Работник при выполнении трудовых обязанностей может использовать свой личный автомобиль. При этом возможна ситуация, когда организация дополнительно к сумме компенсации возмещает работнику суммы, затраченные им на ремонт этого транспортного средства. Рассмотрим, как организации отразить соответствующие операции в бухгалтерском и налоговом учете при УСН и ОСН, а также при исчислении страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

1. Расходы на ремонт транспортного средства, принадлежащего работнику и используемого в интересах организации

Работник, использующий при выполнении своих трудовых обязанностей принадлежащий ему автомобиль для нужд организации-нанимателя, имеет право на получение компенсации за износ (амортизацию) этого транспортного средства. Размер и порядок ее выплаты определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

Обязанности производить ремонт автомобиля у организации нет. Трудовое законодательство не предусматривает в данном случае и необходимости возмещать работнику стоимость ремонта транспортного средства, однако в соглашении о выплате компенсации за износ (амортизацию автомобиля) можно предусмотреть и такую дополнительную выплату (ч. 3 ст. 7 ТК). При этом целесообразно определить конкретные условия ее осуществления.

2. Возмещение расходов на ремонт при налогообложении и исчислении страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах

Подоходный налог. Полученные работником от организации доходы являются объектом налогообложения подоходным налогом. При определении налоговой базы учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Возмещение в данной ситуации относится к доходам в денежной форме (п. 1 ст. 196, ч. 1 п. 1 ст. 199 НК).

Отдельные виды доходов плательщика не являются объектом налогообложения подоходным налогом (п. 2 ст. 196 НК). Возмещение работнику стоимости ремонта его автомобиля, используемого для нужд нанимателя, среди них не поименовано.

Некоторые доходы освобождаются от подоходного налога. В частности — все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совмина компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих плательщику), в том числе связанных с возмещением расходов, связанных с исполнением плательщиком трудовых обязанностей (абз. 1 и  7 ч. 1 п. 4 ст. 208 НК). Рассматриваемое возмещение законодательными актами либо постановлениями Совмина не предусмотрено, освобождение по данной норме не применяется.

Однако в данном случае можно применить п. 23 ст. 208 НК, в соответствии с которым освобождаются от подоходного налога не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей доходы, в том числе в виде материальной помощи, подарков и призов, оплаты стоимости путевок (за исключением доходов, указанных в пунктах 14, 29 и 30 ст. 208 НК), полученные:

— от организаций и ИП, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в том числе полученные пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у ИП, — в размере, не превышающем 2272 бел. руб., от каждого источника в течение налогового периода. Эта норма не применяется в отношении доходов, указанных в п. 24 ст. 208 НК;

— иных организаций и ИП (кроме доходов, указанных в п. 38 ст. 208 НК) — в размере, не превышающем 150 бел. руб., от каждого источника в течение налогового периода.

Данной льготы может быть недостаточно. Например, если ремонт оказался дорогостоящим или работник получал от организации в течение года иные доходы, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей. Тогда следует принять во внимание, что при определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы и налоговая база для доходов, облагаемых по ставке 13%, определяется за каждый календарный месяц налогового периода как денежное выражение таких доходов, подлежащих налогообложению, уменьшенных на сумму налоговых вычетов. Для рассматриваемых доходов по общему правилу применяется ставка подоходного налога в размере 13% (п. 1, ч. 1 п. 3 ст. 199, п. 1 ст. 214 НК).

Страховые взносы в ФСЗН. Объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь для работодателей и работающих граждан по общему правилу являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем N 115, но не выше пятикратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются страховые взносы в ФСЗН (абз. 2 ст. 2 Закона N 138-XIII).

В частности, страховые взносы в ФСЗН не начисляются на компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в главе 9 ТК (п. 3 Перечня N 115). Как упоминалось выше, ст. 106 ТК предусмотрена только компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства.

Взносы не начисляются на суммы средств работодателя, направленные на осуществление хозяйственной деятельности организации.

По разъяснениям специалиста ФСЗН, на суммы возмещения работнику расходов на ремонт его автомобиля, используемого для нужд нанимателя, страховые взносы в ФСЗН не начисляются. При этом расходы работника должны быть документально подтверждены.

Страховые взносы в Белгосстрах. Объектом для начисления страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний являются выплаты всех видов, начисленные в пользу работника по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем N 115 (абз. 2 п. 272 Положения N 530,  ч. 1 п. 2 Положения N 1297).

По разъяснениям специалиста Белгосстрах, возмещение работнику понесенных им расходов на ремонт автомобиля, используемого в интересах нанимателя, облагается страховыми взносами в Белгосстрах. Такие расходы рассматриваются как напрямую не связанные с использованием работником автомобиля в служебных целях, т.е. возникающие вне зависимости от того, используется работником автомобиль в служебных целях или нет.

НДС. Объекта налогообложения НДС при возмещении работнику стоимости ремонта его автомобиля, используемого для нужд организации, не возникает (ст. 115, п. 3 ст. 120 НК).

Налог на прибыль. Расходы на ремонт в данной ситуации представляется затруднительным связать с использованием автомобиля для нужд нанимателя, поскольку:

— права владения и пользования автомобилем в данной ситуации остаются за работником и к организации не переходят. Такая схема использования имущества работника предполагает, что в нерабочее время физлицо продолжает использовать автомобиль для личных нужд. Соответственно, необходимость ремонта возникнет вне зависимости от того, будет ли автомобиль использоваться в интересах нанимателя;

— работнику выплачивается компенсация за износ (амортизацию) транспортного средства. Это, на взгляд автора, предполагает, что вследствие износа может потребоваться ремонт, расходы на который уже заложены в компенсацию.

Полагаем, возмещение стоимости ремонта носит в данной ситуации характер дополнительной выплаты работнику. С учетом изложенного сумма возмещения включается в затраты, не учитываемые при налогообложении прибыли. Отметим, что сама сумма компенсации за время, когда автомобиль использовался в предпринимательской деятельности организации, учитывается при налогообложении прибыли в составе прочих нормируемых затрат, если работа данного сотрудника не носит разъездной характер, а при разъездной работе — в затратах по производству и реализации (подп. 1.3 ст. 173, подп. 2.7 ст. 171, п. 1 ст. 170 НК).

Страховые взносы в Белгосстрах, начисляемые на сумму возмещения стоимости ремонта, учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов (подп. 3.34 ст. 175 НК).

УСН. Расходы организации при определении налоговой базы налога при УСН не учитываются (п. 1 ст. 328 НК).

3. Бухучет возмещения расходов на ремонт автомобиля работника

Расчеты с работником по сумме причитающегося ему возмещения отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (ч. 1 п. 57 Инструкции N 50).

Как упоминалось ранее, затраты на возмещение стоимости ремонта автомобиля в рассматриваемой ситуации не связаны напрямую с его использованием для нужд организации и носят характер дополнительной выплаты работнику. Указанную сумму относят в состав прочих расходов по текущей деятельности (абз. 6 ч. 1 п. 2, абз. 19 п. 13 Инструкции N 102).

Данные расходы не соотносятся с доходами и отражаются на субсчете 90-10 в том периоде, когда они были произведены. С учетом принципов начисления, правдивости и осмотрительности рассматриваемые расходы, по мнению автора, следует признать на тот момент, когда у организации возникло обязательство перед работником по возмещению ему расходов на ремонт автомобиля. Полагаем, такая дата определяется с учетом закрепленного в соглашении между работником и нанимателем порядка возмещения. Например, если соглашением установлено, что достаточно заявления работника с приложением подтверждающих документов, расходы признаются на дату представления работником такого заявления. Если требуются дополнительные действия, к примеру, визирование лицом, на которого возложена обязанность провести определенную проверку представленных работником документов, — на дату, когда все необходимые действия выполнены, и т.д. (абз. 17 ст. 1, п. 4, 6 и 8 ст. 3 Закона N 57-З; ч. 2 п. 32 Инструкции N 102).

Хозяйственная операция по общему правилу отражается на основании первичного учетного документа (абз. 13 ст. 1, п. 1 ст. 10 Закона N 57-З).

Расчеты по страховым взносам в Белгосстрах организация отражает на субсчете 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию». Сумма взносов относится в дебет того же счета, что и сумма выплат работнику, на которые она начислена. То есть в дебет субсчета 90-10 (ч. 5 и 6 п. 59 Инструкции N 50).

4. Ситуация из практики. Возмещение работнику интернет-магазина затрат на ремонт личного автомобиля, используемого для доставки товаров покупателям

Работник торговой организации (интернет-магазина) по соглашению с нанимателем использует свой автомобиль при доставке заказов покупателям. По соглашению с организацией помимо компенсации за износ (амортизацию) транспортного средства организация возмещает ему стоимость ремонта на основании заявления работника и подтверждающих документов. В соглашении установлены виды ремонта, затраты на которые подлежат возмещению, а также максимальная сумма возмещения за год. Установлено, что представленные работником документы проверяются ответственным лицом на соответствие предмету соглашения — и при положительных результатах такой проверки работнику выплачивается сумма возмещения.

В мае 2021 года работник обратился за возмещением расходов на ремонт тормозной системы автомобиля в сумме 100 руб. с приложением подтверждающих документов. Представленные документы проверены ответственным лицом и в этом же месяце на счет работника, к которому открыта банковская платежная карточка, перечислена сумма возмещения в размере 100 руб.

Организация является для работника основным местом работы. Общая сумма полученных от организации в 2021 году доходов, не являющихся вознаграждениями за исполнение трудовых или иных обязанностей (с учетом суммы возмещения), не превысила 2272 руб. В связи с этим сумма возмещения освобождается от подоходного налога в полном объеме.

Страховые взносы в Белгосстрах исчисляются по ставке 0,6%, скидки (надбавки) отсутствуют (условно). Перечисление взносов не рассматривается.

Организация применяет общеустановленную систему налогообложения.

В учете делают записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Включена в прочие расходы по текущей деятельности причитающаяся работнику сумма возмещения ремонта автомобиля <*>	90-10	73	100
Начислены страховые взносы в Белгосстрах <**> (100 руб. х 0,6%)	90-10	76-2	0,6
Перечислена работнику сумма возмещения	73	51	100
————————— <*> Не учитывается при налогообложении прибыли. <**> Включается во внереализационные расходы.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex