Вопрос 1: Работник командирован из г. Гомеля в г. Добруш на 3 дня с условием ежедневного возвращения к месту жительства. По возвращении из командировки работник представил проездные билеты за первые 2 дня, а за 3-й день — не представил. Возмещаются ли работнику расходы по проезду на основании билетов, а также 0,2 базовой величины (далее — БВ) за 3-й день?

Ответ: Возмещаются расходы по проезду на основании представленных проездных билетов, а также в размере 0,1 БВ за 3-й (последний) день командировки.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ч. 1 ст. 91 ТК).

Если по решению нанимателя командированный по Республике Беларусь работник ежедневно возвращается к месту жительства, то расходы по проезду (кроме такси) к месту командировки и обратно подлежат возмещению при представлении проездных документов, установленных законодательством (подп. 9.1.1, п. 10, ч. 10 п. 15 Положения N 176).

В случае отсутствия у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 БВ в каждую сторону (п. 13 Положения N 176).

При этом в рамках любой командировки (в том числе с условием о ежедневном возвращении к месту жительства) максимальный размер возмещения расходов по проезду к месту командировки и обратно в случае отсутствия проездных документов (билетов) составляет 0,2 БВ (0,1 x 2).

Для применения этого правила в отношении командировок с ежедневным возвращением к месту жительства на предмет представления проездных документов оцениваются первый (направление «к месту командировки») и последний (направление «обратно из командировки») дни командировки. Если проездные билеты за эти дни по заданным направлениям отсутствуют, то работнику полагается возместить расходы в размере 0,1 БВ в соответствующую сторону. При этом промежуточные дни командировки (второй, третий, предпоследний) для целей применения правила БВ в расчет не принимаются.

В рассматриваемой ситуации работнику возмещаются фактические расходы по проезду на основании представленных проездных билетов. Кроме того, учитывая, что билеты на проезд за последний день командировки (по направлению «обратно») к месту постоянной работы не представлены, работнику возмещаются расходы по проезду в размере 0,1 БВ.

Вопрос 2: Возможно ли организации в одном приказе о командировании установить порядок возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов, а в приказе о другой командировке — не указывать ничего и соответственно возместить на основании установленных размеров?

Ответ: Вариант возмещения расходов по найму жилья устанавливают в целом по организации, а не для каждой отдельной командировки.

Организации (кроме бюджетных) при командировании работников в пределах Республики Беларусь и за границу самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилья: на основании подтверждающих документов либо без их представления (ч. 1 п. 15, ч. 1 п. 16 Положения N 176).

Порядок возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов закрепляется в ЛПА (например, в положении о командировках, приказе). При возмещении расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов указания этого в ЛПА не требуется (ч. 2 п. 15, ч. 2 п. 16 Положения N 176).

Как часто можно менять избранный порядок возмещения расходов по найму, в законодательстве не обозначено. Принять это решение наниматель вправе самостоятельно. Вместе с тем смена варианта возмещения должна быть обоснована, не допускать ухудшения прав одних работников перед другими, не носить признаки манипулирования нормами законодательства в угоду конкретной командировке или работнику. В противном случае возможны трудовые споры по причине дискриминации, поскольку право на возмещение командировочных расходов обусловлено гарантией, установленной законодательством, и не связано со спецификой конкретной командировки, трудовой функции, навыками и личностью отдельных работников (ст. 14 ТК).

Вопрос 3: Организация придерживается варианта возмещения расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов. Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Новолукомль с 12 по 14 июня (являются соответственно датами прибытия в место командировки и убытия из него). Учитывая скудный номерной фонд в месте командировки, приказом зафиксирована возможность работника проживать в г. Витебске (транспортные расходы до гостиницы г. Витебска (110 км от г. Новолукомля) осуществляются за счет работника). По возвращении из командировки работник приложил к авансовому отчету счет из гостиницы г. Витебска за 2 ночи в номере первой категории на 130 руб. (из расчета 65 руб. за ночь). Возмещаются ли расходы по найму жилья в г. Витебске (этот город не является для работника местом командировки)? Нужно ли при этом ограничивать размер возмещения стоимостью номера первой категории в месте командировки, т.е. исходя из прейскуранта гостиницы г. Новолукомля?

Ответ: Организация вправе самостоятельно определить применяемый порядок возмещения расходов по найму: на основании подтверждающих документов или без их представления (ч. 1 и 2 п. 15 Положения N 176).

Если при командировании в пределах Республики Беларусь организация придерживается варианта возмещения расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов, то расчет аванса работнику осуществляется исходя из количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 1 к Положению N 176 (ч. 5 п. 15 Положения N 176).

Вместе с тем если фактические расходы по найму жилья превысили рассчитанную таким образом сумму, то возмещение расходов производится на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости номера первой категории в гостинице населенного пункта, куда командирован работник, либо близлежащего населенного пункта в случае отсутствия гостиницы в месте командировки (ч. 7 п. 15 Положения N 176).

Если в приказе о командировании указано место командирования — г. Новолукомль, а областной центр (г. Витебск) указан как место найма жилья, то расчет аванса осуществлялся исходя из размеров возмещения расходов по найму жилья, установленных в приложении 1 к Положению N 176 для областных центров, то есть г. Витебска.

Учитывая, что работник проживал в гостинице города, определенного в приказе, и расходы на наем номера первой категории превысили сумму аванса, возмещение следует производить по фактическим суммам.

В случае если бы работник при командировании в г. Новолукомль проживал в г. Витебске по собственной инициативе, а не согласно приказу, то оснований возмещать расходы по найму жилья на основании представленного счета гостиницы у организации не было бы.

Вопрос 4: Сотрудник в командировке проживал по договору найма у физлица — плательщика налога на профессиональный доход (далее — НПД). Есть ли особенности для целей возмещения?