Вопрос: Организация взяла в аренду автомобиль своего работника. На этом автомобиле работник направлен в командировку, где за свои денежные средства он приобретает ГСМ для заправки автомобиля. Стоимость топлива при возвращении из командировки работнику организация компенсирует. Может ли организация принять к вычету «входной» НДС по приобретенному ГСМ, какие нужны для этого документы и как такое приобретение отразить в бухгалтерском учете?

Ответ: При приобретении ГСМ за личные денежные средства работника, которые впоследствии работнику компенсируются, при наличии документов, подтверждающих приобретение ГСМ, и выставленного продавцом ЭСЧФ «входной» НДС по такому ГСМ принимается к вычету в общеустановленном порядке. Учет такого ГСМ ведется на счете 10 «Материалы».

Обоснование: Имущество работника, в частности автомобиль, может участвовать в производственной деятельности организации путем:

1) использования автомобиля работника в служебных целях с выплатой работнику компенсации за использование этого автомобиля <*>. В этом случае работник использует автомобиль как для нужд организации, так и для собственных нужд;

2) безвозмездного использования автомобиля работника <*>. В этом случае с работником заключается гражданско-правовой договор безвозмездного пользования (ссуды) этим имуществом, в котором наниматель выступит ссудополучателем, а работник — ссудодателем, при этом ссудодатель передает автомобиль в безвозмездное временное пользование ссудополучателю <*>;

3) взятия автомобиля в аренду. С работником заключается гражданско-правовой договор аренды такого имущества, где наниматель выступает арендатором имущества, а работник — арендодателем <*>. Отметим, что по договору аренды арендодатель (работник) передает арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование <*>.

Поскольку в вопросе обозначено слово «аренда», значит, работник передает автомобиль организации и, по сути, выезжая на нем, он едет на «автомобиле организации», а т.к. ГСМ работник приобретает для автомобиля, на котором убывает в служебную командировку, то соответственно приобретенное ГСМ используется в производственных целях <*>.

Допускается использование личных денежных средств работника в белорусских рублях для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юридического лица в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции N 117 <*>. Работник, израсходовавший личные денежные средства, имеет право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных им в интересах юридического лица <*>. К отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы по текущим операциям, предусмотренные п. 91 Инструкции N 117.

Учет такого топлива необходимо вести в соответствии с требованиями гл. 4 Инструкции N 133. Оприходование ГСМ производится на основании ТТН и других первичных учетных документов <*>. Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков и др.), которые прилагаются к авансовому отчету <*>.

Таким образом, ГСМ, приобретенный работником за наличный расчет, в бухгалтерском учете приходуется на основании авансового отчета работника с приложением документов, подтверждающих покупку этого ГСМ. Бухгалтерский учет ГСМ организациями ведется на счете 10 «Материалы» по видам ГСМ, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты следующие субсчета: «Топливо на складах», «Топливо в баках транспортных средств» <*>. Израсходованные работником суммы личных денежных средств на покупку ГСМ и его оприходование отражаются по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» <*>.

Несмотря на то что ГСМ приобретает работник за собственные денежные средства, которые потом работнику организация возмещает, ГСМ приобретается для заправки автомобиля, на котором работник выехал в командировку, соответственно ГСМ используется в производственных целях. НДС по такому ГСМ принимается к вычету в организации в общеустановленном законодательством порядке <*>.

Так, по товарам, приобретенным по розничным ценам с использованием кассового оборудования, налоговые вычеты по НДС производятся на основании следующих документов:

— платежных документов, формируемых кассовым оборудованием, если в таких документах ставка и сумма НДС указаны в качестве реквизита платежного документа;

— платежных документов, формируемых кассовым оборудованием, в которых плательщиком, реализующим товары по розничным ценам, ставка и сумма НДС по требованию покупателя выделены в порядке, установленном п. 4 ст. 130 НК, — в случае, если в таких документах ставка и сумма НДС не указаны в качестве реквизита платежного документа;

— ЭСЧФ, полученных от продавцов, при условии их подписания плательщиком электронной цифровой подписью. При приобретении ГСМ за наличный расчет, чтобы получить от продавца ЭСЧФ, необходимо заявить в произвольной форме требование о выставлении продавцом в адрес организации ЭСЧФ не позднее 30 календарных дней с момента покупки ГСМ <*>.

Важно!
При реализации товаров по розничным ценам, включающим НДС, плательщики, реализующие такие товары, по требованию покупателей обязаны указывать фактическую ставку НДС, по которой облагается данный товар, и сумму НДС:
— в первичных учетных документах на отгрузку товаров в случае, если реализация товаров осуществляется без использования кассового оборудования;
— в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, если в таких документах ставка и сумма НДС указаны в качестве реквизита платежного документа;
— путем выделения фактической ставки НДС, по которой облагается данный товар, и суммы НДС с заверением штампом (вправе — печатью) продавца и подписью руководителя или главного бухгалтера организации-продавца (лица, им уполномоченного) или ИП — в случаях, если в платежных документах, формируемых кассовым оборудованием, ставка и сумма НДС не указаны в качестве реквизита платежного документа <*>.

При этом необходимо помнить, что принять к вычету предъявленную сумму НДС можно после отражения ее в бухгалтерском учете и книге покупок (если она ведется). Суммы НДС, не отраженные плательщиком в книге покупок (в случае, если осуществляется ее ведение) и бухгалтерском учете, вычету не подлежат <*>.

На основании изложенного принять к вычету «входной» НДС по приобретенному работником ГСМ за свои денежные средства организация вправе при соблюдении следующих трех условий:

1) в документах, подтверждающих покупку ГСМ, должны быть выделены ставка НДС и сумма НДС соответственно. Если этой информации нет, в документах уполномоченное на эти действия лицо продавца должно указать фактическую ставку НДС, по которой облагается ГСМ, и суммы НДС с заверением штампом (печатью) продавца и подписью этого уполномоченного лица;

2) на основании документов, приложенных к авансовому отчету, покупка ГСМ и сумма «входного» НДС должна быть отражена в бухгалтерском учете, а также и в книге покупок (если она ведется);

3) ЭСЧФ, полученный от продавца, должен быть подписан организацией, в которой работает работник, электронной цифровой подписью.

Читайте этот материал в ilex >>*

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex