На практике возможны ситуации, когда при заполнении книги замечаний и предложений (далее — Книга) допущена ошибка. Как ее исправить, разбираемся в материале.

Как можно внести исправление в Книгу

Порядок внесения исправлений в Книгу законодательно не регламентирован. Полагаем, что, так как информация о Книге включена в электронный банк данных, при внесении исправлений можно руководствоваться ч. 2 п. 4 Инструкции N 196. Соответственно, исправление можно вносить следующим образом:

— зачеркнуть тонкой чертой неправильный текст;

— написать правильный текст над зачеркнутым. Причем сделать это таким образом, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;

— внести оговорку «Исправлено», указать дату и основание поправки, а также фамилию и инициалы лица, ее осуществившего.

На заметку
Полагаем, что «основание поправки» в указанной норме использовано в общеупотребительном значении. То есть лицо, вносящее исправление, должно указать причину такого исправления (см.: «Капитал. Энциклопедический словарь» (В.Г.Гавриленко), «Словарь русского языка» (С.И.Ожегов)).
Обычно поправки вносят из-за допущенной ошибки (неверного указания той или иной информации).

Рассмотрим внесение поправок в Книгу на конкретных ситуациях.

Ситуация 1

Руководитель организации внес в Книгу резолюцию с поручением подготовить ответ. Однако фамилию исполнителя написал неправильно. Он указал «Иванова», тогда как работница в связи с заключением брака сменила фамилию на «Смирнова».

Фрагмент Книги с внесенным исправлением

Внесение исправлений в книгу замечаний и предложений

Ситуация 2

Ответственный за ведение Книги в графу «дата назначения» внес вместо даты, с которой он назначен ответственным (10.08.2020), дату приказа о назначении ответственным (06.08.2020).

Фрагмент Книги с внесенным исправлением

Внесение исправлений в книгу замечаний и предложений

Внесение исправления в Книгу надо отличать от дополнений и уточнений информации. Например, работник, ответственный за подготовку ответа на жалобу, заболел. В связи с этим руководитель может поручить подготовить ответ иному сотруднику. В данной ситуации, на наш взгляд, это не исправление (так как первоначальная информация была внесена верно), а уточнение уже внесенной информации. В таком случае можно, например, в тот же раздел внести еще одну запись. При этом считаем целесообразным указать причину внесения уточнений (в рассматриваемой ситуации причина — смена ответственного). Это в дальнейшем поможет оперативнее ориентироваться в последовательности работы над предложением и (или) замечанием (заявлением, жалобой), внесенным в Книгу.

Запись в рассматриваемой ситуации, например, может быть следующего содержания:

«Синицыной С.С.

В связи с временной нетрудоспособностью Смирновой И.И. подготовить ответ в срок до 19.08.2020.

Подпись 12.08.2020″

Можно ли аннулировать запись в Книге

Законодательством не предусмотрено возможности аннулирования записи как для организации (ИП), так и гражданина, ее внесшего.

Однако организации (ИП) в установленных случаях вправе:

— не давать ответ на замечание и (или) предложение, оставленное в Книге. Например, если оставлена благодарность <*>;

— не рассматривать замечание и (или) предложение по существу. Например, если гражданин не оставил адрес своего места жительства <*>.

Что касается гражданина, если внесенное им замечание (заявление, жалоба) или предложение утратило свою актуальность (вопрос решился на месте), то можно воспользоваться правилом, закрепленным в ч. 3 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях. То есть гражданин может внести соответствующую запись в Книгу (например: «Ответ на жалобу получен устно. Дополнительного письменного ответа не требуется») и заверить ее своей подписью.

На заметку
Если гражданин внесет запись «Обращение аннулировано, ответ не требуется» или «Жалобу рассматривать не надо. Согласен на аннулирование обращения» и т.д., полагаем, это не будет основанием для освобождения организации (ИП) в соответствии с ч. 3 п. 1 ст. 14 Закона об обращениях от обязанности направить письменный ответ гражданину. Потому что, как уже говорилось, аннулирование записи не предусмотрено законодательством. Кроме того, указанная норма предусматривает внесение результата рассмотрения обращения по существу.

Отметим, что законодательством четко не регламентировано, в какую именно графу Книги необходимо вносить такую запись гражданину. По нашему мнению, так как заявителем отражаются именно результаты рассмотрения обращения, это графа «Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечания и/или предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» <*>. При этом полагаем, что такая запись не освобождает руководителя организации или уполномоченного им лица, ответственного за ведение Книги, (ИП) также заполнить данный раздел <*>.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex