Согласно изменениям и дополнениям, внесенным в Декрет N 5, установлена в том числе обязанность нанимателей при приеме на работу в госорганы и госорганизации запрашивать характеристику работника с предыдущего места работы. Рассмотрим особенности оформления, выдачи и хранения такой характеристики.

1. Организационно-правовые аспекты выдачи характеристики

Характеристика — это официальный документ, подготовленный по установленной форме.

В ней указываются, в частности, следующие сведения в отношении характеризуемого работника:

— профессиональные и деловые качества (компетентность, работоспособность, исполнительность, дисциплинированность, инициативность, степень самостоятельности при принятии решений, стремление повышать свой профессиональный уровень, другое);

— моральные качества (ответственность, порядочность, тактичность, доброжелательность, отзывчивость, другое);

— участие работника в социально-общественной жизни коллектива, его взаимодействие с нанимателем, профсоюзной организацией по решению актуальных вопросов деятельности организации;

— сведения о дисциплинарных взысканиях, примененных к работнику в течение последнего года до даты выдачи характеристики (до даты увольнения);

— сведения о привлечении работника к материальной и иной ответственности (подстрочное примечание <*> к ч. 2 п. 9 Декрета N 5).

Порядок выдачи характеристики допустимо прописывать либо в специальных ЛПА, например в Положении о порядке выдачи документов, либо в Инструкции по кадровому делопроизводству.

При этом, если наниматель — государственная организация, полагаем, можно отразить в ПВТР новую обязанность по запросу характеристики. ПВТР устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых ПВТР (ст. 195 ТК).

Пример формулировки фрагмента Положения о порядке выдачи характеристик
ГЛАВА 3
ОСОБЕННОСТИ ПОРЯДКА ВЫДАЧИ ХАРАКТЕРИСТИК ПО ЗАПРОСУ ДРУГИХ НАНИМАТЕЛЕЙ
3.1. В настоящей главе устанавливаются особенности выдачи характеристик, которые запрашивают иные наниматели на основании пункта 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 N 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций».
3.2. Основанием для выдачи характеристики является письменный запрос потенциального нанимателя о выдаче характеристики, составленный в свободной форме и содержащий следующую обязательную информацию:
— наименование организации (индивидуального предпринимателя) с указанием места ее нахождения (места проживания) (почтового адреса, адреса электронной почты);
— дату и исходящий регистрационный индекс письма-запроса, правового обоснования в виде ссылки на пункт 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 N 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»;
— фамилию, собственное имя, отчество физического лица, иную необходимую идентифицирующую информацию;
— наличие у такого физического лица трудовых отношений с ООО «Версаль» в качестве последнего места работы;
— подпись должностного лица, уполномоченного запрашивать такой документ.
3.3. Устное, в том числе по телефону, обращение потенциального нанимателя с просьбой о выдаче характеристики не является основанием для ее выдачи.
По договоренности сторон основанием для начала процедуры выдачи характеристики могут служить документы в электронной форме, в том числе письма-запросы, направляемые по электронной почте, с обязательным направлением в дальнейшем запроса в письменной форме.
3.4. По заявлению самого работника, а также бывшего работника характеристика выдается в общем порядке, т.е. без соблюдения особенностей, предусмотренных настоящей главой (и не по форме, установленной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 N 585 «О форме характеристики»).
3.5. В целях своевременной выдачи характеристики и указания в ней наиболее полных сведений о работнике право и обязанность по ее выдаче в обособленных и отдаленных (расположенных в другой местности без открытия текущего (расчетного) банковского счета с предоставлением права распоряжаться денежными средствами на счете должностным лицам этих подразделений на основании доверенности) подразделениях предоставляется их руководителям и заместителям руководителей на основании соответствующего приказа и доверенности.
3.6. Предусмотреть в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях должностных лиц, указанных в пункте 3.5 настоящего Положения, обязанности по выдаче характеристики, условия о повышенной ответственности с учетом пункта 12 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 N 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», а также необходимые права для исполнения возложенных на них обязанностей.
3.7. При получении запроса о выдаче характеристики он незамедлительно передается на рассмотрение руководителю организации, если работник работал в головном отделении ООО «Версаль», при этом копия запроса направляется руководителю подразделения, указанному в пункте 3.5 настоящего Положения, где непосредственно работал работник, на которого пришел запрос на выдачу характеристики.
3.8. После проверки оснований для выдачи характеристики она составляется непосредственным руководителем работника, на которого пришел запрос на выдачу характеристики, во взаимодействии с работниками кадровой и юридической службы, а также иными работниками, которые могут оказать содействие в оформлении характеристики.
3.9. При подготовке и оформлении характеристики в обязательном порядке соблюдаются требования законодательства о защите персональных данных, т.е. наличие допуска к обработке персональных данных, оснований для их обработки, принятия достаточных мер по защите таких данных и в целом порядка обработки персональных данных.

В данном случае по установленным правилам наниматель обязан своевременно оформить изменения в трудовых обязанностях работника и ознакомить его с ними под подпись, создать условия для ознакомления работника с ЛПА, затрагивающими его права и обязанности, а также оформить изменения условий трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявить его работнику под подпись (п. 10, 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

Так как обязанность по ознакомлению работника с изменениями в трудовых обязанностях возложена на нанимателя, то полагаем, что в случае отсутствия по каким-либо причинам возможности получения подписи работника об ознакомлении его с такими изменениями, отказа работника от ознакомления с ПВТР это следует оформить соответствующим актом. Унифицированной формы акта нет, следовательно, он составляется в произвольной форме с соблюдением общих требований законодательства о делопроизводстве.

Судебная практика
Заместитель директора по производству выдал своему бывшему подчиненному характеристику. Однако данные действия были расценены нанимателем как дисциплинарный проступок. Приказом заместитель директора по производству был привлечен к дисциплинарной ответственности в виде выговора с лишением премии в размере 25 процентов.
Суд пришел к выводу, что заместитель директора по производству, выдав бывшему работнику характеристику при отсутствии соответствующих полномочий, без согласования с руководителем предприятия, допустил ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, за что правомерно был привлечен нанимателем к дисциплинарной ответственности в виде выговора, при этом мера дисциплинарного взыскания соответствует тяжести совершенного дисциплинарного проступка.
Определение судебной коллегии по гражданским делам областного суда от 29.10.2020.

2. Делегирование полномочий

Предоставление полномочий по выдаче характеристики актуально, если организация крупная, имеет сложную организационную структуру.

Форма характеристики предусматривает подписание ее руководителем организации.

Уполномоченное должностное лицо нанимателя — руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которому нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством (абз. 18 ч. 1 ст. 1 ТК).

Таким образом, в случае если законодательством или локальными правовыми актами полномочия руководителя организации на прием на работу и увольнение работников с работы переданы другому должностному лицу организации (например, заместителю руководителя организации, руководителю обособленного структурного подразделения), то полномочия на подписание характеристики также могут быть переданы этому должностному лицу.

Обратите внимание!
Не все государственные органы поддерживают возможность делегирования полномочий по подписанию характеристики иным лицам на основании того, что в установленной форме характеристики указан реквизит «Руководитель организации», а не «Наниматель».

Делегирование таких полномочий можно осуществлять на основании как приказа, так и доверенности, но лучше оформить оба документа. Без доверенности иные лица не могут представлять интересы организации вовне, так как, в отличие от руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это ее учредительными документами (управляющего или руководителя управляющей организации), другие лица, в том числе работники как управляющей организации, так и управляемой, могут действовать от имени управляемой организации только на основании доверенности (ч. 1 п. 5 ст. 186 ГК).

Часто выдаче доверенности предшествует издание соответствующего приказа (распоряжения). В некоторых случаях издание такого распорядительного документа просто необходимо. Например, при делегировании прав по наложению дисциплинарных взысканий (ч. 2 ст. 201 ТК).

3. Осуществление выдачи и учета характеристик

Для выдачи характеристики необходим соответствующий запрос (ч. 1 п. 11 Декрета N 5). Руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо) оформляет резолюцию на письме-запросе, и только потом исполнитель готовит проект характеристики и согласовывает ее (при необходимости).

На данном этапе исполнитель (как правило, непосредственный руководитель работника, на которого запрашивается характеристика) заполняет установленную форму. При необходимости он консультируется с кадровой и юридической службой (в части привлечения к ответственности и противоправного поведения).

В информации о привлечении работника к материальной ответственности в характеристике указываются все случаи привлечения за весь период, т.к. такая ответственность не погашается. То, что установлен срок обращения нанимателя в суд для взыскания материальной ответственности — один год, не говорит о том, что погашается материальная ответственность. Здесь нет аналогии по сроку, по окончании которого в отношении работника погашается дисциплинарное взыскание автоматически без издания приказа (распоряжения, постановления, решения, протокола) (ч. 1 ст. 203 ТК).

Отметим, что при направлении характеристики по запросу государственного органа, иной государственной организации, а также организации, более 50 процентов акций (долей в уставном фонде) которой находится в государственной собственности, в обязательном порядке также отражаются сведения:

— об отношении к государственным и общественным институтам, конституционному строю;

— о совершавшихся действиях против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте (подстрочное примечание <*> к п. 8 приложения к постановлению N 585) .

Каких-либо примерных или унифицированных формулировок здесь нет. На практике указывают следующее: «К государственным и общественным институтам, конституционному строю относится положительно. В совершении действий либо в подстрекательстве к совершению действий иными лицами против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте замечен не был».

Могут возникать вопросы по заполнению п. 4 формы характеристики, в том числе надо ли указывать квалификационную категорию по должности служащего.

Указание квалификационной категории не образует нового наименования должности служащего (ч. 4 п. 7 Общих положений ЕКСД). Соответственно, обязанности указывать в характеристике квалификационную категорию нет. Но и указание на квалификационную категорию в данном случае также не рассматриваем как нарушение порядка заполнения характеристики.

Законодательством не установлен порядок регистрации выдачи характеристик.

В форме характеристики не предполагается указание ее регистрационного индекса. Поэтому полагаем, что характеристики регистрировать не нужно.

Исходящие документы делятся на инициативные и ответные (подп. 141.2 п. 141 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа (ч. 2 подп. 141.5 п. 141 Инструкции по делопроизводству).

Поскольку получение характеристики предполагает получение от организации письма-запроса, на него должен последовать ответ. Соответственно, характеристика (которую предполагается не регистрировать) прилагается к сопроводительному исходящему письму, которое необходимо зарегистрировать с учетом требований Инструкции по делопроизводству.

4. Хранение характеристики

Полученные характеристики могут храниться как в личных делах работников, так и в отдельных делах.

Характеристики работников, на которых ведутся личные дела, включаются в состав этих дел (абз. 2 ч. 1 п. 8 Инструкции по личным делам). Срок хранения характеристик в составе личных дел соответствует сроку хранения самих личных дел (п. 638 Перечня N 140).

Характеристики работников, на которых личные дела не ведутся, включаются в отдельное дело, срок хранения которого 15 лет (п. 643 Перечня N 140). Заголовок такого дела должен включаться в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.

Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.), имеют срок хранения один год (п. 645 Перечня N 140). Таким образом, характеристики лиц, не принятых на работу, также имеют срок хранения один год.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex