Кофе-паузы на работе: учет расходов

Небольшие перерывы в течение рабочего дня, во время которых можно передохнуть, сделать паузу в работе, выпить кофе и пообщаться со своими коллегами, становятся все более популярными в организациях. Такие перерывы принято называть кофе-паузами. Организация кофе-пауз связана с определенными расходами нанимателя.

Рассмотрим на конкретной ситуации порядок отражения возникающих в этом случае расходов и возможных доходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Ситуация

Организация планирует для работников закупать кофе, чай, сахар, молоко и кондитерские изделия для ежедневного потребления во время кофе-пауз.

При этом возникает ряд вопросов:

— предъявленные продавцами и отраженные в ЭСЧФ продавца суммы НДС относятся на увеличение стоимости приобретенных продуктов или же их можно принять к вычету в общеустановленном порядке;

— учитываются ли расходы организации на приобретение продуктов для целей исчисления налога на прибыль и куда относить эти расходы: на затраты или внереализационные расходы;

— следует ли начислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах на стоимость приобретенных для работников продуктов питания;

— является ли сумма приобретенных продуктов базой для начисления подоходного налога;

— как отражаются покупка и списание продуктов для кофе-пауз в бухучете организации?

Рассмотрим два возможных варианта этой ситуации.

Вариант 1. Чай, кофе, печенье и другие подобные продукты питания приобретаются организацией и безвозмездно передаются каждому работнику для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Вариант 2. Продукты питания для кофе-пауз приобретаются и потребляются всеми работниками без их передачи конкретно каждому работнику.

1. Документальное оформление

Порядок приобретения продуктов для работников организации, их использования в процессе выполнения ими своих трудовых функций следует установить приказом или распоряжением руководителя организации.

Закупка таких продуктов может осуществляться у оптовых поставщиков, в розничной сети, в т.ч. за наличный расчет.

Для этого из числа работников назначается ответственное за организацию кофе-пауз лицо.

Основанием для принятия указанных товаров к учету являются документы, выданные продавцом этих товаров, подтверждающие их приобретение: ТТН, ТН и др. (п. 26 Инструкции N 133).

Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физлиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции N 133).

Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.

Накладные ТТН и ТН могут не заполняться при безвозмездной передаче товаров физическим лицам, если при этом оформляется первичный учетный документ (далее — ПУД), форма которого установлена законодательством, а при отсутствии формы, установленной законодательством, — разработана и утверждена организацией самостоятельно (абз. 3 ч. 8 п. 1 Инструкции N 58, Перечень N 360).

В такой ситуации безвозмездная передача приобретенных продуктов каждому работнику индивидуально оформляется либо ТН, либо иным самостоятельно разработанным организацией ПУД, отвечающим требованиям, установленным ст. 10 Закона N 57-З.

Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками без конкретной передачи продуктов каждому работнику.

Если продукты приобретаются для всех работников без их распределения каждому конкретному работнику, в таком случае необходимо определить порядок их использования и списания.

Например, в больших организациях:

— издается приказ о проведении кофе-пауз без передачи продуктов питания конкретному работнику;

— назначается ответственное лицо за организацию кофе-пауз;

— закупленные продукты передаются ответственному лицу;

— по мере использования или периодически (ежемесячно) ответственным лицом составляется отчет об использовании продуктов;

— на основании отчета МОЛ составляется ПУД (акт о списании), по которому продукты списываются с учета.

2. Налогообложение

2.1. НДС

Объектами налогообложения НДС признаются обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь (подп. 1.1 п. 1 ст. 115 НК).

Реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав признаются отчуждение товара одним лицом другому лицу (выполнение работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу), передача имущественных прав одним лицом другому лицу на возмездной или безвозмездной основе вне зависимости от способа приобретения прав на товары (результаты выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав или формы соответствующих сделок (ч. 1 п. 1 ст. 31 НК).

Под безвозмездной передачей понимаются передача товаров (работ, услуг), имущественных прав без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты (ч. 3 п. 1 ст. 31 НК).

Безвозмездная передача товаров (работ, услуг) признается объектом налогообложения НДС (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК).

Следовательно, со стоимости безвозмездно переданных работникам продуктов исчисляется НДС.

При реализации товаров (в т.ч. при безвозмездной передаче) белорусским физлицам плательщиком по итогам отчетного периода создается один итоговый ЭСЧФ, который направляется на Портал не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом. В таком ЭСЧФ, в частности, указываются общая сумма оборота по реализации объектов за отчетный период и общая сумма исчисленного НДС (подп. 2.1 п. 2, п. 4, подп. 8.8 п. 8 ст. 131 НК).

Предъявленные поставщиками суммы НДС по приобретенным продуктам питания принимаются к вычету либо относятся на увеличение стоимости приобретенных продуктов на основании выставленного поставщиком ЭСЧФ (абз. 4 п. 2, п. 4 Инструкции N 41, ч. 2, 3 п. 21 Инструкции N 50, ч. 1 п. 4, подп. 5.1 п. 5, п. 11 ст. 132 НК).

При этом суммы входного НДС, приходящиеся на обороты по безвозмездной передаче товаров, подлежат вычету в порядке, установленном для вычета НДС по товарам по ставке 20%, независимо от того, облагается ли эта безвозмездная передача НДС либо освобождается от налогообложения НДС (ч. 1 п. 15 ст. 133 НК).

В случае когда продукты питания приобретаются организацией для потребления всеми работниками без конкретной передачи их каждому работнику, такое потребление не является реализацией, т.к. отчуждение товара (на возмездной либо безвозмездной основе) одним лицом другому не происходит. Поэтому в таком случае факт безвозмездной передачи товара работникам отсутствует.

В такой ситуации:

— стоимость приобретенных и потребленных продуктов работниками в процессе выполнения ими своих трудовых функций не является объектом исчисления НДС, ЭСЧФ не создается (п. 1 ст. 31, подп. 1.1 п. 1 ст. 115, подп. 3.8 п. 3 ст. 131 НК);

— предъявленные поставщиками суммы НДС по приобретенным продуктам питания принимаются к вычету в общеустановленном порядке или же могут быть отнесены на увеличение стоимости приобретенных продуктов (абз. 4 п. 2, п. 4 Инструкции N 41, ч. 2, 3 п. 21 Инструкции N 50, ч. 1 п. 4, подп. 5.1 п. 5, п. 11 ст. 132 НК).

Подходы по исчислению других налогов, страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах, а также бухгалтерский учет в каждом из вариантов смотрите в ilex.