В своей деятельности организация так или иначе сталкивается с проведением переговоров, встреч и официальных приемов с представителями других организаций, которые уже с ней сотрудничают или намерены установить деловые контакты. Как правило, проведение подобных мероприятий приводит к возникновению у принимающей стороны определенных расходов, которые принято называть представительскими.

Перечень представительских расходов

Показатель Содержание
1. Какие расходы включает Расходы, которые могут относиться к представительским, организация устанавливает самостоятельно. Их перечень целесообразно закрепить в учетной политике или определить в локальном нормативном правовом акте <*>

Документальное оформление

Показатель Содержание
Форма документов для оформления представительских расходов законодательством не установлена, организация может определить или разработать ее самостоятельно <*>
1. Подготовка и проведение мероприятия Конкретного перечня документов, подтверждающих представительские расходы, в законодательстве нет. Для того чтобы данные расходы увязать с предпринимательской деятельностью, обосновать их производственную необходимость, целесообразно оформить следующие документы:
1.1 служебная записка Как правило, готовит лицо, назначенное в организации ответственным за подготовку и проведение деловых встреч с бизнес-партнерами. Содержит обоснование необходимости проведения представительского мероприятия <*>
1.2 приказ о проведении представительского мероприятия Положительное решение о целесообразности проведения представительского мероприятия оформляется приказом. В приказе, как правило, определяют:

— цель представительского мероприятия;

— место и период проведения встречи;

— предполагаемое количество членов делегации и сопровождающих лиц от принимающей организации;

— ответственных лиц за организацию приема и разработку программы приема делегации, срок, к которому она должна быть представлена на утверждение;

— ответственных лиц за разработку сметы расходов по приему делегации, срок, к которому она должна быть представлена на утверждение;

— сроки отчета ответственных лиц по фактически произведенным расходам по представительскому мероприятию;

— иную информацию, необходимую для осуществления представительского мероприятия.

Лица, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с ним под подпись

1.3 программа проведения представительского мероприятия В программе, как правило, отражаются все организационные моменты приема делегации. К ним, в частности, относятся:

— перечень мероприятий во время приема делегации, время и место их проведения;

— перечень обсуждаемых в ходе приема делегации вопросов, время и место их обсуждения;

— места и порядок проживания членов делегации (если осуществляются за счет принимающей стороны и не относятся к командировочным расходам гостей);

— места, время и порядок питания;

— сопровождающие делегацию лица и представители от принимающей стороны;

— культурные мероприятия и т.д.

На основании составленной программы разрабатывается смета расходов на проведение представительского мероприятия

1.4 смета расходов на проведение представительского мероприятия В смете указываются предполагаемые расходы на проведение представительского мероприятия. Могут отражаться источники и способы их покрытия (подотчетные суммы, безналичная оплата и т.д.)
1.5 иные документы К таким документам может относиться программа встречи для членов делегации (в том числе на иностранном языке), приглашения для участия в приеме и т.д.
2. Окончание мероприятия После завершения представительского мероприятия в установленные приказом сроки составляется акт, в котором отражаются фактические расходы, возникшие при его проведении <*>

Бухучет

Показатель Содержание
1.Представительские расходы, связанные с осуществляемой организацией деятельностью Включаются в состав управленческих расходов и отражаются на счетах:

— 26 — в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность;

— 44 — в организациях, осуществляющих торговую, торгово-производственную деятельность.

При определении финансовых результатов учтенные на данных счетах расходы в полной сумме списываются в дебет счета 90 (субсчет 90-5 «Управленческие расходы») <*>

2. Расходы на прием представителей других организаций, не связанные с осуществляемой организацией деятельностью Отражаются на счете 90 (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») <*>

Налог на прибыль

Показатель Содержание
В состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, возможно включить следующие, связанные с официальным приемом представителей других организаций и отдельных лиц, расходы:

— на проживание в гостинице;

— питание (завтрак, обед, ужин, кофе-паузы);

— транспортные услуги;

— проведение официального приема лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

— культурные мероприятия;

— оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации;

— приобретение и (или) изготовление сувениров, продукции с символикой своего предприятия, цветов для лиц, участвующих в представительских мероприятиях;

— аренду помещения для проведения представительских мероприятий.

Данный перечень расходов не является исчерпывающим, в их состав могут быть включены иные расходы.

Основным критерием для отнесения представительских расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, является их необходимость в процессе осуществления предпринимательской деятельности, обоснованность и документальное подтверждение <*>

НДС

Показатель Содержание
1. Исчисление Приобретаемые предусмотренные сметой расходов товары (работы, услуги) потребляются исключительно в рамках проведения данного мероприятия. Использование данных активов внутри организации не приводит к возникновению объекта обложения НДС <*>
2. Вычет Сумма входного НДС по приобретенным товарам (работам, услугам) может быть отнесена на увеличение их стоимости или в установленном порядке принята к вычету <*>.

Предъявленные суммы НДС подлежат вычету после отражения их в бухучете и в книге покупок (в случае ее ведения) на основании полученных и подписанных в установленном порядке ЭСЧФ <*>

Подоходный налог

Показатель Содержание
Не признаются объектом обложения подоходным налогом с физических лиц доходы в размере оплаты организацией расходов для осуществления представительского мероприятия, связанного с осуществляемой ею деятельностью <*>

Взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Показатель Содержание
Документально подтвержденные представительские расходы не являются объектом для начисления взносов в ФСЗН и Белгосстрах, поскольку являются расходами, направленными на осуществление деятельности организации, и не приводят к возникновению выгоды в отношении конкретного работника <*>