1. Ситуация

В мае 2023 г. производственная организация (Жлобин) согласно приказу направила работника (юрисконсульта) в командировку в Витебск на 5 календарных дней с 15.05.2023 по 19.05.2023 для участия в судебных заседаниях.

Согласно приложенным к авансовому отчету проездным документам в Витебск работник выбыл 15.05.2023 в 22:30, а прибыл 16.05.2023 в 3:00. В обратном направлении в Жлобин работник убыл 18.05.2023 в 23:00, прибыл 19.05.2023 в 05:05.

В ЛПА организации закреплен вариант возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов. Возмещение в случае их непредставления производится в организации из расчета 10% от установленных в приложении 1 к Положению N 176 размеров.

По возвращении из командировки документы, подтверждающие расходы по найму жилья, работник не представил. Организация возместила указанные расходы за две ночи, в то время как следовало возместить за три дня нахождения работника в Витебске.

Ошибка в возмещении работнику расходов по найму жилья меньше положенного обнаружена в первых числах октября 2023 г.

Возмещение суточных, расходов по проезду и иных расходов в рамках данного материала не рассматривается.

2. Последствия

2.1. Суть ошибки

Ошибка, допущенная организацией, привела к тому, что пострадал работник (ему возмещена сумма меньше, чем положено), а также к искажению данных в бухучете, занижению затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, и, как следствие, излишней уплате налога на прибыль за II квартал текущего года.

При направлении работника в командировку наниматель обязан выдать ему аванс и возместить денежные средства на оплату суточных, расходов по проезду, найму жилья, а также иных произведенных с разрешения и ведома нанимателя расходов (ч. 2 и 3 ст. 95 ТК, ч. 1 п. 5 Положения N 176).

Основанием для возмещения командировочных расходов, в том числе расходов по найму жилья, является комплекс сведений, содержащихся в приказе о направлении работника в командировку, авансовом отчете, а также в подтверждающих расходы документах (ч. 1 ст. 93 ТК; п. 90 и 91 Инструкции N 117; п. 2 и 4, ч. 2 п. 7 Положения N 176).

Организации (кроме бюджетных) при командировании работников в пределах Республики Беларусь самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов либо без их представления. Порядок возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов закрепляется в ЛПА (ч. 1 и 2 п. 15 Положения N 176).

В рассматриваемой ситуации в организации установлен вариант возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов.

При отсутствии в рамках данного варианта возмещения подтверждающих документов расходы по найму за время командирования (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются в размере, не превышающем 20%, но не менее 5% размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 1 к Положению N 176. Конкретный процент возмещения закрепляется в ЛПА (ч. 3 п. 15 Положения N 176).

Под временем нахождения в пути понимается (ч. 3 п. 20 Положения N 176):

при выбытии из места постоянной работы в командировку — время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;

выбытии из места командировки к месту постоянной работы — время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

Иными словами, если в ЛПА организации установлен вариант возмещения расходов по найму жилья на основании подтверждающих документов и при этом такие документы работником не представлены, то возмещение производится исходя из установленного в организации процента за календарные дни нахождения в месте командировки. Ночи, приходящиеся на этот период, в расчет не принимаются.

Примечание
Ночи, приходящиеся на период нахождения в месте командировки, принимаются в расчет исключительно в случае, когда организация придерживается варианта возмещения расходов по найму жилья без представления подтверждающих документов (ч. 5 п. 15 Положения N 176).

В рассматриваемой ситуации исходя из сведений проездных документов в месте командировки работник находился три дня: 16, 17 и 18 мая — а днями в пути являются 15 и 19 мая. Соответственно, расходы на наем жилья подлежат возмещению работнику за три дня из расчета 10% размеров, установленных приложением 1 к Положению N 176 для Витебска.

Таким образом, расходы по найму жилья должны быть возмещены работнику в сумме 15 руб. (50 руб. x 10% x 3 дня), в то время как были возмещены в сумме 10 руб. (50 руб. x 10% x 2 ночи). Разница в пользу работника составляет 5 руб. (15 руб. — 10 руб.) и подлежит возмещению.

2.2. Ответственность

Невозмещение работнику причитающихся сумм командировочных расходов является нарушением законодательства о труде, за которое предусмотрено наложение штрафа на виновное должностное лицо нанимателя в размере от 4 до 50 БВ. Если такое же нарушение в течение 1 года после наложения административного взыскания будет совершено повторно — в размере от 30 до 100 БВ (ч. 2 ст. 95 ТК; ч. 1 п. 5 Положения N 176; ч. 2 ст. 4.6, ч. 3 и 4 ст. 10.12 КоАП).

Кроме того, важно учитывать и другие риски. Так, работник вправе уволиться в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде, что несет в себе материальные потери для нанимателя. Процедура увольнения и причитающиеся работнику в связи с этим выплаты за счет нанимателя отличаются в зависимости от того, какой трудовой договор заключен с работником (срочный или на неопределенный срок). Так, при досрочном расторжении контракта в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде, коллективного договора, контракта работнику выплачивается минимальная компенсация в размере трех среднемесячных заработков (ч. 4 ст. 40, ст. 41, ч. 5 ст. 261-5 ТК).

3. Что нужно сделать