Отчет 4-фонд за IV квартал 2023 г.: подводим итоги

Перед подачей отчета 4-фонд напомним новшества 2023 г., которые касаются исчисления обязательных страховых взносов в бюджет ФСЗН (далее — взносы в ФСЗН). Также обратим внимание на важные моменты, которые необходимо учесть при заполнении этого документа по завершении года.

1. Срок представления отчета

Отчет 4-фонд за IV квартал 2023 г. необходимо подать не позднее 22.01.2024. День окончания общеустановленного срока представления этого отчета, 20.01.2024, приходится на субботу — нерабочий день. По этой причине срок сдвигается на первый следующий за ним рабочий день — 22.01.2024 (п. 4 Указаний N 76).

При планировании своей работы необходимо учитывать, что формы ПУ-3 можно подавать только после того, как принят отчет 4-фонд (ч. 4 п. 5 Инструкции о передаче-приеме ДПУ (в редакции, действующей с 01.01.2024)).

Отметим, что с 01.01.2024 плательщики со среднесписочной численностью до 5 человек, а также правопреемники за реорганизованных работодателей могут представлять отчет 4-фонд в электронной форме (без электронной цифровой подписи) через информационный ресурс «Личный кабинет плательщика взносов», размещенный на корпоративном портале ФСЗН (п. 2 Положения N 16, п. 2 Инструкции по формату отчета).

На данный момент не опубликованы разъяснения ФСЗН о том, будет ли это новшество применяться начиная с отчета за I квартал 2024 г. или исходя из даты вступления в силу оно будет учитываться и при сдаче отчета 4-фонд за IV квартал 2023 г. Если плательщик планирует сдавать отчет за 2023 г. без электронной цифровой подписи, целесообразно уточнить этот вопрос в органах ФСЗН.

2. Форма отчета

Отчет 4-фонд за период январь — декабрь 2023 г. подается по форме, утвержденной Постановлением N 76. Напомним, что эта форма отчета реализована в версии 10 программы «Ввод данных в отчет 4-фонд».

Обратим внимание, что для отчетности на 2024 г. (начиная с отчета за I квартал 2024 г.) будет применяться обновленная форма отчета 4-фонд. Она утверждена Постановлением N 45.

3. Строка 03 «Средняя численность работников»

Напомним, что право уплачивать взносы ежеквартально имеют коммерческие организации со средней численностью работников за предыдущий календарный год до 100 человек включительно на основании отчетности, представленной в орган ФСЗН за январь — декабрь предыдущего календарного года (ч. 4 п. 1 ст. 8 Закона N 118-З). При подаче отчета по итогам года средняя численность работников указывается такими организациями в строке 03.

Чтобы заполнить строку 03, необходимо подсчитать и просуммировать три показателя: списочную численность работников в среднем за год, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам (далее — ГПД), в среднем за год. Эти показатели определяются по юридическому лицу, включая филиалы и представительства (ч. 2 п. 7 Указаний N 76).

В списочную численность включаем всех, кто работает по трудовому договору, кроме внешних совместителей. При этом не имеет значения, был работник в трудовом отпуске, на больничном или отпуске «за свой счет» (п. 4, 5 Указаний N 1). А вот работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, надо исключить — такова особенность этого показателя для отчета 4-фонд (ч. 2 п. 7 Указаний N 76).

Так определяем списочную численность работников в среднем за каждый месяц отчетного года. Затем суммируем полученные цифры, а сумму делим на 12 (даже если организация была создана после января отчетного года) (подп. 8.5 Указаний N 1).

Для средней численности внешних совместителей эти работники учитываются пропорционально отработанному времени. Не учитываем лиц, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет (п. 11 Указаний N 1).

Средняя численность граждан, выполнявших работу по ГПД, за год определяется в следующем порядке. Рассчитывается средняя численность таких лиц за все месяцы отчетного года, показатели суммируются, а сумма делится на 12. При этом указанные граждане учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока действия ГПД (ч. 1, 2 п. 12 Указаний N 1).

В этот показатель включаются граждане, выполнявшие работу по ГПД, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг, если расчеты за выполненную работу производятся организацией с физическими (кроме индивидуальных предпринимателей), а не с юридическими лицами (ч. 3 п. 12 Указаний N 1).

Кроме того, из расчета численности лиц, работающих по ГПД, следует исключить:

— работников, состоящих в списочном составе организации (в том числе обособленных подразделений) и заключивших ГПД на выполнение работ в ней;

— индивидуальных предпринимателей;

— граждан, заключивших ГПД на создание объектов интеллектуальной собственности;

— плательщиков налога на профессиональный доход (ч. 4 п. 12 Указаний N 1).

4. Новшества в начислении взносов в 2023 г.: корректировки Перечня N 115

Напомним, что с 08.06.2023 вступили в силу изменения Перечня N 115 (подп. 1.1, абз. 2 п. 4 Постановления N 366).

Так, было уточнено, что взносы в ФСЗН не начисляются, в частности, на суммы средств работодателя, направляемые (возмещаемые) на (за) обеспечение работников бутилированной питьевой или минеральной водой, безалкогольными напитками, продуктами питания, одноразовой посудой, предметами личной гигиены, приобретенными для общего пользования.

Еще одно уточнение: в нормах Перечня N 115 под «детьми работников» понимаются не только дети, в том числе усыновленные, удочеренные, но и лица в возрасте до 18 лет, над которыми установлены опека или попечительство.

С указанной даты в целях применения подп. 9.10 Перечня N 115 юбилейной датой организации является дата со дня создания организации, соответствующая количеству лет, кратному десяти (10, 20, 30 и далее).

Еще одно новшество коснулось плательщиков взносов, которые производят выплаты из средств международной технической помощи (далее — МТП). С 08.06.2023 взносы в ФСЗН не начисляются на выплаты из средств МТП работникам, которым в соответствии с законодательными актами предоставлено право на участие в качестве физических лиц в правоотношениях по государственному социальному страхованию. Такое право имеют работники — граждане Республики Беларусь, иностранные граждане и лица без гражданства, работающие в Республике Беларусь, участвующие в реализации программ и проектов МТП Европейского союза (абз. 3 ч. 2 ст. 7 Закона N 3563-XII).

5. Переходящие отпускные: что было в 2023 г. и что будет в 2024 г.

Порядок отражения в отчете 4-фонд отпускных, приходящихся на несколько месяцев (переходящих отпускных), и начисленных на них взносов в ФСЗН давно устоялся.

По разъяснению ФСЗН, в случае переходящих отпускных можно было перечислять взносы в ФСЗН из всей суммы начисленных отпускных по сроку уплаты взносов. Вместе с тем не является нарушением перечисление взносов, исчисленных только из той части, которая приходится на истекший месяц по сроку их уплаты (п. 1 ст. 8, ст. 14 Закона N 118-З).

В отчете 4-фонд взносы в ФСЗН отражались в составе показателей того периода, в котором они были начислены, иными словами, отражены по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Соответственно суммы переходящих отпускных отражались в отчете 4-фонд в том периоде, в котором на них были начислены взносы (п. 3 Указаний N 76, п. 54 Инструкции о применении типового плана счетов).

Однако для плательщиков, работники которых участвуют в программе дополнительного накопительного пенсионного страхования (далее — ДНПС), в течение 2023 г. оставался актуальным вопрос о порядке снижения размера взносов на пенсионное страхование, начисленных на суммы отпускных будущего периода, и отражения их в отчете 4-фонд. Речь идет о ситуации, когда в отчетном месяце взносы в ФСЗН организация начисляет сразу на всю сумму переходящих отпускных (за отчетный месяц и за будущий период).

Специалистами ФСЗН были предложены два способа решения проблемы.

Способ 1. Несмотря на то, что в отчетном месяце начисляются взносы в ФСЗН сразу на всю сумму переходящих отпускных, рекомендовалось снизить размер взносов на пенсионное страхование только за текущий месяц. За будущий период взносы нужно было начислить в общеустановленном порядке. А в следующем месяце применялась льгота и взносы на пенсионное страхование пересчитывались.

В таком случае в строке 06 отчета 4-фонд отражалась вся начисленная сумма отпускных, а в строке 11 — исчисленные от нее взносы в ФСЗН (в сниженном размере — за отчетный месяц, и общеустановленном размере — за будущий месяц). При этом в состав показателя строки 56 включалась только та сумма отпускных, на которую взносы были начислены в сниженном размере.

Недостаток этого способа — необходимость перерасчетов начисленных взносов. Надо было или помнить об этом, или дорабатывать программное обеспечение. Кроме того, сложно было найти обоснование, почему при выполнении всех установленных условий (своевременная и полная уплата взносов по ДНПС и представление оформленных надлежащим образом списков в ФСЗН) нельзя снизить размер взносов на пенсионное страхование в отношении суммы отпускных за будущий период сразу в месяце их начисления.

Способ 2. В отчетном месяце снизить размер взносов на пенсионное страхование, начисленных на всю сумму переходящих отпускных.

В этом случае при заполнении отчета 4-фонд отпускные и начисленные на них взносы в ФСЗН предлагается отражать в составе показателей (строки 06, 11, 56) не того месяца, в котором они отражены в бухгалтерском учете, а того месяца, за который они начислены. Например, в сентябре начислены отпускные за отпуск, приходящийся на сентябрь и октябрь, и взносы в ФСЗН на всю сумму отпускных. В такой ситуации в отчете 4-фонд за январь — сентябрь предлагалось отражать только суммы, приходящиеся на дни отпуска в сентябре. Суммы, приходящиеся на дни отпуска в октябре, предлагалось отражать в отчете 4-фонд за январь — декабрь.

Недостаток этого способа — несоответствие показателей отчета 4-фонд данным бухгалтерского учета. В рассматриваемом примере сальдо по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по состоянию на конец октября будет сформировано с учетом начисленных взносов со всей суммы отпускных (за сентябрь и октябрь), а в отчете 4-фонд задолженность на конец отчетного периода январь — сентябрь будет отражена с учетом взносов только с отпускных за сентябрь.

Надеемся, что такое несоответствие не будет расцениваться как недостоверные сведения за 2023 г. и признаваться административным правонарушением (ст. 24.11 КоАП).

С 01.01.2024 такой порядок отражения в отчете 4-фонд отпускных и начисленных на них взносов в ФСЗН будет применяться всеми плательщиками (п. 10 — 12, ч. 2 п. 16, п. 44 Указаний N 45).

По устным разъяснениям специалистов ФСЗН, новый порядок применяется к отпускным, начисленным в 2024 г., а отпускные и взносы, начисленные в 2023 г., отражаются в отчете 4-фонд за 2023 г. по прежним правилам.

Пример

Работнику предоставлен отпуск на период с 26.12.2023 по 15.01.2024.

В декабре 2023 г. организация начислила взносы в ФСЗН сразу на всю сумму отпускных.

Вся сумма отпускных и вся сумма начисленных на них взносов отражаются в отчете 4-фонд за январь — декабрь 2023 г. в составе показателей за декабрь.

6. Сверка данных отчета 4-фонд и бухгалтерского учета

Несоответствие показателей отчета 4-фонд данным бухгалтерского учета — ошибка, которая практически ежегодно отмечается ФСЗН в числе типичных нарушений, выявленных при проведении проверок, контрольных мероприятий, а также мониторингов. Не стало исключением и первое полугодие 2023 г.

Ошибка	Как можно было избежать
Общая начисленная сумма выплат в денежном и (или) натуральном выражении, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, на которую начисляются обязательные страховые взносы, не соответствует данным бухгалтерского учета (строка 06)	Сверить строку 06 с оборотами по кредиту счета 70 (10, 60, 76 — в части начисления выплат в натуральном выражении, вознаграждений по ГПД)
Суммы задолженности плательщика ФСЗН не соответствуют данным оборотно-сальдовой ведомости по счету 69	Сверить строки 09 и 10 с сальдо по счету 69
*Примечание* Повторим, что при заполнении отчета 4-фонд за 2024 г. суммы отпускных и исчисленных с них взносов в ФСЗН будут учитываться в отчетном месяце только в части, приходящейся на дни отпуска в отчетном месяце. В связи с этим в случае начисления взносов сразу на всю сумму переходящих отпускных возникнут расхождения показателей отчета 4-фонд и данных бухгалтерского учета. Поскольку такой порядок формирования показателей отчета 4-фонд закреплен в Указаниях N 45, полагаем, эти расхождения в отчетности за 2024 г. не будут расцениваться как недостоверные сведения. Надеемся, что в ближайшее время по данному вопросу будут опубликованы разъяснения ФСЗН. В случае начисления взносов в ФСЗН только на суммы отпускных, приходящихся на отчетный месяц, данные отчета 4-фонд и бухгалтерского учета будут совпадать
Неправильно отражены расходы по социальному страхованию, произведенные плательщиком (строка 18)	Сверить строки 18 и 23 отчета с оборотами по дебету счета 69 в корреспонденции с кредитом счета 70 (60, 76) за каждый месяц отчетного квартала

Перечисленные ошибки приводят к несвоевременной или неполной уплате взносов. Напомним, что суммы расходов по социальному страхованию отражаются в составе показателей того месяца, в котором они начислены, т.е. отражены по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (п. 3 Указаний N 76). Например, работник представил больничный за декабрь 2023 г. (т.е. обратился за пособием) в январе. Пособие будет начислено, т.е. отражено в бухгалтерском учете в январе 2024 г. Соответственно это пособие будет отражено в отчете 4-фонд за 2024 г.

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex