Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста N 41 утверждена УСОРД, а также Положение о ведении УСОРД. Этим же приказом признаны утратившими силу приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста N 25, утвердивший предыдущую УСОРД, и приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста N 16, которым в нее были внесены изменения и дополнения.

УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов (УФД), рекомендуемых для применения в деятельности организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации). УФД, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимально необходимый состав реквизитов соответствующих документов.

УСОРД не содержит всего разнообразия организационно-распорядительных документов (ОРД), которые создаются в деятельности различных организаций в процессе реализации ими распорядительной, организационной, исполнительной и контрольной функций управления. Это обусловлено тем, что не все управленческие документы поддаются унификации. Унифицированы могут быть лишь документы, создаваемые в однотипных (повторяющихся) ситуациях. Документы, создаваемые при решении оригинальных задач, не имеющих аналогов, унификации не поддаются.

УСОРД не является статичным документом. В целях обеспечения методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения УСОРД БелНИИДАД разрабатывает и осуществляет ведение УФД, включенных в УСОРД. Это предполагает разработку предложений о внесении изменений в НПА по вопросам, касающимся УСОРД, разработку предложений о внесении изменений и дополнений в действующие УФД, включенные в УСОРД, исключении устаревших УФД из УСОРД, разработку новых УФД и включение их в УСОРД, разработку предложений о внесении изменений и дополнений в ОКРБ 010-95, в который УСОРД включена отдельным разделом <*>.

С момента утверждения предыдущей УСОРД она получила широкое практическое применение в управленческой деятельности организаций, способствуя оптимизации процессов документирования и в целом совершенствованию документационного обеспечения управления. Однако за истекший период произошли существенные изменения в законодательстве и практике документирования управленческой деятельности. В частности, был утвержден СТБ 6.38-2016, существенные изменения внесены в ТК (вступили в силу с 28 января 2020 г.). Также широкое применение в управленческой деятельности получили новые информационные технологии.

На этом основании БелНИИДАД была разработана новая УСОРД. Рассмотрим наиболее значимые изменения по сравнению с предыдущей.

В УСОРД скорректированы состав и содержание УФД первых трех подсистем УСОРД: «Документация по созданию организации», «Документация по реорганизации организации», «Документация по ликвидации организации».

При разработке этих подсистем был проанализирован ГК, ряд иных кодексов и законов. Было установлено большое разнообразие организационно-правовых форм и их разновидностей, а также норм законодательства, регулирующих деятельность организаций различных форм. Это разнообразие обуславливает отличия как в составе, так и в содержании видов документов, которыми оформляются процессы создания, реорганизации и ликвидации организаций, а также приватизации государственных организаций.

Согласно действующему законодательству, регламентирующему вопросы создания, реорганизации, ликвидации субъектов хозяйствования, единый вид документа, который должен использоваться для документирования соответствующего решения, не определен. В НПА, как правило, содержится лишь указание на то, что для создания, реорганизации, ликвидации организации той или иной организационно-правовой формы необходимо, чтобы учредители (участники) приняли такое решение. Исходя из функционального назначения различных видов документов решение собственника имущества может оформляться такими видами документов, как приказ, протокол, решение.

В то же время в отдельных НПА конкретизирован порядок создания, реорганизации, ликвидации определенных видов субъектов хозяйствования, а также определен вид документа, используемого для документирования соответствующего решения собственника имущества. Например, решение учредительного собрания хозобщества (в том числе о создании, реорганизации, ликвидации организации) оформляется протоколом, подлежащим подписанию всеми учредителями хозобщества <*>.

В результате анализа законодательства, а также документов, в которых зафиксированы решения о создании, реорганизации, ликвидации организаций (на основе архивных фондов, хранящихся в ГУ «Минский городской архив», иных источников), был сделан вывод, что при документировании, например, решения о создании юридического лица применяется следующий порядок:

— если решение о создании организации принимается двумя и более учредителями, то такое решение фиксируется в протоколе собрания учредителей (учредительного съезда, конференции, общего собрания или иного учредительного собрания);

— если решение о создании организации принимает собственник имущества (учредитель, участник), то оно закрепляется в таком документе, как решение.

Соответствующим образом в УСОРД уточнены состав и содержание унифицированных форм распорядительных документов по созданию, реорганизации, ликвидации организаций.

Из подсистемы «Документация по созданию организации» УСОРД исключены следующие УФД:

«Письмо об изготовлении печатей и штампов»;

«Положение об организации»;

«Устав организации».

Форма письма об изготовлении печатей и штампов исключена на основании Декрета N 1. В п. 22 Положения о госрегистрации, утвержденного указанным Декретом, ранее было установлено, что получения специальных разрешений на изготовление печатей (штампов) не требуется. В связи с этим постановлением МВД N 369 было признано утратившим силу постановление МВД N 157, которым была утверждена Инструкция о порядке изготовления, хранения и уничтожения печатей и штампов. А согласно ч. 1 п. 36 указанной Инструкции изготовление печатей с изображением Государственного герба, простых печатей круглой формы осуществлялось предприятиями при наличии у заказчика соответствующего разрешения органов внутренних дел или регистрирующего органа либо без наличия такого разрешения в случаях, предусмотренных актами законодательства.

В то же время постановлением МВД N 189 была утверждена Инструкция о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба. В соответствии с п. 7 данной Инструкции организации изготавливают печати с изображением Государственного герба без получения разрешений на право изготовления печатей. Для изготовления печатей с изображением Государственного герба, в том числе в связи с их износом или изменением наименования организации, организации представляют в штемпельно-граверную мастерскую также заявление, подписанное руководителем организации, с указанием оснований обращения за изготовлением печатей с изображением Государственного герба.

На этом основании вместо письма об изготовлении печатей и штампов в подсистему «Документация по созданию организации» УСОРД включена УФД «Заявление об изготовлении печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Юридическое лицо действует на основании устава или учредительного договора. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается собственником имущества (учредителями, участниками). ГК, иными законодательными актами может устанавливаться иной порядок утверждения уставов юридических лиц. Актами Президента может быть предусмотрено утверждение положений, на основании которых действуют соответствующие юридические лица <*>.

В п. 3 ст. 120 ГК указано, что особенности правового положения отдельных видов государственных и иных учреждений определяются законодательством. Так, Совмин утверждает в установленном порядке положения о подчиненных ему республиканских органах государственного управления, положения о департаментах подчиненных ему республиканских органов государственного управления, если иное не установлено Президентом <*>.

Данные положения являются НПА и оформляются в соответствии с требованиями нормотворческой техники, установленными в главе 4 Закона о НПА и в приложении к нему.

Одним из специфичных организационных документов является также устав организации.

Устав — это НПА, определяющий статус государственного органа (организации) либо порядок осуществления деятельности в определенной сфере общественных отношений <*>.

Помимо нормотворческих органов уставы создаются и для организации деятельности юридических лиц <*>.

В оформлении устава также есть свои нюансы. Отличительной особенностью его оформления является наличие титульного листа, на котором на белорусском и русском языках указывается название вида документа (СТАТУТ, УСТАВ), полное наименование организации, включая ее организационно-правовую форму, сокращенное наименование организации (при наличии). В левом верхнем углу титульного листа на уровне реквизита «Гриф утверждения» проставляется отметка о государственной регистрации (штамп), в нижней части — место и год составления, например: «Минск, 2020».

Для уставов объединений предусмотрены следующие требования. Страницы устава должны быть пронумерованы. На титульной странице устава отмечаются сведения о том, кем (название полномочного органа) и когда принят устав, а также учиняется отметка о государственной регистрации объединения <*>.

Устав вместе с титульным листом должен прошиваться и скрепляться с оборотной стороны печатью регистрирующего органа и подписью уполномоченного должностного лица.

Практически не поддается унификации текст устава, что обусловлено спецификой и разноплановостью организационного устройства, сфер деятельности различных организаций.

Указанные особенности положений об организации и уставов организации позволили сделать вывод о невозможности и нецелесообразности унификации соответствующих форм документов, в связи с чем они исключены из УСОРД.

При анализе подсистемы «Документация по ликвидации организации» УСОРД было установлено, что НПА, регламентирующие вопросы ликвидации организаций, не предполагают составление акта о ликвидации организации.

Собственник имущества (учредители, участники) либо орган юридического лица, принявшие решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора), распределяют обязанности между председателем и членами ликвидационной комиссии (в случае назначения ликвидационной комиссии), устанавливают в соответствии с законодательством порядок и сроки ликвидации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица. Комиссия от имени ликвидируемого юридического лица выступает в суде <*>.

После завершения расчетов с кредиторами ликвидационная комиссия (ликвидатор) составляет ликвидационный баланс, который утверждается собственником имущества (учредителями, участниками) юридического лица или органом, принявшим решение о ликвидации юридического лица, если иное не установлено законодательными актами <*>.

Форма окончательного ликвидационного баланса законодательством не установлена. На практике он составляется по форме бухгалтерского баланса в соответствии с приложением 1 к Национальному стандарту бухучета. Окончательный ликвидационный баланс отражает активы, оставшиеся после всех расчетов ликвидируемой организации, их стоимость, состояние и т.п., а также является основным документом, подтверждающим факт ликвидации организации, особенности ликвидации организации <*>.

На этом основании УФД «Акт о ликвидации организации» из УСОРД исключена.

Из УСОРД исключены также УФД по приватизации государственных организаций. Это обусловлено тем, что в настоящее время законодательство допускает различные способы приватизации, сопровождаемые на практике созданием различных видов документов. Значительное количество форм документов утверждено уполномоченными на это органами. Например, постановлением Госкомимущества N 18 утверждены следующие формы документов: протокол учредительного собрания открытого акционерного общества <*> приказ о создании открытого акционерного общества в процессе преобразования республиканского унитарного предприятия <*>, приказ о передаче государственного имущества республиканского унитарного предприятия в уставный фонд открытого акционерного общества, создаваемого с участием другого, кроме государства, учредителя <*>. Решением Мингорисполкома N 2197 утверждена форма решения о создании открытого акционерного общества в процессе преобразования коммунального унитарного предприятия <*>.

Анализ показал, что УФД, включенные в предыдущую УСОРД, отражали весьма небольшой спектр реально создаваемых в процессе приватизации документов, а сами формы в большинстве своем не соответствовали нормативным требованиям и реальной практике документирования процессов приватизации. При этом утверждаемые уполномоченными органами формы документов чаще всего представляют собой связанный комплекс, включающий документы не только системы ОРД, но и иных систем (финансовой, отчетной и др.).

Необходимо отметить, что в современном белорусском обществе процессы приватизации государственных предприятий становятся все более динамичными и приобретают особую актуальность. Состав и формы отражающих эти процессы документов подвержены периодическому изменению, что обусловлено частым внесением изменений в различные НПА, регламентирующие процессы приватизации и порядок их документирования.

Претерпела изменения и подсистема «Документация по распорядительной деятельности организации» УСОРД. В нее дополнительно включены следующие УФД: «Приказ по административно-хозяйственным вопросам», «Распоряжение по административно-хозяйственным вопросам». Это обусловлено тем, что приказы и распоряжения подразделяются на три вида: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам <*>.

Конкретный перечень разновидностей приказов и распоряжений по административно-хозяйственным вопросам НПА не определен. В таком случае следует учитывать положения перечня типовых документов N 140. Административно-хозяйственным вопросам в данном перечне посвящены главы 43-48. И хотя перечень административно-хозяйственных вопросов, получивших отражение в указанных главах, не является исчерпывающим, приказы и распоряжения, издаваемые по этим вопросам, будут относиться к административно-хозяйственным. При этом следует учитывать, что приказы и распоряжения по указанным вопросам должны быть отнесены к административно-хозяйственным только в тех организациях, для которых соответствующие виды деятельности не являются основными.

Подсистема «Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска» УСОРД дополнена двумя новыми УФД: «Докладная записка об отзыве из отпуска», «Уведомление работнику об отзыве из отпуска».

Трудовой отпуск может быть прерван по предложению нанимателя и с согласия работника (отзыв из отпуска). Отзыв из отпуска должен быть обоснован, обстоятельства, при наличии которых допускается отзыв из отпуска, могут определяться коллективным договором <*>.

Соответственно, причины, по которым работник отзывается из отпуска, должны быть доведены до сведения руководителя, уполномоченного на принятие такого решения, до издания приказа (распоряжения) об отзыве из отпуска, фиксирующего уже принятое решение. Оптимальным видом документа в этой ситуации является докладная записка руководителя структурного подразделения работника, которого необходимо отозвать из отпуска. Помимо обстоятельств, которые требуют присутствия работника структурного подразделения на работе и прерывания отпуска, в докладной записке следует указать необходимую дату его выхода на работу, а также способ использования оставшейся части отпуска.

Кроме того, отзыв из отпуска допускается по предложению нанимателя и только с согласия работника. Для фиксации соответствующего предложения нанимателя разработчики УСОРД предлагают использовать такой вид документа, как уведомление. ТК не требует обязательного документального оформления уведомления, однако в доказательных целях рекомендуется оформлять предложение документально.

Подсистема «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий» УСОРД дополнена новой УФД «Акт об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины».

До применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. Отказ работника от дачи письменного объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания и оформляется актом с указанием присутствовавших при этом свидетелей <*>.

Предыдущая УСОРД не содержала унифицированной формы такого акта, в связи с чем разработчики УСОРД посчитали необходимым восполнить этот пробел.

Ряд изменений и дополнений внесен в названия и содержание УФД в целях их приведения в соответствие с актуальной редакцией ТК.

В частности, ст. 194 ТК предусмотрено, что трудовой распорядок определяется не только должностной, но и рабочей инструкцией. Поэтому в новой УСОРД изложены следующие УФД: в подсистеме «Документация по распорядительной деятельности организации» — «Приказ о внесении изменений в должностную(ые) (рабочую(ии)) инструкцию(ии)»; в подсистеме «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации» — «Должностная (рабочая) инструкция».

ТК расширил перечень документов, которыми оформляется дисциплинарное взыскание. Кроме приказа, распоряжения и постановления дисциплинарное взыскание можно оформить также решением или протоколом <*>. На этом основании в подсистеме «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий» УСОРД по-новому изложена УФД «Акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением, постановлением, решением, протоколом) о наложении дисциплинарного взыскания».

Помимо этого, установлено, что оплата труда производится на основе тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов <*>. Соответствующие изменения внесены в УФД подсистем «Документация по приему на работу», «Документация по оформлению изменений трудовых отношений» УСОРД.

Полагаем, новая УСОРД будет способствовать оптимизации документообразования, сокращению объема документооборота в организациях, оперативности решения управленческих задач, сокращению временных и материальных затрат на создание документов, повышению качества документов, совершенствованию документационного обеспечения деятельности организаций.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex