Работники, использующие свои транспортные средства для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК). Соглашением между работником и организацией может быть предусмотрено, что определенные эксплуатационные расходы при использовании автомобиля для нужд организации, например расходы на топливо, несет сама организация. Рассмотрим, как организации оформить и учесть списание топлива, приобретенного за ее счет и израсходованного при эксплуатации транспортного средства работника в целях, связанных с производством и (или) реализацией товаров (продукции, работ, услуг). Для обеспечения заправки автомобиля организация выдает работнику топливную карту либо работник приобретает топливо как подотчетное лицо. Топливо для эксплуатации транспортного средства в личных целях работник приобретает самостоятельно. Применяется общеустановленная система налогообложения. Использование автомобиля при направлении работника в командировку не рассматривается.

1. Документальное оформление эксплуатации автомобиля и расхода топлива

Чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете стоимость топлива, использованного для эксплуатации транспортного средства работника, используемого им для нужд организации, хозяйственную операцию следует надлежащим образом оформить документально.

Ранее МНС разъясняло, что расходы организации на топливо для эксплуатации транспортного средства работника, используемого им для нужд организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, при соблюдении определенных условий (Письмо N 2-2-9/1632):

— в документально оформленном соглашении между организацией и работником по использованию им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя определен в том числе порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;

— факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца-работника, документально подтвержден;

— использование работником своего транспортного средства для нужд нанимателя связано с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав организацией-нанимателем.

Полагаем, в настоящее время применяется тот же подход. Перечисленные условия важны и для определения содержания хозяйственной операции в целях бухучета.

Документ, который подтверждает работу транспортного средства (далее — путевой лист), необходим для правильного списания топлива и при использовании собственных автомобилей организации. Его форму и правила оформления организация определяет самостоятельно. Транспортным документом он не является (абз. 2 подп. 4.5 Декрета N 7).

При определении формы путевого листа на личные автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя, и заполнении такой формы нужно принять во внимание особенности использования таких транспортных средств:

1) транспортное средство не передается организации. В нерабочее время работник может использовать и, как правило, использует свой автомобиль и для личных нужд. В то же время для расчета нормируемой величины расхода топлива необходимы сведения о пройденном автомобилем расстоянии при его использовании для нужд организации (расход по норме определяют, в частности, для определения расходов на топливо, которые можно учесть при налогообложении прибыли). Следовательно, необходимо зафиксировать показания одометра транспортного средства на начало и конец каждого периода использования автомобиля работника для нужд организации. Таким периодом может быть рабочий день. Но данный период может быть и короче. К примеру, когда работник использует автомобиль в личных целях в обеденный перерыв. Далее условно будем называть период, в течение которого автомобиль используется только в интересах организации, рабочим днем.

Показания одометра на конец одного периода использования автомобиля для нужд организации и на начало следующего не совпадают, поскольку в промежутке работник использует транспортное средство для собственных целей;

2) в бак транспортного средства заправляется:

— топливо, приобретенное за счет организации и предназначенное для эксплуатации автомобиля для нужд организации (далее — топливо организации);

— топливо, приобретенное работником для эксплуатации автомобиля в личных целях (далее — топливо работника).

Для организации активом является топливо организации. В то же время в баке автомобиля обычно находится как топливо организации, так и топливо работника: заправку топливом организации с использованием этого топлива при эксплуатации автомобиля для нужд организации и заправку топливом работника с использованием этого топлива при эксплуатации автомобиля для нужд работника затруднительно полностью обособить друг от друга.

Поэтому организации следует определить механизм разделения в учетных целях топлива работника и топлива организации. По мнению автора, для достоверного определения величины расхода топлива организации и остатка топлива организации величину расхода топлива организации следует определять за каждый рабочий день. Напомним, что под рабочим днем в рамках данного материала понимается период, в течение которого автомобиль используется только в интересах организации. Следовательно, в этот временной промежуток топливо организации расходуется только на эксплуатацию транспортного средства для нужд этой организации, а топливо работника не должно использоваться. Можно предложить следующий вариант:

— рассчитывается количество израсходованного топлива организации за каждый рабочий день;

Для получения сведений, необходимых для данного расчета, в путевом листе следует фиксировать сведения об остатке топлива в баке автомобиля на начало и конец рабочего дня;

— расход топлива организации за календарный месяц определяется суммированием расхода топлива за рабочие дни, входящие в этот месяц;

— остаток топлива организации в баке транспортного средства на конец рабочего дня или на конец календарного месяца определяется расчетным образом.

Указывать ли в путевом листе расчетные данные об остатке топлива организации в баке, субъект хозяйствования определяет самостоятельно;

— анализируется полученный результат определения величины остатка топлива организации. В частности, отрицательное значение показателя может говорить о том, что какая-то часть фактически заправленного в бак топлива организации не принята в расчет. Величина остатка топлива организации не должна быть больше, чем общая величина остатка топлива в баке, зафиксированная в путевом листе: общий остаток включает в себя также остаток топлива работника. Превышение величины остатка топлива организации над величиной общего остатка топлива в баке может говорить об использовании работником топлива организации при эксплуатации автомобиля в личных целях.

Помимо сведений о пробеге и расходе топлива организации следует документально подтвердить цель использования автомобиля, то есть связь с производством и (или) реализацией продукции, товаров, работ, услуг, имущественных прав.

Учитывать необходимые сведения об использовании автомобиля работника для нужд организации можно не только в отдельных путевых листах, заполняемых по каждому автомобилю, но и, например, в журналах использования автомобилей работников в служебных целях, в которых отражаются данные по всем таким автомобилям. Подходящий для себя способ организация определяет самостоятельно.

Путевой лист может не содержать всех обязательных для ПУД сведений. Например, в нем могут отсутствовать стоимостные показатели. Тогда ПУД следует составить дополнительно, так как именно на основании ПУД хозяйственная операция (в данном случае — расходование топлива) отражается в бухучете. Напомним, затраты для целей налогообложения прибыли по общему правилу определяются на основании документов бухучета (при необходимости — посредством расчетных корректировок) (абз. 15 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З; ч. 1 п. 1 ст. 169 НК).

С 2023 г. законодательство по бухучету не устанавливает необходимости ежемесячного подтверждения актом снятия остатков данных о наличии остатка топлива в баках транспортных средств на конец отчетного месяца, учтенных на счете 10 «Материалы». Организация вправе предусмотреть составление подобных актов, но такой обязанности у нее нет.

2. Нормы расхода топлива

Расход топлива для автомобилей по общему правилу нормируется, в том числе для целей налогообложения прибыли. При этом нормы расхода топлива устанавливает руководитель организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром) (подп. 1.1 постановления N 470, подп. 1.2 ст. 171 НК).

Каких-либо исключений в отношении топлива организации, используемого при эксплуатации автомобиля работника для нужд организации-нанимателя, не установлено. Руководитель в данной ситуации устанавливает нормы расхода топлива в общем порядке.

Отметим, установление норм расхода топлива не дает организации права списывать топливо исходя из расстояния, пройденного автомобилем работника при использовании в интересах нанимателя, и этих норм без учета фактического расхода топлива.

3. Отражение израсходованного топлива организации в бухучете и при налогообложении прибыли

В бухучете стоимость топлива организации, фактически израсходованного на эксплуатацию автомобиля работника для нужд организации, связанных с процессами производства либо реализации товаров (продукции, работ, услуг), отражается записью по дебету счета учета затрат на производство, расходов на реализацию и кредиту счета 10 «Материалы» в зависимости от конкретного направления использования транспортного средства (п. 16, 22, 23, 26, 27, 28 и 35 Инструкции N 50; абз. 2 п. 13 Инструкции N 102).

При исчислении налога на прибыль стоимость указанного топлива организации включается в нормируемые затраты. При этом расход топлива принимается в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром) (подп. 1.2 ст. 171 НК).