Как в учете организации отразить приобретение и выдачу (оформление) трудовой книжки работнику за счет средств организации без возмещения ее стоимости?

Организация на условиях 100-процентной предоплаты приобрела бланк трудовой книжки стоимостью 2,38 руб. (без НДС).

Трудовая книжка была выдана (оформлена) работнику, впервые поступившему на работу (для работника данная работа является основной).

По решению руководителя организации выдача трудовой книжки работнику производится за счет средств организации без возмещения ее стоимости, то есть на безвозмездной основе.

Других выплат социального характера работник не получал.

Организация начисляет и уплачивает страховые взносы в Белгосстрах в размере 0,5%.

Общие положения

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника.

Лицу, впервые поступающему на работу (если работа в организации для него является основной) и работающему у нанимателя свыше 5 дней, наниматель обязан завести трудовую книжку <*>.

Бланки трудовых книжек приобретаются организациями у местных исполнительных и распорядительных органов по месту нахождения (для г. Минска — у местных администраций районов) <*>.

Приобретенные бланки трудовой книжки являются бланками документов с определенной степенью защиты, учет поступления и выдачи, порчи и уничтожения которых ведется в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты <*>.

Приказом руководителя организации определяются место, порядок хранения и использования бланков трудовых книжек, а также назначается лицо, ответственное за сохранность бланков <*>.

Заполняется трудовая книжка нанимателем в присутствии работника, впервые поступающему на работу, не позднее 7 календарных дней со дня приема на работу <*>.

В рассматриваемой ситуации работнику на основании решения руководителя организации выдается (оформляется) трудовая книжка за счет средств организации без возмещения ее стоимости несмотря на то, что нормами законодательства определено, что работник должен возместить стоимость выданной ему трудовой книжки <*>.

Передача работнику трудовой книжки на безвозмездной основе рассматривается как безвозмездная передача (дарение). Дарение, сопровождаемое передачей дара одаряемому, юридическими лицами может быть совершено устно, за исключением дарения дара юридическим лицом стоимостью, превышающей пятикратный размер установленной законодательством базовой величины, и дарения недвижимого имущества, подлежащего государственной регистрации <*>.

В данной ситуации действие Указа N 300 на безвозмездную передачу бланка трудовой книжки работнику не распространяется <*>.

Бухгалтерский учет

Перечисление денежных средств в качестве аванса (предварительной оплаты) отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета». При этом суммы выданных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно <*>.

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек ведется организацией в стоимостном и количественном выражении на счете 10 «Материалы» и на забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» по каждому виду бланков и местам их хранения (МОЛ) <*>.

Для учета бланков трудовых книжек организация вправе открыть отдельный субсчет к счету 10 «Материалы» <*>.

Поступление бланков трудовых книжек отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в оценке по фактически произведенным затратам на их приобретение и одновременно на забалансовом счете 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» по номинальной стоимости или условной оценке <*>.

Стоимость трудовой книжки, выданной работнику безвозмездно, включается в состав прочих расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») <*>.

Списание бланков трудовых книжек с подотчета материально ответственных лиц (списание конкретных серий и номеров бланков) отражается по кредиту забалансового счета 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» <*>.

Начисление страховых взносов в ФСЗН (за счет средств нанимателя) и Белгосстрах при безвозмездной передаче трудовой книжки отражается по дебету счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») в корреспонденции с кредитом счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-2 «Расчеты по имущественному и личному страхованию») соответственно <*>.

Сумма страховых взносов в ФСЗН, исчисляемая за счет средств работника, отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» <*>.

НДС

Объектами налогообложения НДС признаются в том числе обороты по реализации товаров на территории Республики Беларусь, включая обороты по безвозмездной передаче товаров <*>.

При этом безвозмездной передачей товаров признаются передача товаров без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты <*>.

В то же время налоговая база при реализации приобретенных бланков трудовых книжек определяется как положительная разница между ценой реализации и ценой приобретения этих бланков <*>.

С учетом изложенного в рассматриваемой ситуации НДС не начисляется. При безвозмездной передаче бланка трудовой книжки цена реализации отсутствует, соответственно налоговая база будет равна нулю, так как отсутствует положительная разница. В налоговой декларации такой оборот не отражается, ЭСЧФ не создается <*>.

Подоходный налог

Плательщиками подоходного налога признаются физические лица <*>.

При определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах <*>.

Вместе с тем освобождаются от подоходного налога доходы, не являющиеся вознаграждениями за выполнение трудовых или иных обязанностей, в том числе в виде материальной помощи, подарков и призов, полученные от организаций, являющихся местом основной работы, — в размере, не превышающем 1984 бел. руб., от каждого источника в течение налогового периода <*>.

Так как в рассматриваемой ситуации стоимость безвозмездно переданной работнику трудовой книжки не превышает установленный законодательством предел, применяется вышеуказанное освобождение от подоходного налога.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме выплат, предусмотренных Перечнем N 115 <*>.

В Перечень N 115 не включена безвозмездная передача трудовой книжки работнику. Следовательно, на стоимость безвозмездно переданной работнику трудовой книжки организация должна начислить страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах.

Налог на прибыль

Стоимость безвозмездно переданной работнику трудовой книжки при налогообложении прибыли в составе выручки и затрат не учитывается. В налоговой декларации (расчете) по налогу на прибыль обороты по безвозмездной передаче не отражаются <*>.

Обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах, начисленные в порядке, установленном законодательством, за исключением перечисленных в подп. 2.5 п. 2 ст. 170 НК, включаются в состав внереализационных расходов на дату их признания в бухгалтерском учете <*>.

В рассматриваемой ситуации обязательные страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов.

Таблица бухгалтерских записей

В рассматриваемой ситуации к счету 10 «Материалы» открыт субсчет 10-13 «Бланки строгой отчетности».

К забалансовому счету 006 «Бланки документов с определенной степенью защиты» открыты субсчета:

006-1 «Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним на хранении»;

006-2 «Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним, выданные в подотчет уполномоченному должностному лицу».

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Перечислена предоплата за бланк трудовой книжки	60	51	2,38	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
Отражено приобретение бланка трудовой книжки	10-13	60	2,38	Товарная накладная
Оприходован бланк трудовой книжки	006-1		2,38	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, товарная накладная, бухгалтерская справка
Отражена передача бланка трудовой книжки в подотчет уполномоченному должностному лицу	006-2	006-1	2,38	Приходно-расходная  накладная на бланки строгой отчетности, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерская справка
Отражена безвозмездная передача трудовой книжки работнику <*>	90-10	10-13	2,38	Акт на списание использованных бланков строгой отчетности, бухгалтерская справка
Списан использованный бланк трудовой книжки с подотчета уполномоченного должностного лица		006-2	2,38	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, акт на списание использованных бланков строгой отчетности, бухгалтерская справка
Удержан страховой взнос в ФСЗН на пенсионное страхование со стоимости безвозмездно переданной трудовой книжки (2,38 x 1%)	70	69	0,02	Расчетно-платежная ведомость
Начислен страховой взнос в ФСЗН от стоимости безвозмездно переданной трудовой книжки <**> (2,38 x 34%)	90-10	69	0,81	Бухгалтерская справка-расчет
Начислен страховой взнос в Белгосстрах от стоимости безвозмездно переданной трудовой книжки <**> (2,38 x 0,50%)	90-10	76-2	0,01	Бухгалтерская справка-расчет
——————————— <*> Не учитывается при налогообложении прибыли в качестве выручки и затрат <*>. <**> Учитывается при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов <*>.