Ольга Васильевна Сбитнева, заместитель начальника
отдела надзора за соблюдением законодательства
о труде Минского областного управления
Департамента государственной инспекции труда
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Отпускная кампания в любой организации начинается в начале каждого календарного года.

Документом, определяющим порядок предоставления трудового отпуска каждому работнику, является график отпусков на календарный год.

При планировании трудовых отпусков наниматель может учесть мнение работников
о начале трудового отпуска, но вместе с тем обязан соблюдать требования законодательства о труде о порядке и сроках предоставления трудовых отпусков работникам.

В статье рассмотрены основные вопросы, связанные с предоставлением трудового отпуска, а также алгоритм его расчета на конкретных примерах.

Рабочий год. Смещение рабочего года

Для каждого работника со дня приема на работу определяется рабочий год, который по продолжительности равен календарному году.

Рабочий год – промежуток времени, равный по продолжительности календарному году (12 месяцев), но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу.
Отсчет каждого последующего рабочего года производится со следующего дня после истечения предыдущего <*>.

Причем наниматель должен предоставлять трудовые отпуска всем работникам независимо от должности, занятости и т.д.

Статьей 164 ТК определено, что в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается фактически отработанное время, к которому приравнено:
— время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста
трех лет;
— время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;
— время оплаченного вынужденного прогула;
— другие периоды, не отвечающие перечисленным условиям, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Периоды, включаемые в рабочий год, за который предоставляются дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый характер работы <*>, определяются Правительством Республики Беларусь <*>.

Согласно ст. 165 ТК в случае, если сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время, т.е. происходит смещение конца рабочего года на недостающий период вперед.

Таким образом, обеспечивается отработка работником полного рабочего года, дающего право на получение трудового отпуска. В данной ситуации, полагаем, целесообразно указать на смещение рабочего года в приказе (распоряжении) нанимателя.

График отпусков
Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, который согласовывается с профсоюзом (в случае его наличия), если такое согласование предусмотрено коллективным договором, и утверждается нанимателем.

При этом следует помнить, что график трудовых отпусков составляется на календарный год с учетом рабочего года каждого работника, утверждается не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.

График отпусков должен быть доведен до сведения всех работников.

Ознакомление с графиком отпусков может быть проведено под подпись, что обезопасит нанимателя в случае, если работник заявит о неознакомлении с графиком.

При планировании трудовых отпусков дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Таким образом, составление графика отпусков на текущий календарный год является законодательно определенной обязанностью нанимателя.

Следует отметить, что законодательством не установлена обязанность либо запрет на внесение нанимателем изменений и (или) дополнений в график трудовых отпусков.
В связи с этим, по мнению автора, наниматель вправе самостоятельно определить, вносить ли при необходимости такие изменения и (или) дополнения в график.

При приеме на работу новых работников трудовые отпуска им могут быть предоставлены по общему правилу не ранее чем через шесть месяцев со дня начала трудовой деятельности у нанимателя <*>. Однако ч. 2 ст. 166 ТК предусмотрены случаи, когда наниматель обязан предоставить трудовой отпуск до истечения шестимесячного срока.

Перенос или продление трудового отпуска
Право работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года предусмотрено ст. 171 ТК, содержащей исчерпывающий перечень оснований для переноса или продления трудового отпуска работника.

Так, трудовой отпуск может быть продлен или перенесен:
1. при временной нетрудоспособности работника;
2. при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
3. в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
4. при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
5. в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;
6. с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска <*>.

Законодательством не предусмотрен порядок оформления продления трудового отпуска. Указанное уведомление нанимателя, как правило, включает и просьбу о продлении или переносе трудового отпуска (его части) на определенный срок и может быть осуществлено как в письменной (в форме заявления), так и в устной форме. При этом целесообразно оформление именно в письменной форме, даже если изначально между работником и нанимателем была достигнута устная договоренность (например, если работник находится в больнице), которую также целесообразно письменно закрепить после выхода работника на работу.

Как правило, наниматель на основании полученного уведомления или устной договоренности оформляет продление или перенос трудового отпуска (его части) соответствующими приказами (распоряжениями).

В случае если указанные причины наступили во время трудового отпуска, то он продлевается на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная его часть переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года. А если они наступили до начала трудового отпуска — по желанию работника трудовой отпуск переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем <*>.

Приведем пример
Наниматель издал приказ о предоставлении трудового отпуска работнику. Работник был уведомлен о начале трудового отпуска за 15 календарных дней, однако до его начала заболел. Окончание периода временной нетрудоспособности неизвестно.

Работник обязан уведомить нанимателя о причине отсутствия на работе и времени продления отпуска, то есть в данной ситуации сообщить о времени наступления и окончания временной нетрудоспособности.

Таким образом, за несколько дней до начала отпуска нанимателю необходимо поинтересоваться у работника, будет ли листок временной нетрудоспособности закрыт до наступления трудового отпуска.
В случае если период временной нетрудоспособности будет продолжаться и при этом уже наступит дата начала трудового отпуска, то нанимателю следует отменить приказ о предоставлении работнику трудового отпуска.

В дальнейшем вопрос о предоставлении трудового отпуска будет решен по договоренности сторон с учетом желания работника о переносе отпуска на другое время текущего рабочего года.

Отзыв из отпуска. Компенсация неиспользованной части трудового отпуска

Довольно часто в силу производственных причин наниматель вынужден отзывать работников (например, руководителей структурных подразделений) из отпуска.

Главным условием отзыва из отпуска является согласие на то работника <*>.

Следует учитывать, что законодательно установлен запрет на отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также работников моложе 18 лет <*>.

Компенсировать неиспользованную часть отпуска можно следующим образом <*>:
— по договоренности между работником и нанимателем предоставить в течение текущего рабочего года;
— по желанию работника присоединить к отпуску за следующий рабочий год;
— по соглашению между работником и нанимателем компенсировать в денежной форме.

Если будет принято решение о присоединении оставшейся части отпуска к трудовому отпуску за следующий рабочий год, необходимо учитывать, что в текущем рабочем году работнику должно быть предоставлено не менее 14 календарных дней
отпуска <*>.

Кроме того, фактически может получиться, что отпуск будет разделен на три части. Однако в связи с тем, что такое разделение обусловлено производственной необходимостью, превышение установленного ч. 1 ст. 174 ТК количества частей отпуска не будет являться нарушением законодательства.

Приведем на конкретных примерах алгоритм расчета предоставления трудовых отпусков.

Пример 1
Работник принят на работу 01.10.2016. В марте 2017 г. он прогулял 3 дня, в феврале
2017 г. ему был предоставлен социальный отпуск без сохранения заработной платы
на 5 календарных дней.

Согласно графику отпусков на 2017 год работнику запланирован трудовой отпуск
с 01.04.2017. Поскольку он с момента приема на работу не отработал 6 месяцев, наниматель принял решение предоставить работнику трудовой отпуск пропорционально отработанному времени. Как рассчитать количество дней трудового отпуска пропорционально отработанному времени за рабочий год с 01.10.2016 по 30.09.2017
при условии, что общая продолжительность трудового отпуска работника составляет
32 календарных дня: основной отпуск 24 календарных дня + 7 календарных дней дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями
труда + 1 календарный день за работу по контракту?

Так, с 01.10.2016 по 31.03.2017 количество дней, включаемых в рабочий год работника, составляет:
в октябре 2016 г. – 31 календарный день;
в ноябре 2016 г. – 30 календарных дней;
в декабре 2016 г. – 31 календарный день;
в январе 2017 г. – 31 календарный день;
в феврале 2017 г. – 28 календарных дней (т.к. согласно нормам п. 3 ч. 1 ст. 164 ТК время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года, приравнивается к фактически отработанному времени и включается в рабочий год);
в марте 2017 г. – 28 календарных дней (исключаем из подсчета 3 дня прогула).

31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 28 = 179 календарных дней работник отработал за период
с 01.10.2016 по 31.03.2017.

179 календарных дней / 29,7 календарного дня (среднемесячное количество
дней) = 6,02 месяца (0,02 месяца x 29,7 календарного дня = 0,59 дня — остаток дней, составляющий менее 15 календарных дней, из подсчета исключается) = 6 месяцев.

32 календарных дня / 12 месяцев = 2,66 дня.

2,66 дня x 6 месяцев = 15,96 календарного дня (десятые, равные 0,5 и больше, округляются до 1 дня) = 16 календарных дней — продолжительность трудового отпуска пропорционально отработанному времени.

Пример 2
Работник был принят на работу 10.12.2015. Нанимателем в графике отпусков на 2016 год работнику трудовой отпуск был запланирован на август 2016 г. (без определения конкретной даты). По заявлению работника ему была предоставлена часть трудового отпуска продолжительностью 14 календарных дней в мае 2016 г., оставшаяся часть –
в декабре 2016 г. В графике отпусков на 2017 год трудовой отпуск запланирован на июль 2017 г. По заявлению работника часть трудового отпуска продолжительностью
10 календарных дней предоставлена в июне 2017 г. Когда наниматель обязан был предоставить оставшуюся часть трудового отпуска?

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем.

Статьей 170 ТК определена обязанность нанимателя по ежегодному предоставлению трудовых отпусков работникам, а также возможность его переноса.

Так, в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год. Причем оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

Вместе с тем согласно п. 6 ч. 1 ст. 171 ТК трудовой отпуск может быть перенесен или продлен с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.
Законодательством о труде допускается разделение трудового отпуска на части по договоренности между работником и нанимателем (на две части, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением), при этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней <*>.

На основании изложенного наниматель обязан предоставить работнику оставшуюся часть трудового отпуска до конца его рабочего года либо по желанию работника предоставить отпуск за пределами текущего рабочего года (отдельно или совместно с отпуском за следующий рабочий год).

Рабочий год работницы после выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

После выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет наниматель сталкивается с вопросом, необходимо ли ей смещать рабочий год.

В соответствии со ст. 165 ТК наниматель обязан сдвигать рабочий год на недостающее время, в том числе после выхода работника из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, в том случае, если сумма периодов, включаемых в рабочий год, составит менее 12 полных календарных месяцев.

Это связано с тем, что в рабочий год согласно п. 2 ч. 1 ст. 164 ТК не включается время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Приведем пример расчета рабочего года работницы после выхода ее из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет в целях предоставления трудового отпуска.

Рабочий год работницы — с 01.04.2014 по 31.03.2015. С 07.09.2014 по 12.06.2017 работница находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста
трех лет.

Начало нового рабочего года с учетом смещения можно определить следующим образом:
1) определяем количество календарных дней с дня начала рабочего года до дня предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
(с 01.04.2014 по 06.09.2014): 30 (апрель 2014 г.)+ 31 (май 2014 г.) + 30 (июнь 2014 г.)
+ 31 (июль 2014 г.) + 31 (август 2014 г.) + 6 (сентябрь 2014 г.) = 159 календарных дней;
2) подсчитываем количество дней, которое необходимо отработать до полного рабочего года (12 месяцев): 365 календарных дней (количество дней в 2014 году) —
159 календарных дней = 206 календарных дней;
3) определяем дату окончания рабочего года: 13.06.2017 (дата выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет) + 206 календарных дней = 05.01.2018.
Таким образом, новый рабочий год работницы с учетом его смещения на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет — с 01.04.2014
по 05.01.2018.