Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (п. 1 указанной Инструкции). В настоящей статье рассмотрим основные вопросы применения Инструкции по делопроизводству.

Отметим, что под документированием понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам (подп. 3.2.1 п. 3.2 СТБ 2059-2013), то есть создание документов. Организация работы с документами представляет собой организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации (подп. 3.2.22 п. 3.2 СТБ 2059-2013).

Инструкция по делопроизводству, как отмечено выше, обязательна к применению в государственных органах, государственных и негосударственных организациях (коммерческих и некоммерческих организациях). Данное положение основано на норме ч. 2 ст. 26 Закона об архивном деле и делопроизводстве, которой предусмотрено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

Положения Инструкции по делопроизводству устанавливают правила (ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству):

— подготовки;

— оформления;

— учета;

— тиражирования;

— контроля исполнения;

— оперативного хранения;

— использования;

— подготовки к передаче в архив документов.

При этом вышеперечисленные правила в полном объеме распространяются только на организационно-распорядительную документацию (ОРД). ОРД — документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп. 3.2.4 п. 3.2 СТБ 2059-2013). Система ОРД является подсистемой управленческой документации. В системе ОРД выделяются следующие основные группы документов:

— распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

— организационные документы (устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, правила, инструкция и др.);

— справочно-информационные документы (заявление, акт, письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка и др.).

Правила учета, контроля исполнения, оперативного хранения, подготовки к передаче в архив документов распространяются также на иные системы документации. Например, договоры не оформляются по требованиям, предъявляемым к приказам, однако регистрируются и формируются в дела по одинаковым требованиям.

Ограничение сферы применения норм Инструкции по делопроизводству в отношении организационно-распорядительных документов установлено ч. 2, 4 — 6 п. 3 Инструкции по делопроизводству. При работе с документами, указанными в приведенных нормах, необходимо руководствоваться актами законодательства, непосредственно регламентирующими вопросы документирования и организации работы с данными документами. Лишь в той части, которая не урегулирована этими актами законодательства, применяются нормы Инструкции по делопроизводству.

Так, отдельными нормативными правовыми актами устанавливаются требования к документам, являющимся нормативными правовыми актами (Закон о НПА), к электронным документам (Инструкция о порядке работы с электронными документами), к документам, содержащим государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию (Закон о государственных секретах), обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением (Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц), документам, связанным с осуществлением административных процедур (Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам).

В то же время при подготовке и оформлении локальных правовых актов организаций требования Инструкции по делопроизводству распространяются в полном объеме. Также положения данной Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом о НПА (ч. 3 п. 3 Инструкции по делопроизводству).

Вместе с тем отдельные правовые нормы в отношении ОРД содержатся в иных нормативных правовых актах. Например, Инструкция о порядке разработки и принятия работодателями локальных правовых актов устанавливает требования к утверждению и согласованию инструкций по охране труда.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству). Инструкция по делопроизводству организации является ее локальным правовым актом. Целью разработки инструкции по делопроизводству организации является совершенствование, повышение эффективности, повышение качества документационного обеспечения управления.

Требование к разработке инструкции по делопроизводству организации обусловлено тем, что Инструкция по делопроизводству содержит различные варианты организации тех или иных вопросов работы с документами. При разработке инструкции по делопроизводству необходимо учесть все особенности деятельности организации, ее организационную структуру, штатную численность, объем документооборота и другое, и закрепить наиболее оптимальные и эффективные нормы работы с документами.

Например, Инструкция по делопроизводству закрепляет две формы регистрации документов: журнальную и карточную. В инструкции по делопроизводству организации необходимо закрепить одну из указанных форм, которая будет применяться в организации. Каждая из форм регистрации документов имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе. Аналогично допускается выбор формата бланка, вариантов расположения реквизитов, проставления отдельных реквизитов, системы регистрации и контроля исполнения документов и др.

Также в инструкции по делопроизводству в организации необходимо отразить особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).

При этом в зависимости от размера организации, ее организационной структуры, задач, функций, объема документооборота могут разрабатываться специальные локальные правовые акты для определенных сфер документационного обеспечения управления, играющие самостоятельную роль в организации. Например, инструкция по кадровому делопроизводству, инструкция по работе с обращениями граждан и юридических лиц и др.

Ответственность за нарушение требований к оформлению документов не установлена.

Таким образом, Инструкция по делопроизводству обязательна к применению во всех организациях, в которых на ее основе должна быть разработана инструкция по делопроизводству организации.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex