Как в учете организации отразить возмещение расходов на прохождение внеочередного обязательного медицинского осмотра (далее — медосмотра) работнику, занятому на работах, для выполнения которых обязательны предварительные, периодические и внеочередные медосмотры?

Работник организации (охранник, работающий в ночную смену в охране организации без права на ношение и применение огнестрельного оружия и относящийся к общехозяйственному персоналу) в связи с ухудшением здоровья прошел внеочередной обязательный медицинский осмотр.

На основании авансового отчета и подтверждающих документов (акт о выполненных работах (оказанных услугах), кассовый чек и др.) организация возместила работнику стоимость внеочередного обязательного медицинского осмотра, который он прошел в УП «24-я городская поликлиника спецмедосмотров», в размере 26,77 руб. (НДС — 4,12 руб.) путем перечисления денежных средств на личную карточку работника.

Общие положения

Для обеспечения безопасности труда и предупреждения профессиональных заболеваний, а также в целях охраны здоровья работающие, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или на работах, где в соответствии с законодательством есть необходимость в профессиональном отборе, проходят в том числе внеочередные медосмотры при ухудшении состояния здоровья. Расходы по проведению медосмотров работников несет наниматель <*>.

Работа в охране организации без права на ношение и применение огнестрельного оружия относится к работам, для выполнения которых обязательны предварительные, периодические и внеочередные медосмотры <*>.

Внеочередные медосмотры работающих проводятся в течение их трудовой деятельности, в том числе по инициативе работающего при ухудшении состояния его здоровья <*>.

Медосмотры проводятся государственными организациями здравоохранения, имеющими специальное разрешение (лицензию) на осуществление медицинской деятельности с указанием составляющих лицензируемый вид деятельности работ и услуг — экспертная медицинская деятельность (освидетельствование на профпригодность), выданное в порядке, установленном законодательством <*>.

Порядок оказания медицинских услуг при проведении медосмотров работающих лиц установлен постановлением N 182 <*>.

Услуги по проведению медосмотра государственными учреждениями здравоохранения оказываются на основании договора, который должен содержать следующие сведения:

объем и стоимость платных медицинских услуг;

сроки оказания платных медицинских услуг;

порядок расчетов за платные медицинские услуги;

права, обязанности и ответственность сторон по договору <*>.

Использование личных денежных средств физических лиц допускается для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица, с которым они состоят в трудовых отношениях.

Для возмещения расходов работник должен представить отчет об израсходованных суммах, приложив к нему подтверждающие документы, в срок не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения, а если он рассчитывался полностью или частично личной карточкой — то не позднее 15 рабочих дней, исключая день приобретения <*>.

Расчеты, произведенные личными денежными средствами работников в интересах организации, расцениваются как расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и не должны превышать на территории Республики Беларусь в общей сумме 100 базовых величин на протяжении одного дня <*>.

Бухгалтерский учет

Обязанность проведения внеочередного медосмотра организацией установлена законодательством, поэтому в целях бухгалтерского учета данные расходы в рассматриваемой ситуации включаются в состав расходов по текущей деятельности в качестве управленческих расходов и отражаются проводкой: дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» <*>.

Расходы, которые невозможно соотнести с доходами определенного отчетного периода, признаются в бухгалтерском учете в составе расходов того отчетного периода, в котором они были произведены <*>.

Возмещение работнику понесенных расходов путем перечисления денежных средств на его личную карточку отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета» <*>.

НДС

Организация, чье подотчетное лицо приобрело услуги в интересах организации, вправе заявить исполнителю в произвольной форме требование о выставлении в свой адрес ЭСЧФ, если с даты выдачи (выписки) соответствующих документов, в которых указаны сумма и ставка НДС, не истекло 30 календарных дней <*>.

Сумма НДС, предъявленная поликлиникой по оказанным услугам, является для организации налоговыми вычетами и подлежит вычету после ее отражения в бухгалтерском учете и книге покупок (в случае ее ведения) на основании ЭСЧФ, полученного от поликлиники и подписанного электронной цифровой подписью организации <*>.

Предъявленный НДС отражается в учете по дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подлежащий вычету НДС — по дебету субсчета 68-2 «Расчеты по налогам и сборам, исчисляемым из выручки от реализации продукции, товаров, работ, услуг» и кредиту счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» <*>.

Налог на прибыль

В рассматриваемой ситуации расходы на проведение внеочередного обязательного медосмотра работника, учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат, так как в отношении данного работника проведение такого медосмотра является обязательным <*>.

Подоходный налог

При определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им от источников в Республике Беларусь и (или) от источников за пределами Республики Беларусь как в денежной, так и в натуральной формах <*>.

Объектом обложения подоходным налогом не является стоимость внеочередных медосмотров работников, проводимых в порядке, установленном Министерством здравоохранения Республики Беларусь по согласованию с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, в том числе и возмещаемая работникам <*>.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме выплат, предусмотренных Перечнем N 115 <*>.

На сумму затрат, связанных с проведением внеочередного обязательного медосмотра работника, страховые взносы в ФСЗН и в Белгосстрах не начисляются <*>.

Таблица бухгалтерских записей

Содержание операций Дебет Кредит Сумма,

 руб.

Первичный

документ

Отражены расходы на проведение внеочередного обязательного медосмотра работника <*>

(26,77 — 4,12)

26 71 22,65 Авансовый отчет,

подтверждающие документы (акт о выполненных работах (оказанных услугах), кассовый чек и др.)

Отражен НДС по расходам на проведение внеочередного обязательного медосмотра работника 18 71 4,12 Авансовый отчет,

подтверждающие документы (акт о выполненных работах (оказанных услугах), кассовый чек и др.)

Принят к вычету НДС по расходам на проведение внеочередного обязательного медосмотра работника 68-2 18 4,12 ЭСЧФ,

подтверждающие документы (акт о выполненных работах (оказанных услугах), кассовый чек и др.),

книга покупок (в случае ее ведения),

авансовый отчет,

бухгалтерская справка-расчет

 Перечислены денежные средства работнику в качестве возмещения понесенных расходов 71 51 26,77 Платежное поручение,

выписка банка по расчетному счету

———————————

<*> Учитываются при налогообложении прибыли в составе затрат <*>.