Как организации отразить использование личного автомобиля работника в служебных целях с выплатой ему компенсации, а также арендной платы за этот автомобиль во время отпуска работника?

Работник использует свой автомобиль как в личных, так и в служебных целях по месту основной работы. Разъездной характер работы данному сотруднику не установлен. По соглашению с нанимателем компенсация за износ транспортного средства определена в размере 150 руб. в месяц. Сумма перечисляется на карт-счет работника.

В текущем месяце он 14 календарных дней находился в отпуске. На этот период с нанимателем был заключен договор аренды автомобиля, переданного по акту приема-передачи с оценочной стоимостью 10 000 руб. Сумма арендной платы составила 80 руб. Автомобилем пользовался работник с разъездным характером работы.

Транспортное средство возвращено в этом же месяце.

Автомобиль использовался для решения вопросов, связанных с управлением организацией, поездками между объектами.

В текущем месяце 23 рабочих дня, из них 10 дней работник был в отпуске. По договоренности с нанимателем компенсация за износ автомобиля выплачивается за фактически отработанные дни <*>.

Общие положения

Работник, использующий свое транспортное средство для нужд нанимателя, имеет право на получение за его износ (амортизацию) компенсации. Размер и порядок ее выплаты определяется по договоренности с нанимателем <*>.

Вопросы аренды регулируются гражданским законодательством. По договору аренды арендодатель обязуется передать арендатору имущество во временное пользование за плату. Предметом аренды может быть в том числе транспортное средство <*>.

Срок аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды <*>.

При прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором <*>.

Напомним, что с 2019 года важное значение при включении компенсации за использование имущества в служебных целях и арендной платы за транспортное средство в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, имеет факт установления работнику разъездного характера работы и выплаты соответствующей компенсации.

Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу:

— на объектах, расположенных вне места постоянной работы;

— связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно;

— связанную с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка <*>.

Работнику, которому установлен разъездной характер работы, выплачивается соответствующая компенсация <*>.

Бухгалтерский учет

Расчеты с работником по начислению компенсации за использование имущества в служебных целях обобщаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Наниматель вправе открыть к счету отдельный субсчет <*>.

Расчеты по арендной плате по усмотрению организации могут учитываться как на вышеуказанном счете, так и на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», так как работник по договору аренды выступает в качестве арендодателя <*>.

В данном случае автомобиль используется для решения вопросов, связанных с управлением организацией. Следовательно, суммы компенсации и арендной платы относятся в состав управленческих расходов:

— в дебет счета 26 «Общехозяйственные затраты» — в производственной организации;

— в дебет счета 44 «Расходы на реализацию» — в торговой, торгово-производственной организации <*>.

Удержание подоходного налога учитывается по кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет 68-4 «Расчеты по подоходному налогу» <*>.

Выплата компенсации и арендной платы отражается по дебету счета, на котором учтена задолженность перед работником, и кредиту счета 51 «Расчетные счета» <*>.

Поступление и возврат арендованного автомобиля в бухучете фиксируются по забалансовому счету 001 «Арендованные основные средства» <*>.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

На компенсацию за износ автомобиля страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах не начисляются <*>.

Арендная плата также не признается объектом для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах. Несмотря на то что договор аренды относится к гражданско-правовым договорам, непосредственно арендная плата — это не вознаграждение за выполненные работы, оказанные услуги или создание объектов интеллектуальной собственности. Она является ценой пользования имуществом <*>.

Подоходный налог

Компенсация за износ автомобиля и арендная плата за него являются объектами обложения подоходным налогом с физических лиц <*>.

Наниматель как налоговый агент обязан:

— исчислить подоходный налог по ставке 13%;

— удержать его сумму с работника при выплате вышеуказанных доходов;

— перечислить сумму налога в бюджет <*>.

НДС

При начислении и выплате работнику компенсации за износ автомобиля и арендной платы за транспортное средство у организации не возникает обязательств по НДС <*>.

Налог на прибыль

При исчислении налога на прибыль учитываются экономически обоснованные затраты, понесенные организацией в процессе деятельности и отраженные на счетах бухучета по принципу начисления <*>.

Компенсация за износ автомобиля, а также арендная плата, выплачиваемая работнику, в состав учитываемых затрат включаются. При этом важное значение имеет характер работы сотрудника:

— если ему выплачивается компенсация за разъездной характер работы в соответствии с Инструкцией N 70, то вышеуказанные выплаты включаются в учитываемые затраты в полном объеме;

— в случае отсутствия у работника разъездного характера работы компенсация за износ личного автомобиля и арендная плата за него включаются в состав прочих затрат (с учетом норматива 1%). При этом не имеет значения, что пользоваться автомобилем фактически будет сотрудник с разъездным характером работы <*>.

В рассматриваемой ситуации у работника-арендодателя не разъездной характер работы. В связи с этим и сумма компенсации за износ автомобиля за отработанные дни, и арендная плата за время отпуска будут учитываться в составе прочих нормируемых затрат.

Таблица бухгалтерских записей

Учет расчетов с работником-арендодателем ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Содержание операций Дебет Кредит Сумма,

руб.

Первичный

документ

Начислена сумма компенсации за износ автомобиля, выплачиваемая работнику за отработанные дни <*> (150 / 23 x (23 — 10)) 26, 44 73 84,78 Трудовой договор, приказ руководителя, бухгалтерская справка-расчет
Удержан подоходный налог из суммы компенсации за износ автомобиля (84,78 x 13%) 73 68-4 11,02 Бухгалтерская справка-расчет
Автомобиль принят на учет как арендованное основное средство на время отпуска работника 001 10 000 Договор аренды, акт приема-передачи
Начислена арендная плата за автомобиль <*> 26, 44 60 80 Договор аренды, акт пользования имуществом
Удержан подоходный налог из суммы арендной платы за автомобиль (80 x 13%) 60 68-4 10,40 Бухгалтерская справка-расчет
Возвращен автомобиль работнику 001 10 000 Договор аренды, акт приема-передачи
Работнику перечислена сумма компенсации за износ автомобиля за минусом удержанного подоходного налога (84,78 — 11,02) 73 51 73,76 Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
Работнику перечислена арендная плата за минусом удержанного подоходного налога (80 — 10,40) 60 51 69,60 Платежное поручение, выписка банка по расчетному счету
———————————

<*> Учитывается при налогообложении прибыли в составе прочих нормируемых затрат <*>.