Под нормами выдачи СИЗ (нормами организации) понимаются нормы, установленные организацией в ЛПА исходя из особенностей производства, применяемого в трудовом процессе оборудования, сырья, материалов и инструмента, характера труда, результатов аттестации рабочих мест (если предусмотрено ее проведение), оценки рисков от воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов (абз. 6 п. 2, п. 16 Инструкции от 30.12.2008 N 209).
За основу разработки собственных норм можно взять типовые нормы. По общему правилу собственные нормы не могут быть ниже установленных законодательством. При этом в нормах организации имеется возможность (п. 3 — 5, 7, 8, 10, 11, 16 Инструкции от 30.12.2008 N 209):
— конкретизировать требования к показателям защитных свойств и гигиеническим характеристикам СИЗ. Например, предусмотреть выдачу СИЗ с более высокими (дополнительными) защитными свойствами и гигиеническими характеристиками, чем это предусмотрено в типовых нормах;
— предусмотреть выдачу СИЗ в большем объеме, чем установлено в типовых нормах, когда это необходимо по условиям труда;
— предусмотреть выдачу дополнительных СИЗ, не поименованных в типовых нормах;
— описать требования к конструктивным особенностям и стилю спецодежды, применению логотипа (фирменного знака).

Организация вправе сократить перечень обязательной к выдаче спецодежды (п. 17 Инструкции от 30.12.2008 N 209). Это возможно в том случае, когда в результате изменения технологии производства работ или, скажем, замены оборудования на более совершенное уменьшилось воздействие на работников вредных (опасных) производственных факторов или эти факторы вовсе исчезли. В такой ситуации виды СИЗ, полагающиеся по типовым нормам для защиты от таких факторов, можно не включать в нормы организации или предусмотреть в них как дежурные.
Подобное решение обязательно нужно согласовать:
— как со службой охраны труда организации (лицом, выполняющим соответствующие обязанности по охране труда),
— так и с профсоюзом или уполномоченными лицами по охране труда работников организации.

На затратные счета стоимость спецодежды списывают в тот момент и в той сумме, которые закреплены в учетной политике. Например:
— 100% стоимости СИЗ — при передаче в эксплуатацию (выдаче работнику);
— 100% стоимости СИЗ — при выбытии за непригодностью;
— 50% стоимости спецодежды — при выдаче работнику, 50% — при списании (или в другом соотношении, допустим 30 и 70, 10 и 90);
— ежемесячно пропорционально периоду носки и стоимости СИЗ — начиная с месяца их выдачи.
Можно воспользоваться любым из этих вариантов списания или разработать иной — целесообразный и приемлемый для организации (абз. 3 ч. 1 п. 3, абз. 5 п. 107 Инструкции от 12.11.2010 N 133).

В локальных актах можно установить нормы выдачи СИЗ в объеме большем, нежели предусмотрено в типовых нормах (п. 5, 10, 15, 16 Инструкции от 30.12.2008 N 209). При этом нужно исходить из особенностей производства (выполняемых работ), характера и условий труда. То есть таким образом организация при производственной необходимости повышает защиту своих работников от вредных (опасных) факторов, загрязнений, высоких или низких температур. А значит, выдачу подобных СИЗ в бухучете отражают в общем порядке: относят на затратные счета.

При расчете налога на прибыль расходы на спецодежду показывают в «учитываемых» затратах, если ее использование связано с производственной необходимостью. Закрепление в ЛПА собственных норм, превышающих типовые, осуществляется исходя из особенностей производства (выполняемых работ), характера и условий труда после комплексной оценки таких условий труда. Значит, если организация установила в ЛПА нормы выше, чем типовые, это вызвано производственной необходимостью. В таком случае затраты на выдачу СИЗ по нормам организации уменьшают прибыль к налогообложению. Причем за период, когда эти затраты показаны в бухучете, и в соответствующих суммах. В бухучете стоимость спецодежды списывается в порядке, закрепленном в учетной политике. Например, равномерно в течение сроков носки; 100% — при передаче в эксплуатацию; 100% — при выходе из строя (абз. 5 п. 107 Инструкции от 12.11.2010 N 133; п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170, ст. 171 НК).

В данной ситуации на момент выявления недостачи полная стоимость спецодежды списана в состав затрат. Поэтому НДС не восстанавливают (вопрос 4 письма МНС от 28.03.2017 N 2-1-10/00584).

На данный момент Инструкция N 209 не содержи каких-то ограничений на этот счет, и организация в общем порядке может передать СИЗ в собственность любому работнику, как и любые другие ТМЦ, по договорной стоимости (заключив гражданско-правовой договор купли-продажи или выдав зарплату в натуральной форме) (п. 1 ст. 424 ГК; ч. 2, 3 ст. 74 ТК).

Приобретенную или самостоятельно изготовленную спецодежду в бухучете приходуют на субсчет 10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» счета 10 «Материалы». Там ее учитывают до момента передачи в эксплуатацию (абз. 11 ч. 2, ч. 13 п. 16 Инструкции N 50).
Выдавая СИЗ персоналу, составляют бухзапись: Д-т 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» — К-т 10-10 (ч. 13, 14 п. 16 Инструкции N 50).

Б/у спецодежду выдают работнику в случае, если после предыдущего использования она не утратила необходимых свойств. Предварительно ее чистят и, если нужно, ремонтируют. Период дальнейшего использования такой спецодежды определяют в зависимости от процента износа (п. 42, 45 Инструкции N 209).
По б/у спецодежде, которая передается в дальнейшую эксплуатацию и на момент передачи еще имеет стоимость (т.е. не вся ее стоимость списана в процессе предыдущей эксплуатации), после повторной выдачи работнику продолжают начислять износ в общем порядке, установленном в учетной политике (допустим, ежемесячно или на момент списания в связи с полной непригодностью). По б/у спецодежде, которая на момент передачи уже не имеет стоимостной оценки, ведут только количественный учет.

Находящуюся у работников спецодежду инвентаризируют наряду с другими материалами не менее раза в год, причем по количеству и наименованию в местах их эксплуатации и хранения. Информацию можно заносить в групповую инвентаризационную опись. Форма такой описи не предусмотрена, ее надо разработать самостоятельно (абз. 3 ч. 1 п. 2, п. 5, абз. 2 ч. 1, ч. 2 п. 8, ч. 1, 2 п. 55 Инструкции N 180).