Приходные и расходные кассовые ордера являются первичными учетными документами по оформлению кассовых операций в белорусских рублях (п. 1 и 4 Инструкции N 38). Рассмотрим, как заполнить эти документы.

1. Заполнение приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер (ПКО) применяют для оформления приема наличных белорусских рублей без использования кассового оборудования (абз. 3 ч. 1, ч. 2 п. 30 Инструкции N 117).

С 01.10.2017 ПКО не являются бланками документов с определенной степенью защиты и исключены из перечня бланков документов с определенной степенью защиты, информация о которых подлежит включению в ЭБД (Постановление N 30, Постановление N 703).

С этой даты организации и индивидуальные предприниматели (ИП), которые обязаны их заполнять, не приобретают «нумерованные» бланки ПКО у специализированных организаций. При оформлении на компьютере ПКО можно выводить на печать на обычный лист бумаги. А для ручного заполнения бланки ПКО заказывают в типографии. Однако нужно соблюдать утвержденную форму.

Приобретенные бланки ПКО организации учитывают на счете 10 «Материалы». Стоимость этих бланков списывают по мере их выдачи ответственным лицам либо по мере использования (п. 16 Инструкции N 50).

Оформляет ПКО работник, на которого возложена такая обязанность (ч. 1 п. 45 Инструкции N 117).

Этот работник заполняет все реквизиты ПКО, включая квитанцию к нему, следующим образом:

1) в строке «Принято от» он указывает фамилию, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени.

В строке «Основание» заполняет основание (вид, источник) поступления наличных денег.

В строке «Приложение» перечисляет прилагаемые документы с указанием их номера и даты (ч. 2 п. 4 Инструкции N 38).

В графе «Сумма, руб. коп.» указывает информацию цифрами с двумя десятичными знаками после десятичного разделителя (запятой, точки) (п. 3 Инструкции N 38).

Сумму прописью в строке «Сумма с НДС» отражает следующим образом: рубли — словами, копейки — цифрами;

Примечание
Исправления в ПКО не допускаются (п. 8 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности).

2) далее заполненный бланк ПКО подписывает главный бухгалтер (либо лицо, имеющее соответствующие полномочия);

3) заполненный и подписанный главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия) ПКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, ИП в письменной форме (ч. 2 и 3 п. 45 Инструкции N 117);

4) далее ПКО передают кассиру, который проверяет правильность указанной в нем информации, а также наличие подписи главного бухгалтера (или лица, имеющего соответствующие полномочия);

Примечание
При наличии одного кассира или отсутствии должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП (п. 68 Инструкции N 117).

5) кассир подписывает надлежаще оформленный ПКО после приема наличных денег в кассу и выдает лицу, которое их вносит, отрывную часть ПКО — квитанцию к нему;

6) на основании ПКО кассир производит запись в кассовую книгу (при ее ведении) (ч. 8 п. 62 Инструкции N 117);

7) в конце рабочего дня заполненные ПКО вместе с отчетом кассира передаются в бухгалтерию (ч. 9 п. 62 Инструкции N 117).

Обратите внимание!
Законодательством не установлено требований о проставлении штампа «Погашено» или «Оплачено» на бланке ПКО и приложенных к нему документах.

 2. Заполнение расходного кассового ордера

 Расходный кассовый ордер (РКО) применяют для оформления выдачи наличных белорусских рублей из касс (п. 5 Инструкции N 38, абз. 2 ч. 1 п. 37 Инструкции N 117):

— организаций;

— подразделений организаций;

— ИП, которые наняли работников.

Бланк РКО имеет типовую форму, при этом не относится к бланкам документов с определенной степенью защиты.

В зависимости от количества лиц, которым выдаются наличные деньги из кассы, РКО оформляют:

— в отдельности на каждое физическое лицо, которому производится разовая выдача наличных денег из кассы;

— на общую сумму денег, выданную из кассы по платежной ведомости, без составления РКО на каждого получателя.

Бланк РКО заполняет лицо, на которое возложены такие обязанности, ИП. Исключение составляет случай оформления РКО на общую сумму денег, выданную по платежной ведомости, который заполняет кассир. Можно оформлять РКО вручную на бланке типовой формы либо с помощью технических средств при условии сохранения реквизитов, установленных типовой формой (п. 3 Инструкции N 38; ч. 1 п. 45, абз. 5 ч. 1 п. 46 Инструкции N 117).

Оформление РКО на разовую выдачу наличных денег производится в следующем порядке:

1) лицо, на которое возложена такая обязанность, заполняет реквизиты РКО, указывая:

— наименование организации, подразделения, ИП;

— номер РКО и дату выдачи наличных денег из кассы;

— в строке «Выдать» — фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется) получателя. Если выдача денег производится по доверенности, после Ф.И.О. получателя производят запись «по доверенности» и указывают фамилию, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, на которое оформлена доверенность (п. 42 Инструкции N 117);

— основание выдачи наличных денег в строке «Основание», например «Выдано под отчет на командировочные расходы по приказу N ______ от ______»;

— сумму выдаваемых из кассы наличных денег прописью в строке «Сумма». Записывают ее следующим образом: рубли указывают словами, копейки — цифрами. Сумму цифрами в графе «Сумма, руб. коп.» указывают с двумя десятичными знаками после десятичного разделителя (точки или запятой) (п. 42 Инструкции N 117);

Обратите внимание!
В законодательстве не установлено требование о том, что заполнять строку «Сумма» должен получатель денег собственноручно.

— прилагаемые документы с номером и датой (либо их копии) при их наличии в строке «Приложение». К таким документам относятся, например, доверенность, выданная на разовое получение денег, копии приказов и т.д.;

— данные о документе, удостоверяющем (подтверждающем) личность физического лица, которое получает наличные деньги, в строке «Предъявлен документ». Таким документом является паспорт, вид на жительство, удостоверение беженца, идентификационная карта гражданина Республики Беларусь, биометрический вид на жительство в Республике Беларусь иностранного гражданина, биометрический вид на жительство в Республике Беларусь лица без гражданства. Для работников организации этим документом может быть удостоверение, выданное организацией, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца удостоверения, подписи должностного лица организации, выдавшей это удостоверение (ч. 2 п. 5 Инструкции N 38, подп. 1.1 п. 1 Указа «О документировании населения Республики Беларусь», п. 38 Инструкции N 117);

Примечание
Исправления в РКО не допускаются (п. 8 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и отчетности).

2) далее заполненный РКО подписывают руководитель и главный бухгалтер (или лица, имеющие соответствующие полномочия);

Примечание
Подпись руководителя (или лица, им уполномоченного) на бланке РКО не требуется, если к этому бланку приложены документы (заявление, счет, платежная ведомость и др.) с разрешительной надписью руководителя (лица, им уполномоченного) (ч. 3 п. 5 Инструкции N 38).

3) заполненный и подписанный должностными лицами РКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, ИП в письменной форме (ч. 2 и 3 п. 45 Инструкции N 117);

4) после этого РКО передают кассиру, который должен проверить наличие на нем подписей руководителя (при необходимости проставления) и главного бухгалтера (или лиц, имеющих соответствующие полномочия), правильность заполнения реквизитов предъявленного документа, удостоверяющего личность получателя, а также наличие документов, указанных в строке «Приложение» (п. 44 Инструкции N 117);

Примечание
В случае наличия одного кассира или отсутствия должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП (п. 68 Инструкции N 117).

5) по надлежаще оформленному РКО кассир выдает наличные деньги лицу, указанному в строке «Выдать»;

6) получатель денег расписывается в строке «Получил»;

7) кассир подписывает РКО после выдачи наличных денег (ч. 3 п. 44 Инструкции N 117);

8) сразу после подписания РКО кассир вносит запись в кассовую книгу (при ее ведении) (ч. 8 п. 62 Инструкции N 117);

9) в конце рабочего дня заполненные РКО вместе с отчетом кассира передаются в бухгалтерию (ч. 9 п. 62 Инструкции N 117).

Примечание
Оттиск печати не предусмотрен формами бланков ПКО и РКО. Однако организации и ИП, которые используют печать, могут по своему усмотрению проставлять печать на этих документах как дополнительную информацию. Место проставления оттиска печати субъекты хозяйствования определяют самостоятельно. При этом он не должен препятствовать прочтению иных записей. Подробнее об этом см. на сайте Минфина .

Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex