Елена ПЕЩЕНКО

Консультант управления организации и мотивации труда
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь


Минтруда и соцзащиты при поддержке ООО «ЮрСпектр» провело образовательное мероприятие «Круглый стол» на тему «Возмещение расходов при служебных командировках по Беларуси и за границу». В рамках выступления Елена Александровна Пещенко отметила важные моменты, касающиеся порядка возмещения командировочных расходов, а также ответила на вопросы участников мероприятия
.
Публикуем ответы на некоторые вопросы.

Организация закрепила в ЛПА, что возмещение расходов по найму жилого помещения производится на основании подтверждающих документов, а при отсутствии таких документов — 10% установленных размеров. Согласно проездным билетам в место командировки работник выбыл 07.12 в 22 ч 40 мин, а прибыл 08.12 в 03 ч 15 мин. В обратном направлении работник убыл 10.12 в 23 ч 20 мин, прибыл к месту работы — 11.12 в 05 ч 10 мин. Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, не представлены. При определении суммы возмещения этих расходов исходят из проведенных в месте командировки дней или ночей?

При отсутствии в рамках данного варианта возмещения подтверждающих документов расходы по найму за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 или 2 (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

Под временем нахождения в пути понимается (ч. 3 п. 20 Положения N 176):

при выбытии из места постоянной работы в командировку — время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;

при выбытии из места командировки к месту постоянной работы — время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

Иначе говоря, возмещение расходов по найму производится за календарные дни нахождения в месте командировки. Ночи, приходящиеся на этот период, принимаются в расчет исключительно в случае, когда организация придерживается варианта возмещения расходов по найму без представления подтверждающих документов (ч. 5 п. 15, ч. 8 п. 16 Положения N 176).

В нашем случае работник в месте командировки находился три дня (8, 9 и 10 декабря), поскольку 7 и 11 декабря признаются днями в пути. Соответственно расходы на наем жилья возмещаются работнику из расчета 10% размеров, установленных приложением 1 или 2 за три календарных дня. Например, если речь о командировке в г. Гомель, то сумма возмещения этих расходов составит 15 руб. ({50 руб. x 10% x 3 дня), а если в г. Киев, то — 31,50 долл. США (105 долл. США x 10% x 3 дня).

Организация закрепила в ЛПА вариант возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов, а при отсутствии таких документов — 10% установленных размеров. В месте командировки работник находился 5 календарных дней с 07.12 по 11.12. Документы, подтверждающие расходы на проживание в месте командировки, работник представил лишь за 07.12 и 08.12. Документы на проживание за 9, 10 и 11 декабря не представлены. Как производится возмещение расходов по найму?

При отсутствии подтверждающих документов, представление которых для возмещения расходов по найму жилья определено в ЛПА, указанные расходы за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложениях 1 и 2. Конкретный размер процента возмещения устанавливается в ЛПА (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

В рассматриваемой ситуации расходы по найму возмещаются за 7 и 8 декабря на основании подтверждающих документов, но при этом:

— при командировках по Республике Беларусь — в пределах стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176);

— при загранкомандировках — в размерах, не превышающих установленные в приложении 2, за два календарных дня (ч. 9 п. 16 Положения N 176).

Расходы по найму за 9, 10 и 11 декабря (три календарных дня) возмещаются в размере 10% от размеров, установленных для места командировки в приложении 1 или 2 (ч. 3 п. 15, ч. 3 п. 16 Положения N 176).

Организация закрепила в ЛПА вариант возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов при командировках по Республике Беларусь. Ограничивается ли для этого варианта сумма возмещения расходов по найму стоимостью номера первой категории? В качестве ограничения может быть принята стоимость такого номера в гостинице проживания или в любой другой гостинице места командировки?

Организация вправе закрепить в ЛПА, что расходы по найму возмещаются на основании подтверждающих документов. В этом случае исходят из фактических расходов работника на наем жилья, подтвержденных документально. При этом сумма возмещения расходов по найму ограничивается стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176).

Если работник проживал в гостинице, то в качестве ограничения принимают стоимость номера первой категории в гостинице проживания. Если командированный работник проживал в арендованной у ИП квартире, в санатории, в доме отдыха, в иных организациях, предоставляющих услуги по проживанию, и представил подтверждающие документы, в которых указана стоимость проживания, возмещение расходов производится в пределах стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, в который работник командирован, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки.

 Организация закрепила в ЛПА вариант возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов. Фактические расходы командированного работника на проживание в номере первой категории в г. Гродно с 7 по 8 декабря составили 48 руб. Эта сумма ниже 50 руб., установленных в приложении 1. В какой сумме следует произвести возмещение?

В рамках возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов исходят из фактических расходов работника, подтвержденных документально. При этом сумма возмещения расходов по найму ограничивается стоимостью номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176). Наряду с этим нижняя граница возмещаемых работнику расходов на наем жилья не обозначена.

В рассматриваемой ситуации работник проживал в номере первой категории, поэтому ему надлежит возместить фактические расходы на наем жилья. Тот факт, что эта сумма ниже размера, установленного приложением 1, значения не имеет, поскольку он применяется в том случае, когда организация придерживается варианта возмещения расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов. Соответственно сумма возмещения составит 48 руб.

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Будапешт с вылетом из г. Варшавы. В связи с задержкой рейса работник переночевал в гостинице г. Варшавы в ночь с 07.12.2020 по 08.12.2020. Для целей возмещения фактические расходы по найму жилья в пути следования ограничиваются. Их надлежит сравнивать с размерами, установленными в приложении 2 для Польши, из расчета за два календарных дня или за одну ночь?

В случае временной остановки в пути (вынужденной или запланированной) расходы по найму жилья возмещаются на основании подтверждающих документов, но не выше размеров, установленных приложением 2 для страны, в которой произошла такая остановка (ч. 13 п. 16 Положения N 176).

Указанное ограничение следует рассчитывать исходя из установленного размера возмещения и количества календарных дней, проведенных работником в месте, в котором произошла остановка в пути.

В рассматриваемой ситуации возмещение фактических расходов на наем жилья в г. Варшаве производится по подтверждающим документам, но в пределах ограничения в сумме 300 долл. США (150 долл. США x 2 дня).

 Ответы на другие вопросы участников мероприятия см. в материале в ilex.