Протокол — это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, например, какого-либо органа хозобщества, в том числе общего собрания участников (п. 103 Инструкции по делопроизводству). При этом все протоколы последнего отнесены к документам хозобщества (абз. 8 ч. 1 ст. 63 Закона о хозобществах).

Протокол общего собрания участников хозобщества, в том числе протокол годового собрания, составляется по результатам проведения такого собрания не позднее пяти дней после даты его окончания (ч. 1 ст. 47 Закона о хозобществах).

Если это предусмотрено уставом, ведение протокола общего собрания участников хозобщества, в том числе годового собрания, осуществляет секретарь этого собрания, избираемый либо назначаемый в порядке, определенном уставом. В иных случаях ведение данного протокола обеспечивает председатель этого собрания (ч. 2 ст. 44 Закона о хозобществах).

По общему правилу любые протоколы, в том числе протоколы общего собрания участников хозобщества, по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы (п. 104 Инструкции по делопроизводству). И, соответственно, составляются и оформляются с учетом выбранной формы.

Основная часть любого протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу (ч. 10 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Инициалы и фамилии присутствовавших членов коллегиального органа (в нашей ситуации — акционеров ЗАО) указываются во вводной части. При этом фамилии присутствовавших указываются в алфавитном порядке. Если количество присутствовавших более 15 человек, то отдельно составляется их список и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки (ч. 2, 3 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

По общему правилу датой протокола является дата проведения заседания (п. 107 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, в случае годового собрания это дата его проведения.

Протокол подписывается председателем общего собрания участников хозобщества, секретарем (при его наличии), а также не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, лицами, принявшими участие в этом собрании. По решению общего собрания участников хозобщества протокол может подписываться и иными лицами помимо указанных (ч. 2 ст. 47 Закона о хозобществах).

Протокол общего собрания участников хозобщества, в том числе протокол годового собрания, подписывается с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу (ч. 2 ст. 47 Закона о хозобществах).

Копия протокола общего собрания участников хозобщества предоставляется участникам этого общества по их требованию в порядке, предусмотренном уставом для предоставления информации о хозобществе. За выдачу копии протокола может взиматься плата, размер которой не должен превышать фактические затраты на ее изготовление (ч. 3 ст. 47 Закона о хозобществах).