Отпускной период — один из самых напряженных для кадровиков. Нужно не только вовремя уведомить работников о начале трудового отпуска, но и правильно и своевременно подготовить необходимые документы. Рассмотрим оформление отпусков работников.

График отпусков

Отпускная кампания начинается для нанимателя еще зимой. Это обусловлено тем, что каждый год не позднее 5 января в организации должен быть утвержден график отпусков <*>.

На заметку
Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом.

До утверждения нанимателем график отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, но только если это предусмотрено коллективным договором.

При составлении графика нанимателю необходимо:

— учесть мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;

— определить очередность трудовых отпусков в соответствии с нормами законодательства. Ведь некоторые категории работников имеют право на предоставление им отпуска в летнее время либо в другое удобное для них время или определенный период <*>.

В законодательстве нет обязательной формы графика отпусков. Есть только рекомендованная в УСОРД. Ее чаще всего и используют. Вместе с тем наниматель может дополнить рекомендованную форму графика отпусков или разработать свою. Тогда он самостоятельно определяет содержание графика.

Как правило, в графике отпусков указывается месяц, в котором работнику предоставляется отпуск, без даты его начала. Но вместо месяца можно проставить планируемую дату начала отпуска. Также иногда в графике указывают количество дней отпуска каждого работника, приходящееся на каждую часть отпуска, если он делится на части, или же даты начала и окончания каждой части отпуска.

График отпусков необходимо довести до сведения всех работников <*>. Для этого, например, в форму графика можно включить отдельную графу, в которой работники смогут собственноручно проставлять отметки об ознакомлении с ним.

Уведомление работника о начале отпуска

Наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска вне зависимости от того, указана в графике конкретная дата начала отпуска или нет. Срок такого уведомления — не позднее чем за 15 календарных дней до даты начала трудового отпуска <*>. Способ уведомления оставлен на усмотрение нанимателя. На наш взгляд, уведомлять лучше в письменной форме. Тогда при необходимости наниматель сможет доказать, что свою обязанность в этой части он выполнил.

Если в графике указана конкретная дата начала отпуска, то требовать от работника заявление о предоставлении отпуска не стоит. Ведь в данном случае такое заявление, по сути, будет дублировать то, о чем стороны уже договорились.

Если же в графике указан только месяц предоставления отпуска, а дата его начала не определена, то нужно, чтобы работник заблаговременно написал заявление на трудовой отпуск. В заявлении ему следует указать дату начала отпуска. Срок подачи заявления на отпуск законодательством не установлен. На практике работник подает такое заявление, как правило, за две недели до даты начала отпуска. Также целесообразно затребовать от работника соответствующее письменное заявление, если очередной отпуск по его просьбе предоставляется работнику в другое время.

Обратите внимание!
Если трудовой отпуск предоставляется работнику в индивидуальном порядке (не по графику отпусков), о чем работник и наниматель заранее договорились, то нанимателю не надо уведомлять работника о начале отпуска <*>.

Уведомить работника о дате начала отпуска можно следующими способами:

— направить ему отдельный документ — уведомление;

— ознакомить его с приказом, иным распорядительным документом (распоряжением, решением) о предоставлении отпуска или запиской об отпуске под подпись.

Оформление приказа о предоставлении отпуска

Как правило, предоставление трудового отпуска оформляется приказом либо иным распорядительным документом (распоряжением, решением). Указанный документ от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо <*>. Им может быть, например, заместитель директора по кадровой работе.

На заметку
Уполномоченное должностное лицо нанимателя — руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством.

Приказ о предоставлении отпуска должен быть оформлен в соответствии с требованиями делопроизводства <*>. При составлении приказа можно воспользоваться рекомендованной формой из УСОРД.

В приказе стоит отразить следующие сведения:

— Ф.И.О., должность (профессию) работника, которому предоставляется трудовой отпуск, наименование структурного подразделения, в котором он работает;

— количество предоставляемых календарных дней отпуска;

— указание на составные части трудового отпуска с продолжительностью (например, основной отпуск — 24 календарных дня, дополнительный отпуск за работу по контракту — 5 календарных дней, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня);

— даты нахождения работника в трудовом отпуске;

— рабочий год, за который трудовой отпуск предоставляется.

Образец приказа на отпуск (извлечение):

«О предоставлении трудового

отпуска

ПРЕДОСТАВИТЬ:

КОРОЛЕВОЙ Наталье Михайловне, юрисконсульту юридического отдела, трудовой отпуск продолжительностью 32 календарных дня с 30.03.2020 по 02.05.2020 включительно за рабочий год с 09.07.2019 по 08.07.2020, в том числе:

основной отпуск — 24 календарных дня;

дополнительные отпуска:

поощрительный за работу по контракту — 5 календарных дней;

за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня.

 

Основание: 1. График отпусков от 26.12.2019 N 9.
2. Контракт от 09.07.2015 N 41″.

После издания приказа о предоставлении трудового отпуска наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Оформление записки об отпуске

Помимо приказа предоставление отпуска может быть оформлено запиской об отпуске. Наниматель вправе самостоятельно выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска — приказ либо записку.

Как и приказ, записку об отпуске от имени нанимателя подписывает уполномоченное им должностное лицо <*>.

Законодательство содержит примерную форму записки об отпуске. Наниматель вправе, но не должен придерживаться ее. В любом случае в записке об отпуске целесообразно отразить те же сведения, что предлагает к заполнению примерная ее форма. Они аналогичны тем, которые мы рекомендовали для указания в приказе о предоставлении отпуска.

Образец записки об отпуске (извлечение):

«Круглик Елене Вячеславовне

Производственный отдел

Мастер, таб. N 23423

Предоставляется:

1. Трудовой отпуск за рабочий год с «9» июля 2019 г. по «8» июля 2020 г. на 28 календарных дней, в том числе:

1.1. основной отпуск — 24 дня;

1.2. дополнительный отпуск:

в соответствии с абз. 2 п. 3 ч. 1 ст. 261-2 Трудового кодекса Республики Беларусь — 4 дня.

Отпуск предоставляется с «6» апреля 2020 г. по «5» мая 2020 г.».

Отпускные

За все календарные дни трудового отпуска наниматель обязан выплатить работнику средний заработок, так называемые отпускные <*>. Отпускные выплачиваются не позднее чем за два дня до начала отпуска <*>. При этом не имеет значения, какой вид трудового договора заключен с работником. Невыплата отпускных в установленный срок либо выплата их позже является нарушением законодательства о труде. За такое нарушение наниматель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа <*>.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex