Командировка работника за границу не всегда ограничивается единственной страной. Порой в рамках одной командировки наниматель поручает работнику выполнить задания в нескольких странах. Такой маршрут командирования нередко вызывает вопросы при расчете суточных как на этапе выдачи аванса, так и по факту окончательного расчета (особенно если случаются некоторые отклонения от первоначального задания). Разберемся на условном примере, на какие нормы следует в этом случае опираться (командировки водителей-международников не рассматриваются).

Ситуация

Работник направлен в командировку на 5 дней из г. Минска в страны Шенгенской зоны:

— с 14 по 15 мая — в Германию (г. Франкфурт);

— с 16 по 18 мая – в Швецию (г. Стокгольм).

Он следует самолетом по маршруту:

— утром 14 мая выбывает из г. Минска в г. Франкфурт;

— вечером 15 мая выбывает из г. Франкфурта и в этот же день прибывает в г. Стокгольм;

— вечером 18 мая прибывает из г. Стокгольма обратно в г. Минск.

Авансируем суточные

Прежде чем работник отправится в командировку, наниматель обязан не позднее дня выезда выдать ему аванс. Основанием для его расчета и выплаты является приказ о направлении работника в командировку <*>.

При расчете аванса на суточные исходят из сведений, содержащихся в приказе, задании на командировку. Следует обратить внимание на следующие моменты, в частности <*>:

1) страны и города командирования, поскольку суточные оплачиваются в валюте по нормам, отличным для каждой из стран <*>;

2) дни отъезда и прибытия из (в) Республики Беларусь, поскольку суточные за эти дни платят по нормам страны командирования. При командировании работника в несколько стран суточные определяют:

— за день отъезда – исходя из норм, установленных для первой страны командирования;

— за день прибытия – исходя из норм, установленных для последней страны командирования;

3) начальную и конечную даты командировки в отношении каждой из стран, поскольку нужно определить количество дней нахождения в этих странах;

4) время отправления или прибытия пассажирского транспорта по маршруту следования из одной страны командирования в следующую.

Несмотря на имеющиеся в наличии сведения, порядок определения суточных за тот день, в котором работник убывает из одной страны командирования и прибывает в следующую (далее — «пограничный» день), не всегда понятен. Возникает вопрос: по норме для какой из стран командирования следует рассчитывать суточные за этот день: страны, из которой работник убывает, или той, в которую прибывает?

Законодательство не содержит прямой ответ на данный вопрос. В то же время, по нашему мнению, учитывая, что основанием для расчета суточных являются сведения, содержащиеся в приказе, аванс за “пограничный” день логично выплатить по нормам той страны, которая для этого дня определена приказом страной командирования. Как правило, такой страной значится та, на территории которой, как предполагается заданием, работник в этот день будет находится дольше.

Применим вышеизложенное к нашей ситуации. Аванс в части суточных за день отъезда из Республики Беларусь (14 мая) рассчитывается по нормам первой по маршруту страны командирования – Германии, а за день возвращения в Республику Беларусь – по нормам страны командирования, предшествующей возвращению, – Швеции. Нормы суточных составляют: для Германии — 40 евро, для Швеции – 60 долларов США <*>.

«Пограничным» днем для нашего случая является 15 мая. Согласно приказа в отношении этого дня страной командирования определена Германия (предполагается, что в этот день работник большую часть суток будет находиться в этой стране). Следовательно, для расчета суточных за 15 мая применим норму, установленную для этой страны.

Соответственно сумма аванса в части суточных за период командировки с 14 по 18 мая составит 80 евро (40 х 2 дня) и 180 долларов США (60 х 3 дня).

На заметку
Наниматель вправе выбрать <*>:
— способ выдачи аванса на командировку (выплатить наличными, перечислить на личную или корпоративную карточку);
— валюту аванса (любая иностранная валюта, белорусские рубли).
Порядок выдачи аванса и пересчета валют определен Нацбанком <*>.

Продолжение ситуации

— 14 мая из г. Минска (вылет в 9.40) в г. Франкфурт (прилет в 13.00);

— 16 мая из г. Франкфурта (вылет в 15.30) в г. Стокгольм (прилет 16 мая в 19.45);

— 18 мая из г. Стокгольма (вылет в 16.10) в г. Москву (прибытие в 19.20) – вынужденная остановка в г. Москве по причине сложностей с приобретением авиабилетов на прямой рейс в г. Минск.

Из г. Москвы в г. Минск работник возвращался поездом (отправление 18 мая в 23.00 — прибытие 19 мая в 8.30).

Перерассчитываем суточные по факту

Вернувшись из загранкомандировки, работник должен отчитаться об израсходованных суммах. Срок представления авансового отчета — 15 рабочих дней со дня возвращения, исключая день прибытия из командировки. В нашем случае работнику следует отчитаться не позднее 8 июня <*>.

При изменении условий командировки (например, сроков, маршрута) следует внести изменения в приказ. В этом случае суточные подлежат перерасчету <*>.

На этапе внесения изменений в приказ по факту командировки нужно также определить и обозначить, какая из смежных стран является для “пограничного” дня страной командирования. По нашему мнению, для этого целесообразно сравнить фактическое время нахождения на территории каждой из них.

В нашей ситуации в командировке работник находился дольше на один день, чем изначально предусматривалось. «Пограничным» днем является 16 мая. Почти весь этот день работник находился на территории Германии, поэтому суточные за 16 мая целесообразно определять по норме этой страны (соответствующие изменения внесены в приказ). Значит, суточные за период со дня выбытия из Республики Беларусь (14 мая) и по день отъезда из Германии (16 мая включительно) составят 120 евро (40 x 3 дня).

Отметим, что не стоит путать «пограничный» день с задержкой в пути. Последняя предполагает временную остановку в стране, отличной от страны командирования <*>.

17 мая работник находился в Швеции. 8 мая, возвращаясь в Республику Беларусь, он задержался в пути в Российской Федерации (г. Москве). Эта остановка вынужденная и связана с объективными и независящими от работника причинами, поэтому для расчета суточных применяют «правило 12 часов». Согласно этому правилу если остановка в пути продолжалась менее 12 часов, то суточные выплачиваются по нормам той страны, в которую работник командирован <*>. Последняя страна командирования – Швеция. Соответственно суточные за 17, 18 и 19 мая (день прибытия в Республику Беларусь) определяют по нормам Швеции. Значит за эти дни суточные составят 180 долларов США (60 х 3 дня).

Таким образом, по факту командировки суточные работника составят 120 евро и 180 долларов США.