Рассмотрим следующую ситуацию.

Можно ли учесть в затратах, учитываемых при налогообложении прибыли, стоимость топлива, израсходованного для поездок служебного автомобиля, если в организации установлена дистанционная форма работы? Какие документы должны быть оформлены?

1. Вопросы трудового законодательства

Стоимость топлива, израсходованного для поездок служебного автомобиля, если в организации установлена дистанционная форма работы, учитывается при налогообложении прибыли, если топливо израсходовано в производственных целях.

Работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

В трудовом договоре может предусматриваться дополнительное условие об обязанности работника, выполняющего дистанционную работу, использовать при исполнении трудовых обязанностей оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные нанимателем.

Порядок и сроки обеспечения работников, выполняющих дистанционную работу, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления работниками, выполняющими дистанционную работу, отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работниками, выполняющими дистанционную работу, принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором.

По соглашению сторон работнику, выполняющему дистанционную работу, могут возмещаться иные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей (ч. 24 ст. 307-2 ТК).

Таким образом, организация вправе возмещать стоимость израсходованного топлива работнику, выполняющему дистанционную работу. Соответствующее условие предусматривается трудовым договором (ч. 3 ст. 19 ТК). При этом топливо должно быть израсходовано при исполнении трудовых обязанностей.

2. Учет стоимости израсходованного топлива для целей налогообложения прибыли

Для учета стоимости израсходованного топлива в составе затрат для целей налогообложения прибыли необходимо подтвердить связь понесенных затрат с предпринимательской деятельностью организации, поскольку затраты по производству и реализации представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете (п. 1 ст. 170 НК).

Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК и (или) законодательством (п. 1 ст. 169 НК).

Для целей налогообложения прибыли расход топлива нормируется, поскольку согласно подп. 1.2 п. 1 ст. 171 НК при налогообложении прибыли в состав нормируемых затрат включаются затраты на оплату стоимости топлива для механических транспортных средств, судов, машин, механизмов и оборудования, израсходованного в пределах норм, установленных руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром).

Таким образом, для целей налогообложения прибыли применяются нормы, установленные руководителем организации самостоятельно либо на основании результатов испытаний, проведенных аккредитованной испытательной лабораторией (центром).

Отметим, что затраты на топливо не поименованы в составе прочих нормируемых затрат, следовательно, предусмотренное п. 3 ст. 171 НК ограничение на данные затраты не распространяется.

Справочно
Совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих затрат не может превышать одного (1) процента выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов, указанных в подп. 3.18 п. 3 ст. 174 НК, с учетом налога на добавленную стоимость (п. 3 ст. 171 НК).

3. Особенности нормирования стоимости израсходованного топлива