В последнее время электронный документооборот набирает все большую популярность, он позволяет экономить материальные ценности, ускоряет бизнес-процессы, может способствовать повышению производительности труда.
В данной статье мы остановимся на бухгалтерских аспектах электронного документооборота в части вопросов, которые целесообразно закрепить в учетной политике.
1. Учетная политика
Напомним, что учетная политика — совокупность способов организации и ведения бухгалтерского учета, принятая организацией (абз. 24 ст. 1 Закона N 57-З).
Отметим, что порядок работы с электронными документами в организации определяется локальными правовыми актами, утвержденными руководителем организации, после согласования с госархивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета. Если организация не является источником комплектования госархивов, то она согласовывает локальный правовой акт о порядке работы с электронными документами с Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии) (п. 4 Инструкции N 19).
В учетной политике организация может при необходимости делать ссылки на нормы таких локальных правовых актов.
Способы ведения бухгалтерского учета — применяемые при ведении бухгалтерского учета и (или) составлении бухгалтерской отчетности способы первичного наблюдения, виды учетной оценки, способы группировки и обобщения хозяйственных операций (абз. 5 п. 2 НСБУ N 80).
Учетная политика организаций, применяющих электронный документооборот, включает в себя все обязательные составляющие, предусмотренные для учетной политики (п. 4 ст. 9 Закона N 57-З):
— применяемые организацией виды учетной оценки;
— разработанные организацией для применения формы первичных учетных документов;
— применяемую организацией форму бухгалтерского учета;
— порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
— иные способы организации и ведения бухгалтерского учета.
Обратим внимание организаций на следующее.
2. Первичные учетные документы
Первичный учетный документ — документ, на основании которого хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета (абз. 15 ст. 1 Закона N 57-З).
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Первичный учетный документ, составленный в форме электронного документа, должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (ч. 1, 2 п. 6 ст. 10 Закона N 57-З).
Таким образом, важной особенностью первичных учетных документов, создаваемых в форме электронного документа, является то, что он должен соответствовать как требованиям Закона N 57-З к первичным учетным документам, так и требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи.
Основные требования законодательства об электронных документах определены гл. 3 Закона N 113-З. Вопросы по применению электронной цифровой подписи рассмотрены в гл. 4 Закона N 113-З.
Электронный документ — документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица (лиц), подписавших этот электронный документ (абз. 16 ст. 1 Закона N 113-З).
В частности, электронные документы могут применяться во всех сферах деятельности, где используются технические, программные и программно-аппаратные средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами (ст. 15 Закона N 113-З).
Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:
— создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
— иметь структуру, установленную ст. 17 Закона N 113-З;
— быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст. 16 Закона N 113-З).
Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей — общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей. Особенная часть электронного документа может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи (электронных цифровых подписей) и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами (ст. 17 Закона N 113-З).
Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. Документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. В этом случае документ на бумажном носителе не является копией электронного документа (ст. 19 Закона N 113-З).
Временное хранение и последующая передача на постоянное хранение электронных документов осуществляются в течение сроков и в соответствии с требованиями, установленными законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства. При приеме электронных документов на временное и постоянное хранение должна устанавливаться их подлинность. При отсутствии в электронном документе штампа времени подтверждение подлинности такого электронного документа после прекращения действия сертификата открытого ключа осуществляется в порядке, установленном законодательством. При временном и постоянном хранении электронных документов должна быть обеспечена их целостность (ч. 1 ст. 21 Закона N 113-З).
Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью в период действия сертификата открытого ключа, соответствующего личному ключу, использовавшемуся при выработке электронной цифровой подписи, имеет юридическую силу независимо от последующего отзыва открытого ключа, указанного в этом сертификате. Электронный документ, подписанный после отзыва открытого ключа, не имеет юридической силы. Оригинал электронного документа и его копия, соответствующая требованиям, установленным ст. 20 Закона N 113-З, имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 — 4 ст. 22 Закона N 113-З).
Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то электронный документ и его копия считаются соответствующими этому требованию. Если в соответствии с законодательством и (или) соглашением сторон документ должен быть подписан собственноручно и заверен печатью, электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, информация о полномочиях которого на подписание документа содержится в атрибутном сертификате, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно и заверенному печатью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ч. 5, 6 ст. 22 Закона N 113-З).
Справочно
Положение о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе утверждено Постановлением N 1086.
Формы первичных учетных документов, включенных в перечень, установленный Совмином, устанавливаются уполномоченными государственными органами, указанными в этом перечне. Иные формы первичных учетных документов могут устанавливаться республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином либо руководителем организации (ч. 1, 3 п. 3 ст. 10 Закона N 57-З).
Организация вправе самостоятельно утверждать для применения формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления (ч. 4 п. 3 ст. 10 Закона N 57-З).
Перечень первичных учетных документов утвержден Постановлением N 360.
В качестве не включенных в Перечень N 360 организации могут утверждать акты выполненных работ или оказанных услуг (кроме установленных законодательством), бухгалтерскую справку-расчет, документ по передаче расходов по счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты», первичные учетные документы для списания топлива, акт снятия остатков топлива, инвентарную карточку основных средств и множество других первичных учетных документов.
Первичный учетный документ, составленный в электронном виде, должен содержать все сведения, предусмотренные для первичного учетного документа в п. 2 ст. 1 Закона N 57-З:
— наименование документа, дату его составления;
— наименование организации (организаций), фамилию и инициалы физического лица (физических лиц), являющихся участниками хозяйственной операции;
— содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;
— должность служащего (профессию рабочего) лица (должности служащих (профессии рабочих) лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, его (их) фамилию (фамилии), инициалы и подпись (подписи).
Первичный учетный документ может содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.
Кроме форм первичных учетных документов, при электронном документообороте в учетной политике организации целесообразно предусмотреть, какие первичные учетные документы составляются в электронном виде (в том числе в виде электронного документа), а какие — на бумажном носителе. Также в учетной политике можно закрепить возможность составления первичных учетных документов на бумажном носителе в случае, если невозможно их составить в электронном виде. В учетной политике организации могут иметь место следующие записи (возможны и иные варианты в каждой конкретной организации).
Пример 1
Все первичные учетные документы организации создаются в электронном виде. На бумажном носителе первичные учетные документы создаются, если это предусмотрено договором с контрагентом и при невозможности их создания в электронном виде (по техническим и иным причинам). Созданные в электронном виде первичные учетные документы подписываются ЭЦП в соответствии с графиком документооборота и на бумажном носителе не дублируются.
Пример 2
Все первичные учетные документы организации создаются на бумажном носителе, кроме создаваемых в электронном виде по следующему перечню:
— акты выполненных работ или оказанных услуг по договорам с контрагентами, в которых предусмотрено их создание в виде электронного документа;
— …
Созданные в электронном виде первичные учетные документы подписываются ЭЦП в соответствии с графиком документооборота и на бумажном носителе не дублируются.
С 2023 г. в Закон N 57-З введена ч. 3 п. 2 ст. 10 Закона N 57-З, согласно которой первичный учетный документ должен быть подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц)).
Не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением электронной цифровой подписи) лица (лиц), ответственного (ответственных) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в первичных учетных документах (п. 1 Постановления N 962):
— включенных в Перечень N 360;
— подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением первичных учетных документов, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Минфином.
Таким образом, с 2023 г. существуют следующие способы подписания первичных учетных документов лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления:
— собственноручно (на бумажном носителе);
— путем факсимильного воспроизведения собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (на бумажном носителе);
— посредством электронной цифровой подписи, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (в электронном виде);
— с использованием другого аналога собственноручной подписи, обеспечивающего идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц), если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления (в электронном виде).
Порядок использования аналогов собственноручной подписи (за исключением электронной цифровой подписи) в первичных учетных документах, составляемых на бумажном носителе и (или) в электронном виде (за исключением первичных учетных документов, составляемых в форме электронного документа), а также обращения этих документов, подтверждение их целостности и подлинности устанавливаются локальными правовыми актами организации (ч. 3 п. 6 ст. 10 Закона N 57-З).
Такими локальными актами могут быть приказ, распоряжение, либо для удобства, по мнению автора, соответствующий порядок может быть установлен в таком локальном правовом акте организации, как учетная политика.
