Ведение штатного расписания в коммерческих организациях часто поручают бухгалтеру. Материал поможет разобраться, какие сведения указывать в штатном расписании, как отразить в нем должность, занимаемую совместителем, а также внести изменения в случаях, когда сотрудник уходит в декрет, изменяется наименование должности.

1. Какие сведения указывают в штатном расписании

Штатное расписание относится к ЛПА, регулирующим трудовой распорядок работников (п. 2 ч. 1 ст. 194 ТК). Исходя из требований законодательства оно должно быть у каждого нанимателя.

Единая типовая форма штатного расписания для коммерческих организаций действующим законодательством не установлена. Отсутствует и перечень сведений, которые оно должно содержать. Поэтому указанные организации вправе самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания и определять его содержание.

Полагаем, в штатное расписание нужно включать следующие сведения:

— перечень структурных подразделений организации;

— наименования должностей служащих и профессий рабочих. Их следует указывать в строгом соответствии с квалификационными справочниками (ЕКСД, ЕТКС) (п. 3 ч. 2 ст. 19 ТК);

— количество штатных единиц по каждой должности служащего и профессии рабочего;

— размеры тарифных ставок (тарифных окладов) для соответствующих штатных единиц.

Организация может применять собственную разработанную тарифную сетку. В таком случае в штатном расписании обычно указывают данные о тарифной ставке 1-го разряда, тарифных разрядах и соответствующих им тарифных коэффициентах.

 Пример записи в штатном расписании организации, применяющей при оплате труда работников тарифную сетку

Тарифная ставка первого разряда — 350,00 руб.

N п/п Наименова-ние профессии рабочего, должности служащего Количество штатных единиц, ед. Тарифный разряд Тарифный коэффи-
циент
Тарифная ставка (тарифный оклад), руб. Повышение тарифной ставки (тарифного оклада) в соответствии с https://ilex-private.ilex.by/view-document/BELAW/195260/#M103825 абз. 3 п. 3 ч. 1 ст. 261-2 ТК Окончательный размер тарифной ставки (тарифного оклада) Примечание
процент сумма
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Бухгалтерия
1 Главный бухгалтер 1 16 3,65 1277,50 40% 511,00 1788,50

По усмотрению нанимателя штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, сведения о выплатах, которые имеют постоянную величину и выплачиваются регулярно (повышение по контракту, надбавки за сложность и напряженность работы и др.).

Обратите внимание!
Штатное расписание следует оформлять в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 со всеми необходимыми реквизитами (ч. 1 п. 3, п. 18 Инструкции по делопроизводству). При этом оно должно быть оформлено на бумажном носителе. Ведение штатного расписания только в электронном виде не допускается (приложение 20 к Инструкции по делопроизводству).

2. Какие сведения в штатное расписание включать не рекомендуется

В штатное расписание, как правило, не вносят сведения, которые имеют переменный характер. Так, в него не включают следующие сведения по работникам, принятым на соответствующие должности служащих (профессии рабочих):

— Ф.И.О;

— дата приема на работу;

— доплаты за стаж работы в организации;

— компенсирующие выплаты;

— премии и др.

Это обусловлено тем, что при изменении каких-либо из указанных сведений в каждом случае потребуется вносить изменения в штатное расписание. А это влечет лишние трудозатраты и риск предоставления проверяющим органам неактуального штатного расписания.

При этом прямого запрета вносить вышеуказанные сведения в штатное расписание в законодательстве нет. Следовательно, наниматель самостоятельно определяет, стоит ли вносить конкретные данные о работнике в штатное расписание.

О том, как отразить в штатном расписании должность, занимаемую совместителем, изменение наименований должностей служащих и профессий рабочих и нахождение основного работника в отпуске по уходу за ребенком, читайте в ilex.