Зафиксировать условия договора можно по-разному. Например, отразив их непосредственно в тексте договора или в дополнениях к нему. Как вариант, в спецификации. Давайте разберемся, что это за документ и как его составить. Примером послужит договор поставки.
1. Зачем нужна спецификация
Чтобы договор поставки считался заключенным, стороны обязательно должны согласовать наименование и количество товара, подлежащего продаже (п. 3 ст. 425 ГК). Вариант, когда это делают непосредственно в договоре, подходит не всегда. В частности, такой способ может быть:
— неудобен. Например, если стороны зафиксируют перечень, состоящий из сотни наименований товаров с различными единицами измерений и характеристиками (цвет, размер и т.д.) по тексту, это перегрузит договор и затруднит восприятие его условий;
— неприменим. Например, для рамочного договора, т.е. соглашения, в котором стороны оговаривают основные условия (общее наименование товара, который будет реализован, период действия рамочного договора, порядок разрешения споров и т.п.) и при этом договариваются, что конкретное наименование и количество поставляемого товара согласуются отдельно для каждой сделки.
Выйти из ситуации поможет специальный документ, подписанный сторонами и приложенный к основному договору как его неотъемлемая часть, — спецификация.
В спецификации, как правило, согласовывают предмет договора поставки, т.е.:
— именуют и описывают товары, подлежащие продаже;
— указывают количество товара по каждой товарной позиции.
Примечание
Обычно в спецификации указывают товары, поставляемые одной партией, т.е. одновременно. Для следующей поставки подписывают новую спецификацию.
Зачастую спецификацию рассматривают и как документ, позволяющий кроме наименования и количества товара установить его цену, сроки поставки, оплаты и т.п. Обычно так поступают в случаях, когда при долгосрочном сотрудничестве жестко фиксировать условия, например цену, на продолжительный срок экономически нецелесообразно.
То, что названные условия будут определены в спецификации, надо зафиксировать непосредственно в договоре (п. 1 ст. 435, п. 2 ст. 437 ГК).
Пример формулировки
Поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар. Наименование, количество и цена товара, подлежащего передаче покупателю в рамках каждой конкретной партии, определяются в соответствии со спецификациями на каждую партию товара, являющимися неотъемлемой частью договора.
При этом рекомендуется учесть следующие нюансы:
1. Закрепив в договоре подобную формулировку, обязательно надо согласовать названные условия в спецификации. В противном случае договор будет считаться незаключенным (п. 1 ст. 402 ГК). Значит, стороны не смогут потребовать исполнения обязательств и применить ответственность за их неисполнение.
2. Условия договора и спецификации к нему не должны противоречить друг другу. Иначе при возникновении спора суд будет выяснять общую волю сторон, оценивать переговоры, переписку и их последующее поведение (ст. 401 ГК). А не определив, что стороны имели в виду, может признать условия несогласованными с вытекающими последствиями. Например, если речь идет:
— о наименовании и количестве товара — договор будет считаться незаключенным;
— сроке поставки — поставщик будет обязан передать товар в разумный срок. Если этого не произойдет — в семидневный срок со дня поступления от покупателя письменного требования о поставке товара (п. 1 ст. 427, ст. 295 ГК).
Как вариант, в договоре можно указать, что приоритетно: договор или спецификация. Либо устранить неточности допсоглашением (п. 1 ст. 420 ГК).
Примечание
Спецификация — не единственный документ, которым уточняются условия договора. В этих целях можно использовать, например, протоколы согласования цен, допсоглашения, счета-фактуры и т.п.
2. Как оформить спецификацию к договору
Что должна представлять собой спецификация, в законодательстве не определено. Поэтому ее можно составить в произвольной форме. Если же стороны предварительно разработают форму спецификации и зафиксируют ее в договоре, при подготовке спецификации нужно будет использовать этот шаблон.
В любом случае спецификацию следует оформить письменно (п. 1 ст. 161, ч. 1 ст. 162 ГК). Обычно составляют один документ в двух экземплярах — по одному для каждой стороны договора.
Как правило, спецификация содержит:
1) реквизиты:
— дату и место составления.
Обратите внимание!
Спецификацию надо подписать в период действия договора. В противном случае стороны не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. То есть не смогут применить зафиксированные там условия об ответственности, сроках поставки, оплаты и т.п. При этом подписанная спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора;
— номер — если спецификаций несколько;
— реквизиты договора, к которому она составлена;
2) преамбулу:
— наименование сторон договора;
— Ф.И.О. лиц, уполномоченных на подписание спецификации, их должности, а также наименование документа, из которого вытекают такие полномочия. Например, устав, доверенность.
Иногда эту информацию опускают. Полагаем, это допустимо в ситуациях, когда договор и спецификацию подписывают одни и те же лица. Если же уполномоченные сотрудники меняются, данные сведения лучше указать. В спорных случаях это облегчит проверку полномочий представителя контрагента;
3) содержательную часть:
— перечень поставляемых товаров.
При этом рекомендуется описывать каждую позицию товара максимально детально. Как правило, по договору поставки реализуют вещи, имеющие родовые признаки. С целью конкретизировать товар, т.е. определить разновидность, можно указать в спецификации наряду с общим наименованием его конкретную категорию, тип, марку, модель, артикул, сорт, класс, физические свойства и т.д.
Примечание
Чтобы определить необходимые характеристики товара, можно использовать:
— ТНПА, описывающие товар, содержащие его общие характеристики и требования к нему. Например, техрегламенты ЕАЭС, ГОСТы, стандарты и техусловия организаций;
— относящиеся к товару документы. Среди них техпаспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации.
Это позволит поставщику избежать претензий при его приемке, а покупателю приобрести интересующий его товар.
В некоторых случаях стороны договариваются о поставке товаров в ассортименте. То есть товаров одного наименования, но обладающих разными характеристиками (размерный ряд, цвет и т.п.). В таком случае ассортиментные условия тоже надо согласовать (п. 1 ст. 437 ГК). Если иные условия, касающиеся предмета поставки, согласовывают в спецификации, ассортимент логично зафиксировать там же.
Если ассортимент не согласовать, поставщик сможет поставить товар в том ассортименте, который определит сам с учетом известных ему потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора вовсе (п. 2 ст. 437 ГК);
— количество товара. Обычно его указывают в соответствующих единицах измерения. К примеру, для сыпучих товаров это килограммы.
Законодательство позволяет согласовать количество товара в денежном выражении (п. 1 ст. 435 ГК). В таком случае в спецификации прописывают общую стоимость товара и цену за единицу. Количество определяют путем деления первого значения на второе. Но такой способ используют реже;
— цену товара. Чаще всего стороны согласовывают цену за единицу (штука, метр и т.д.) товара. При этом рекомендуется делать пометку о том, включен ли в цену НДС. Например, указав «цена за единицу (с НДС в размере 20%)» или выделив НДС отдельно. В противном случае сумма налога может быть предъявлена к оплате сверх предусмотренной цены товара (п. 1 ст. 130 НК).
Если поставщик освобожден от исчисления и уплаты НДС или применяет особый режим налогообложения без исчисления и уплаты такого налога, стоит сделать пометку «Цена за единицу (без НДС)».
При необходимости в спецификации можно прописать:
а) общую сумму всех товаров одной позиции. Ее вычисляют путем умножения цены за единицу товара на его количество;
б) стоимость всего товара, указанного в спецификации;
— иные условия — если необходимо конкретизировать поставку по конкретной спецификации. Это могут быть отличные от согласованных в договоре условия о таре и упаковке, способ и срок доставки, оплаты и т.д.
Оформить содержательную часть можно в виде таблицы. Это особенно удобно, когда позиций товара много.
Пример оформления шапки таблицы
N
п/п |
Наименование и ассортимент товаров | Единица измерения | Количество | Цена за единицу, в том числе НДС (20%),
руб. коп. |
Общая цена, в том числе НДС (20%),
руб. коп. |
4) подписи представителей сторон. Поскольку спецификация содержит условия договора, стороны должны подтвердить, что соглашение по ним достигнуто. Для этого уполномоченные представители проставляют подпись и ее расшифровку, а также указывают свои должности (п. 2 ст. 404 ГК).
Примечание
Печать на спецификации ставится только тогда, когда это предусмотрено в договоре (ч. 3 п. 1 ст. 161 ГК).
При необходимости в этой части спецификации можно продублировать адреса, телефоны контрагентов, их банковские реквизиты. Это актуально, если стороны сотрудничают на долгосрочной основе и с течением времени указанные реквизиты меняются.
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex