошибок. Так, пользователь может ненамеренно изменить формулу, что приведет к некорректному указанию данных;

— сложность заполнения реестра, если у компании большое количество клиентов и отгрузок;

2) специально разработанное программное обеспечение (ПО) либо модули, встроенные в существующую систему бухчета или ERP-систему (т.е. системы управления ресурсами и планирования деятельности предприятия). Использовать специальное ПО дороже, однако при наличии большого количества контрагентов — удобнее. Такие программы, в частности:

— позволяют заключать сделки, отвечающие требованиям кредитной политики, и настраивать условия работы индивидуально для каждого клиента;

— автоматически:

контролируют сроки погашения задолженности, уведомляя ответственных специалистов организации о возникшей просрочке;

отправляют при необходимости напоминания об оплате (уведомления о просрочке) представителю должника;

анализируют дебиторку в разрезе каждого контрагента и по организации в целом (сроки просрочек, обеспеченность исполнения);

оценивают оборачиваемость дебиторской задолженности, период ее погашения, удельный вес в общем объеме оборотных активов и т.п.

Глава 4. Порядок взыскания дебиторской задолженности

В организации должен быть налажен контроль за своевременным исполнением покупателем обязательств по оплате. Рекомендуется периодически поддерживать контакт с представителем контрагента, напоминая ему о необходимости проведения оплаты.

Однако не всегда превентивные меры защищают от образования долга. На случай появления просроченной дебиторской задолженности в организации должен быть налажен эффективный механизм ее взыскания. Для этого в Положении стоит зафиксировать:

— порядок взаимодействия специалистов — от выявления просрочки до взыскания дебиторки;

— сроки и порядок выполнения действий по взысканию долгов в досудебном, судебном, внесудебном порядке, а также в рамках исполнительных производств.

Порядок взыскания дебиторки можно изложить в одной главе или разложить на отдельные, например по способам или стадиям взыскания долга.

Как оформить Положение о работе с дебиторкой

Положение оформляют, учитывая требования делопроизводства. В частности <*>:

— набирают текст на компьютере гарнитурой шрифта Times New Roman размером не меньше 13 пт;

— печатают через одинарный межстрочный интервал;

— выравнивают по ширине листа.

Готовый проект Положения рекомендуется согласовать со структурными подразделениями, которые имеют отношение к работе с дебиторкой. Если претензий к проекту нет, согласование ЛПА внутри организации оформляют реквизитом «Виза» <*>. При наличии замечаний ниже этого реквизита делают соответствующую пометку и излагают их суть. В случае когда замечания многочисленны или объемны, их фиксируют на отдельном листе и прилагают к проекту Положения.

Положение приобретет юридическую силу только после того, как его утвердит руководитель организации <*>:

— либо проставив дату и подпись в грифе утверждения на самом Положении;

— либо издав распорядительный документ.

С утвержденным Положением ознакомляют работников, задействованных в работе с дебиторской задолженностью. В частности, бухгалтеров, специалистов по продаже, юристов и их руководителей.

О том, что работник ознакомился с ЛПА, свидетельствуют его подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления. Их, как вариант, можно проставлять:

— на последнем листе Положения;

— листе ознакомления — приложении к Положению;

— листе ознакомления — приложении к трудовому договору работника;

— в журнале ознакомления работников с ЛПА.