Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?

Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.

В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.

Транспортное средство возвращено в этом же месяце.

Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.

В текущем месяце 23 рабочих дня, из них 10 дней работник был в отпуске. По договоренности с нанимателем компенсация за износ автомобиля выплачивается за фактически отработанные дни <*>.

———————————

<*> Возмещение иных расходов, возникающих при эксплуатации автомобиля, начисление и выплата отпускных, предоставление вычетов не рассматриваются.

Общие положения

Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации. Размер и порядок ее выплаты определяется по договоренности с нанимателем (ст. 106 ТК).

Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату. Предметом аренды может быть в том числе транспортное средство (ч. 1 ст. 577, ч. 1 п. 1 ст. 578 ГК).

Срок аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (п. 1 ст. 581, п. 1 ст. 585 ГК).

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (ч. 1 ст. 593 ГК).

Напомним, что важное значение для целей налогообложения прибыли имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.

Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу:

— на объектах, расположенных вне места постоянной работы;

— связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно;

— связанную с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции N 70).

Работнику, которому установлен разъездной характер работы, выплачивается соответствующая компенсация (ст. 99 ТК).

Бухгалтерский учет

Расчеты с работником по начислению компенсации за использование имущества в служебных целях обобщаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Наниматель вправе открыть к счету отдельный субсчет (п. 3, 57 Инструкции N 50).

Расчеты по арендной плате по усмотрению организации могут учитываться как на вышеуказанном счете, так и на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», так как работник по договору аренды выступает в качестве арендодателя (п. 47, 57 Инструкции N 50).

В данном случае автомобиль используется для решения вопросов, связанных с управлением организацией. Следовательно, суммы компенсации и арендной платы относятся в состав управленческих расходов:

— в дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» — в производственной организации;

— в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» — в торговой, торгово-производственной организации (п. 10 Инструкции N 102, п. 28, 35 Инструкции N 50).

Удержание подоходного налога учитывается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет 68-4 «Расчеты по подоходному налогу» (ч. 6 п. 53 Инструкции N 50).

Выплата компенсации и арендной платы отражается по дебету счета, на котором учтена задолженность перед работником, и кредиту счета 51 «Расчетные счета» (п. 40 Инструкции N 50).

Поступление и возврат арендованного автомобиля в бухучете фиксируются по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» (п. 79 Инструкции N 50).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

На компенсацию за износ автомобиля страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются (абз. 2 п. 1 ст. 4 Закона N 118-З, ч. 1 п. 2 Положения N 1297, п. 8 Перечня N 115, ст. 106 ТК).

Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом (абз. 2 ч. 1 ст. 7 Закона N 3563-XII, ст. 577, 585 ГК).

Подоходный налог

Арендная плата от сдачи в аренду личного имущества (автомобиля) является объектом обложения подоходным налогом (п. 1 ст. 196, подп. 1.4 п. 1 ст. 197 НК).

Наниматель как налоговый агент обязан:

— исчислить подоходный налог по ставке 13%;

— удержать его сумму с работника при выплате вышеуказанных доходов;

— перечислить сумму налога в бюджет (ст. 23, п. 1 ст. 214, п. 1 ст. 216 НК).

Компенсация за износ автомобиля работника, используемого им в служебных целях, с 2022 г. освобождается от обложения подоходным налогом (п. 4 ст. 208 НК).

НДС

При начислении и выплате работнику компенсации за износ автомобиля и арендной платы за транспортное средство у организации не возникает обязательств по НДС (ст. 115, 132, 133 НК).

Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль учитываются экономически обоснованные затраты, понесенные организацией в процессе деятельности и отраженные на счетах бухучета по принципу начисления (п. 1, 3 ст. 169 НК).

Компенсация за износ автомобиля, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включается. При этом важное значение имеет характер работы сотрудника:

— если ему выплачивается компенсация за разъездной характер работы в соответствии с Инструкцией N 70, то вышеуказанные выплаты включаются в учитываемые затраты в полном объеме;

— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля включается в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%)( ч. 2 п. 1 ст. 169, п. 1 ст. 170 НК).

Отметим, что суммы арендной платы, выплачиваемые работнику, работа которого не носит разъездной характер, выступающему арендодателем личного транспортного средства, исключены из состава нормируемых затрат еще в 2021 г. Таким образом, данные суммы учитываются при налогообложении прибыли в 2022 г. без ограничений (подп. 2.7 п. 2 ст. 171 НК).

В рассматриваемой ситуации у работника-арендодателя не разъездной характер работы. В связи с этим сумма компенсации за износ автомобиля за отработанные дни включается в состав прочих нормируемых затрат. Арендная плата за время отпуска учитывается при налогообложении прибыли без ограничений.

Таблица бухгалтерских записей

Учет расчетов с работником-арендодателем ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Начислена сумма компенсации за износ автомобиля, выплачиваемая работнику за отработанные дни <**> (150 / 23 x (23 — 10))	26, 44	73	84,78	Трудовой договор, приказ руководителя, бухгалтерская справка-расчет
Автомобиль принят на учет как арендованное основное средство на время отпуска работника	001		10 000	Договор аренды, акт приема-передачи
Начислена арендная плата за автомобиль <**>	26, 44	60	80	Договор аренды, акт пользования имуществом
Удержан подоходный налог из суммы арендной платы за автомобиль (80 x 13%)	60	68-4	10,40	Бухгалтерская справка-расчет
Возвращен автомобиль работнику		001	10 000	Договор аренды, акт приема-передачи
Работнику перечислена сумма компенсации за износ автомобиля	73	51	84,78	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
Работнику перечислена арендная плата за минусом удержанного подоходного налога (80 — 10,40)	60	51	69,60	Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
——————————— <**> Учитывается при налогообложении прибыли.