Вопрос: Во время командировки на 5 суток в г. Брест работник, в виду отсутствия мест в гостинице, заключил договор найма жилья с физлицом (не является ИП) на сумму 100 руб. В качестве документов, подтверждающих расходы по проживанию в бухгалтерию предоставлен оригинал такого договора. Как возместить работнику расходы за оказанные физлицом услуги по проживанию и учесть их при исчислении налога на прибыль.

Ответ: Расходы по проживанию в случае найма жилья у физлица возмещают в сумме 12,50 руб. и учитывают при исчислении налога на прибыль.Сумму превышения в размере 87,50 руб. можно компенсировать за счет средств организации, не учитывая при налогообложении.

Обоснование: Командированному работнику расходы по найму жилого помещения возмещают на основании подлинных документов, которые подтверждают факт оказании услуг по проживанию, а также расчеты за эти услуги <1>.

В нашем случае, документом, подтверждающим факт оказания услуг по найму жилья является договор найма жилого помещения. Данный договор заключен с физлицом. Так как, в данной ситуации, физлицо не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, то подтверждающие оплату документы, за оказанные услуги оно не составляет. Соответственно у командированного работника документы, подтверждающие расчеты за услуги по проживанию по такому договору, отсутствуют <2>.

В таком случае расходы по найму жилого помещения возмещают в установленном для Республики Беларусь размере, а именно 2 рубля 50 копеек за каждые сутки. Эту сумму включают в состав затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг) и учитывают при исчислении налога на прибыль <3>.

Кроме этого, по решению руководителя, командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм, организация может возместить работнику за счет собственных средств. Но такие расходы при исчислении налога на прибыль не учитывают <4>.

В данной ситуации, расходы по проживанию организация возмещает работнику в сумме 12,50 руб. (2,50 руб. х 5 суток) и учитывает в составе затрат при налогообложении. Сумму превышения в размере 87,50 (100 руб. — 12,50 руб.)  при расчете налога на прибыль не учитывают. Однако, по решению руководителя она может быть возмещена работнику за счет собственных средств организации.