С 07.09.2019 вступили в силу изменения в Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совмина от 19.03.2019 N 176 (далее – Положение N 176). Эти корректировки внесены постановлением Совмина от 04.09.2019 N 595.

Новые правила возмещения следует применять в отношении работников, выбывших в командировку с 07.09.2019.

Изменения в возмещении расходов работников при их командировании как по Республике Беларусь, так и за границу затронули в том числе следующие вопросы.

1. Выбытие в командировку после окончания рабочего дня или прибытие из нее до начала рабочего дня за пределами периода командировки: возмещаются ли расходы на проезд?

Работнику, который находится в месте командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные нерабочие дни, расходы по проезду возмещаются на общих основаниях, в том числе и в случаях выбытия в место командировки после окончания рабочего дня и (или) прибытия из места командировки до начала рабочего дня <*>.

Пример. Работник направлен в командировку с 16.09.2019 по 20.09.2019. В личных целях он решил провести в месте командировки выходные дни перед командировкой — 14.09 (суббота) и 15.09 (воскресенье) и после нее — 21.09 (суббота), 22.09 (воскресенье). Согласно представленным проездным билетам он выехал в командировку после окончания рабочего дня 13.09 (пятница) в 18.20, а вернулся из нее до начала рабочего дня 23.09 (понедельник) в 7.30.
Ранее возмещение стоимости проезда в такой ситуации ставилось под сомнение. Теперь эти расходы подлежат возмещению в силу нынешней нормы.

2. Что нового в порядке возмещения расходов по найму при командировках в пределах Республики Беларусь?

При возмещении расходов по найму без представления подтверждающих документов в расчет принимается количество ночей, проведенных в месте командировки, а не календарных дней <*>.

Пример. Работник командирован из г. Гомеля в г. Минск. Срок командировки по приказу — 5 дней. Дата выбытия из г. Гомеля и прибытия в г. Минск — 16.09.2019. Дата выбытия из г. Минска и прибытия в г. Гомель — 20.09.2019. Оплата жилья работнику не производилась. По возвращении из командировки документы, подтверждающие наем жилья, не представлены.
Ранее действующие нормы обязывали возместить работнику расходы по найму из расчета 50 руб. за период с даты прибытия в г. Минск по дату выбытия из него, то есть за 5 дней. Соответственно сумма возмещение этих расходов составляла 250 руб. (5 дней х 50 руб.).
Согласно действующим нормам при возмещении расходов по найму исходят из количества ночей, проведенных в г. Минске. В нашем случае на этот период приходится 4 ночи. Соответственно сумма возмещения составит 200 руб. (4 ночи х 50 руб.), что на 50 руб. ниже, чем в рамках ранее действовавших норм.

Определение размера возмещения расходов по найму за день, в котором состоялся переезд из областного центра в районный (иной населенный пункт) или наоборот (соответственно 50 руб., 25 руб. или 20 руб.), относится к компетенции нанимателя <*>.

Отметим, данное положение применялось и ранее на основании разъяснений Минтруда и соцзащиты.

При принятии такого решения наниматель может учесть различные фактические обстоятельства, например время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.

Пример. Работник в рамках многодневной командировки по Беларуси направлен в г. Минск и в г. Светлогорск. В таком случае определение размера возмещения расходов по найму за день переезда из указанных областного центра в районный относится к компетенции нанимателя. Наниматель самостоятельно выбирает из установленных 50 руб. или 25 руб. тот размер, исходя из которого надлежит производить возмещение за такой «пограничный» день.

Для случаев возмещения расходов по найму по подтверждающим документам конкретизированы критерии базового гостиничного номера, стоимость которого выступает ограничителем возмещаемых расходов по найму.

Как и прежде, при возмещении расходов по найму на основании подтверждающих документов ограничением является стоимость одноместного номера. Ранее отсутствовало указание на категорию такого номера, теперь обозначено — это первая категория. Но такая же позиция озвучивалась в разъяснениях Минтруда и соцзащиты и прежде. Вместе с тем ранее речь в норме шла об указанном номере в гостинице проживания, теперь — в гостинице населенного пункта, куда командирован работник. Кроме того, в случае отсутствия гостиницы в месте командировки для целей ограничения используются сведения гостиниц близлежащего населенного пункта. Аналогичные разъяснения Минтруда и соцзащиты давались и ранее <*>.

Обозначен случай, когда возмещение расходов по найму производится исключительно на основании подтверждающих документов и с учетом вышеуказанного ограничения.

Таковым является случай, когда в рамках многодневной командировки в месте командировки работник провел менее 12 часов <*>.

3. Что нового в порядке возмещения расходов по найму при командировании за границу?

Ранее при загранкомандировках предусматривался единственный вариант возмещения расходов по найму жилого помещения — без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 исходя из календарных дней нахождения в месте командировки. Указанный принцип распространялся и на однодневные командировки.

Теперь порядок возмещения расходов по найму изменен <*>.

В общем случае возмещение указанных расходов производится без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2. Однако при определении суммы к возмещению в расчет принимается количество ночей, проведенных в месте командировки, а не календарных дней, как ранее.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Гомеля в г. Москву с 16.09.2019 по 20.09.2019. Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 17.09.2019 и 19.09.2019 По возвращении из командировки документы, подтверждающие расходы по найму, работник не представил.
Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить из расчета 140 долл. США за 3 дня (17, 18 и 19). Соответственно сумма возмещения составила бы 420 долл. США (140 долл. США х 3 дня).
Теперь в расчет принимаются не календарные дни нахождения в г. Москве, а проведенные там ночи. В нашем случае таких ночей две. Значит, сумма возмещения составит 280 долл. США (140 долл. США х 2 ночи).

Наряду с этим определены случаи, когда возмещение расходов по найму производится на основании подтверждающих документов, но при этом в пределах ограничения. В качестве такого ограничения выступают размеры, установленные приложением 2 к Положению N 176. При этом исходя из прочтения текста нормы ч. 2 п. 16 Положения N 176 в неразрывной связи с ч. 1 п. 16 Положения N 176 указанные размеры принимаются в расчет ограничения не за весь период командировки, а только за количество календарных дней нахождения в месте командировки. Это случаи, когда::

— фактические расходы (с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилья) превысили установленные размеры за количество ночей, проведенных в месте командировки.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Гомеля в г. Москву с 16.09.2019 по 20.09.2019 (5 дней). Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 17.09.2019 и 19.09.2019 (то есть в г. Москве работник находился 3 дня и 2 ночи). По возвращении из командировки работник представил документы, подтверждающие расходы по найму жилья в сумме 300 долл. США.
Ранее в подобной ситуации документы, подтверждающие расходы по найму жилья, в расчет не принимались. Выдать аванс и возместить эти расходы работнику следовало из расчета 140 долл. США за 3 дня пребывания в г. Москве. Сумма возмещения составляла 420 долл. США (140 долл. США x 3 дня).
Теперь подход иной. Аванс на расходы по найму выдается работнику исходя из установленных размеров и ночей, приходящихся на период нахождения в г. Москва. По возвращении работника из командировки сумма расходов по найму, подтвержденная документально, сравнивается с суммой таких расходов, рассчитанной при выдаче аванса. В нашем случае имеет место превышение фактических расходов над установленными размерами: 300 долл. США > 280 долл. США (140 долл. США x 2 ночи). Поскольку имеет место указанное превышение, то сумму возмещения определяют исходя из фактических расходов работника, но в пределах ограничения, рассчитанного исходя из установленных размеров и количества календарных дней командировки, проведенных работником в г. Москве, — 420 долл. США (140 долл. США x 3 дня). То есть возмещению подлежит 300 долл. США, поскольку эта сумма не превысила сумму ограничения (300 долл. США < 420 долл. США);

— в рамках многодневной командировки в месте командировки работник провел менее 12 часов.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву с 16.09.2019 по 18.09.2019 поездом. Из представленных документов видно, что работник прибыл в г. Москву и выбыл из него 17.09.2019, при этом провел в г. Москве менее 12 часов.
Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить работнику без представления подтверждающих документов из расчета 140 долл. США за один день — 17.09.2019.
Теперь расходы по найму подлежат возмещению только в случае, если работник представит документы, подтверждающие такие расходы (в нашей ситуации — маловероятно, поскольку ночи работник провел в поезде), и указанная в них сумма не превысит 140 долл. США;

— при однодневных командировках.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Гомеля в г. Киев на один день -18.09.2019.
Ранее в подобной ситуации расходы по найму следовало возместить работнику без представления подтверждающих документов из расчета 120 долл. США за этот день.
Теперь такие расходы подлежат возмещению только в случае, если работник представит подтверждающие документы и указанная в них сумма не превысит 120 долл. США.

4. Выдана корпоративная карточка: это оплата жилья работником или организацией? Как это влияет на расчеты с работником? 

Закреплено положение, которое ранее применялось на основании разъяснений Минтруда и соцзащиты: оплата расходов по найму посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения <*>.

В этом случае взаиморасчеты с работником производятся исходя из фактических расходов по найму жилья на основании представленных подтверждающих документов. Разница между установленными в приложениях 1 и 2 к Положению N 176 размерами возмещения этих расходов и суммой фактически оплаченных и документально подтвержденных расходов работнику не выплачивается.

5. Суточные при обеспечении работника питанием: в чем суть изменений?

Теперь суточные не возмещаются и в случае обеспечения командированного работника трехразовым питанием и транспортом в пределах места командировки направляющей стороной, а не только принимающей <*>.

Возмещение суточных также не производится, если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) работника (то есть передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием <*>. Аналогичные устные разъяснения Минтруда и соцзащиты давались и ранее.

Если работник прибыл в место командировки накануне дней (дня), в которых принимающая сторона обеспечивает его питанием и транспортом, и (или) выбыл из места командировки в день, следующий после таких дней (дня), то возмещение суточных за эти дни составляет 100% установленного размера <*>.

Кроме того, дано определение понятию «время нахождения в пути» <*>. Ранее Минтруда и соцзащиты давались такие же разъяснения.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву с 16.09.2019. Принимающая сторона берет на себя обязательства обеспечить работника трехразовым питанием и транспортом с 17.09.2019. Как возмещаются суточные за 16.09.2019 и 17.09.2019, если работник прибыл в место командировки 16.09.2019?
Работник выбыл из г. Минска и прибыл в г. Москву в один и тот же день — 16.09.2019. Этот день не признается временем нахождения в пути. Вместе с тем это день накануне дня, который заявлен как день обеспечения работника питанием и транспортом. Соответственно суточные за 16.09.2019 возмещаются работнику в полном объеме — 30 долл. США. За 17.09.2019 суточные возмещению не подлежат, поскольку работник в этот день обеспечивается трехразовым питанием и транспортом.

6. Возмещаемых иных расходов стало больше?   

Перечень возмещаемых иных расходов дополнен следующими <*>:

— комиссионные расходы за совершение операций с использованием банковских платежных карточек;

— расходы по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах.

Кроме того, теперь возмещаются не только услуги электросвязи, а и иные услуги связи (например, почтовые отправления) <*>.

В случае отмены командировки по не зависящим от работника причинам кроме ранее перечисленных подлежат возмещению расходы по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу <*>.

7. Термин «международные автомобильные перевозки для собственных нужд» упразднен. Как теперь возмещать командировочные расходы водителям?

Теперь для целей возмещения командировочных расходов применяются нормы <*>:

— главы 2-4 Положения N 176 — в отношении водителей, осуществляющих автомобильные перевозки служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении;

— главы 7 Положения N 176 — в отношении иных водителей, осуществляющих внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки.

Другими словами, теперь нормы главы 7 Положения N 176 применяются в отношении командировок большей части водителей, а не только международников.

Справочно. Определения терминов «служебный легковой автомобиль» и «специальный легковой автомобиль» приведены в постановлении Совмина от 22.08.2012 N 776 «Об упорядочении использования служебных и специальных легковых автомобилей». Полагаем, что аналогичная их трактовка оправдана и для целей возмещения командировочных расходов.

Порядок возмещения, установленный главой 7 Положения N 176, не изменился. В частности, за время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, указанным водителям возмещение расходов по найму жилого помещения и суточных производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в размерах, установленных нанимателем в соответствии с п. 37 Положения N 176. Вместе с тем норма ч. 4 п. 5 Положения N 176 теперь содержит уточнение: при наличии у водителей расходов по проезду к месту командировки или обратно эти расходы возмещаются в соответствии с нормами главы 2.

Пример. Водитель грузового автомобиля добирается до первого места командировки на поезде, далее следует по установленному маршруту на автомобиле организации. Расходы на проезд поездом возмещаются ему в соответствии с нормами главы 2. Для возмещения остальных командировочных расходов применяются нормы главы 7.

Читайте этот материал в ilex>>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex