Определение бухгалтерской справки в законодательстве отсутствует. На практике под ней понимают первичный учетный документ, на основании которого в учете производятся записи о совершенной хозяйственной операции. Бухгалтерская справка-расчет отличается от бухгалтерской справки только тем, что в ней содержится расчет какого-то показателя.

Случаи составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

Бухгалтерскую справку (справку-расчет) оформляет бухгалтер организации в одном из трех случаев.

1. Составление бухгалтерской справки напрямую предусмотрено законодательством. Например, она используется для исправления обнаруженных в учете ошибок <1>.

2. Для отражения хозяйственной операции Перечнем N 360 <2> либо учетной политикой организации не предусмотрено специальной формы первичного учетного документа <3>. К таким операциям, например, могут относиться: отражение курсовых и суммовых разниц, начисление амортизации, отчисления в различные резервы, начисление процентов по кредиту и займу и т.д.

3. Нужно произвести дополнительные расчеты для отражения хозяйственной операции, которая оформляется первичным учетным документом, предусмотренным Перечнем N 360 либо учетной политикой. Например, в ней может производиться расчет:

— первоначальной стоимости основного средства, складывающейся из нескольких видов затрат;

— суммы товарных потерь в пределах норм естественной убыли;

— суммы корректировки налоговых вычетов по НДС в соответствии с законодательством и т.д.

На заметку
Нельзя заменять бухгалтерской справкой (справкой-расчетом) документы, в составлении которых кроме бухгалтера должны участвовать и другие лица, в т.ч. сотрудники и контрагенты вашей организации. Например, акт о выполненных работах (оказанных услугах), сличительную ведомость, акт приемки товаров по количеству и качеству и т.д.

Форма составления бухгалтерской справки (справки-расчета)

Обязательная для применения форма бухгалтерской справки законодательством не установлена. Она разрабатывается организацией самостоятельно и утверждается в качестве приложения к учетной политике <4>. Форма справки должна содержать все сведения, обязательные для первичного учетного документа.