Алина Николаевна Ефремова,
юрист

Даже в небольшой организации должна проводиться аттестация работников. Иногда этим вопросом занимается бухгалтер. Материал поможет организовать и провести аттестацию в организации.

Отметим, что в материале не рассматриваются вопросы аттестации госслужащих, медработников. Для них установлен свой специальный порядок.

1. Работники, подлежащие аттестации

Бухгалтеру целесообразно начать с составления списка работников, которых необходимо аттестовать. Для этого ему нужно понимать:

— как часто проводится аттестация, ведь, возможно, уже подошел ее срок;

— какие категории работников подлежат аттестации;

— какие работники освобождаются от аттестации.

Итак, аттестация обычно проводится не реже 1 раза в 3 года. Аттестовывать нужно руководителей и специалистов организаций всех форм собственности, а также других работников, если с ними заключены контракты (п. 4 Типового положения об аттестации, п. 2 ч. 1 ст. 261-2 ТК).

Освобождаются от аттестации (п. 6 Типового положения об аттестации):

— работники, которые работают в своей должности меньше года;

— выпускники дневного отделения учреждений образования, работающие в организации по направлению, — в течение первых 3 лет работы;

— беременные женщины;

— женщины после отпуска по уходу за ребенком до 3 лет — в течение 1 года после такого отпуска.

Законодательством не определены форма и содержание списка работников. Поэтому сведения, которые туда вносятся, определяются в каждой организации самостоятельно. Бухгалтер может отразить в списке следующие сведения: Ф.И.О. и должности работников, дату предыдущей аттестации, отметки о необходимости аттестации, основания для освобождения от грядущей аттестации, если они есть.

Пример

N
п/п
Ф.И.О. Должность служащего Дата предыдущей аттестации Подлежит аттестации в июне 2022 г. Основание освобождения от аттестации в июне 2022 г.
1 Иванов Иван Иванович специалист по продажам 10.07.2019 да

На практике также может оформляться два списка: список тех, кто будет проходить аттестацию, и список тех, кто освобождается от нее. Список (списки) целесообразно потом приложением добавить к приказу о проведении аттестации.

Примечание
Для регулирования порядка проведения аттестации в организации наниматель имеет право утвердить ЛПА. Например, Положение об аттестации работников в организации. В данном Положении можно определить форму и содержание списка аттестуемых работников, численность, состав аттестационной комиссии и другие вопросы.

2. Состав аттестационной комиссии

Законодательством не установлено, сколько лиц должно быть в аттестационной комиссии. Может быть и четное количество, ведь при равенстве голосов решение принимается в пользу работника (п. 18 Типового положения об аттестации).

Как правило, комиссия состоит:

— из председателя;

— членов комиссии (в том числе заместителя председателя);

— секретаря (абз. 5 ч. 1 п. 10 Типового положения об аттестации работников).

Если организация небольшая, то, на наш взгляд, минимальное количество участников комиссии может быть 3 человека (председатель и 2 члена комиссии).

Состав комиссии можно оформить отдельным пунктом приказа о проведении аттестации или в виде приложения к этому приказу.

Пример формулировки пункта приказа о проведении аттестации работников

2. Создать аттестационную комиссию в следующем составе:

председатель — директор О.Б.Тихонов;

секретарь — бухгалтер Т.А.Лисицкая;

члены комиссии: 1. Заместитель директора И.И.Мысловец.
2. Начальник отдела по работе с клиентами А.А.Сидоров.

3. Приказ о проведении аттестации

Чтобы провести аттестацию, нужно подготовить приказ. В нем следует отразить (п. 10 Типового положения об аттестации):

— срок проведения аттестации в самой организации.

Пример формулировки приказа о проведении аттестации работников

Провести в период с 13.06.2022 по 15.06.2022 аттестацию руководителей и специалистов;

— график аттестации: когда, где и во сколько будет проходить аттестация для конкретных работников. Такой график проведения аттестации можно оформить в виде приложения к приказу. График также может предусматривать дополнительные дни аттестации на случай, если аттестация не состоится в запланированные дни. Например, в случае болезни работника.

Пример оформления графика проведения аттестации

N
 п/п
Ф.И.О. Должность служащего Дата и время проведения аттестации Место проведения аттестации
1 Петров Михаил Андреевич специалист по работе с клиентами 13.06.2022

10:45 — 12:15

комната переговоров

— список работников, подлежащих аттестации (подробнее см. раздел 1);

— состав аттестационной комиссии (подробнее см. раздел 2);

— какие материалы необходимо подготовить для аттестации, кто и в какой срок это сделает (подробнее см. разделы 4 и 5).

Пример формулировки приказа о проведении аттестации работников

Непосредственным руководителям работников, подлежащих аттестации, подготовить их характеристики и передать бухгалтеру не позднее 06.05.2022 вместе с должностными инструкциями работников и, при наличии, другими документами, характеризующими деятельность работников.

С приказом о проведении аттестации бухгалтеру нужно ознакомить работников, в отношении которых он принят, в частности:

— подлежащих аттестации. Их нужно ознакомить с приказом не позже чем за месяц до начала аттестации (ч. 2 п. 10 Типового положения об аттестации);

— входящих в состав аттестационной комиссии;

— занимающихся подготовкой документов к аттестации.

4. Характеристики работников, подлежащих аттестации

Составить и подписать характеристику работника — важный подготовительный этап аттестации. Этим занимается непосредственный руководитель работника (ч. 1 п. 12 Типового положения об аттестации). Характеристику он составляет в произвольной форме и отражает в ней (ч. 2 п. 12 Типового положения об аттестации):

— основные сведения о работнике, в том числе о занимаемой должности, квалификации;

— оценку практической деятельности работника, его профессионально-деловых, личностных качеств;

— отдельные рекомендации, например о выдвижении работника на вышестоящую должность, необходимости повышения квалификации или переподготовки работника.

Характеристика работника поможет членам аттестационной комиссии, не знающим работника лично, определить его качества, отношение к работе и т.д.

После подготовки характеристики непосредственный руководитель, как правило, отдает ее бухгалтеру, который занимается аттестацией. Вместе с характеристикой он должен передать должностную инструкцию работника, если она хранится у непосредственного руководителя. Также он может передать другие документы, характеризующие деятельность работника. Например, документы о награждениях, поощрениях, благодарности.

Далее работника нужно обязательно ознакомить с характеристикой (ч. 1 п. 12 Типового положения об аттестации). Это можно сделать путем проставления работником подписи на документе. Однако подпись работника на характеристике не значит, что он согласен с тем, что в ней написано. Если работник не согласен с содержанием характеристики, он на заседании аттестационной комиссии может высказаться об этом, пояснить причины несогласия (ч. 3 п. 12 Типового положения об аттестации). Данные обстоятельства секретарь зафиксирует в протоколе заседания комиссии.

Характеристика вместе с должностной инструкцией представляется в комиссию. Это нужно сделать не позже чем за 10 дней до начала аттестации (ч. 1 п. 12 Типового положения об аттестации). В комиссию также передаются иные полученные документы, характеризующие работника.

5. Подготовка аттестационных листов и иных документов

До заседания следует подготовить бланки аттестационных листов. Бухгалтер может распечатать форму такого бланка из Типового положения об аттестации. Бухгалтеру к аттестации нужно заполнить графы, содержащие сведения о работнике (Ф.И.О., образование, дата назначения на должность и т.д.). Остальные сведения вносятся в аттестационный лист уже в процессе аттестации и на основании решения нанимателя по результатам аттестации.

Примечание

После аттестации работник должен быть ознакомлен под подпись с аттестационным листом. Он хранится в личном деле работника (п. 25 Типового положения об аттестации, абз. 2 ч. 1 п. 8 Инструкции о порядке ведения личных дел).

До начала аттестации бухгалтеру также следует подготовить бланки бюллетеней для тайного голосования, поскольку такие бланки будут необходимы комиссии (п. 17 Типового положения об аттестации). Голосование можно провести с использованием урны для голосов. Либо это может быть электронное голосование с помощью специального программного обеспечения. Однако такой вариант подходит для больших организаций, где много аттестуемых работников.

6. Протокол заседания аттестационной комиссии

Если бухгалтер будет секретарем комиссии, то на заседании ему нужно будет вести протокол (ч. 2 п. 13 Типового положения об аттестации). Протокол должен соответствовать требованиям Инструкции по делопроизводству.

В протоколе указываются фамилия, инициалы председателя, секретаря, членов комиссии, присутствующих на заседании, а также данные приглашенных лиц, не являющихся членами комиссии. Фамилии указываются в алфавитном порядке (ч. 2 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

В повестке дня протокола перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании, указываются формы изложения (доклад, отчет, сообщение и пр.), должность, фамилия и инициалы докладчика (ч. 7 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Пример

Повестка дня:

О соответствии занимаемой должности служащего Макарова Андрея Андреевича, специалиста по продажам II квалификационной категории.

Сообщение заместителя директора Г.В.Петрова.

Сообщение специалиста по продажам А.А.Макарова.

Основная часть протокола строится по схеме «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ» отдельно по каждому вопросу (ч. 10 — 14 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются Ф.И.О. докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ» записываются принятые решения по вопросу.

Протокол подписывает председатель и секретарь комиссии (ч. 2 п. 13 Типового положения об аттестации).