По информации Национального правового Интернет-портала Республики Беларусь, Национальный центр защиты персональных данных подготовил Рекомендации по обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью. Они призваны определить единообразные подходы к обработке персональных данных в связи с трудовыми отношениями. Рассмотрим отдельные моменты, затронутые в указанных Рекомендациях.

1. Обработка персональных данных при оформлении трудовых (служебных) отношений

При оформлении трудовых (служебных) отношений в случаях, предусмотренных законодательством, согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных (в том числе специальных) не требуется (абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона о защите персональных данных). Это значит, что нанимателю не нужно получать согласие работника, в частности, во всех случаях применения ст. 26 ТК, содержащей перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, а также п. 11 Декрета N 5, устанавливающего требования к запросу и получению характеристики с предыдущих мест работы.

2. Обработка персональных данных в процессе трудовой (служебной) деятельности

В процессе трудовой (служебной) деятельности работника в случаях, предусмотренных законодательством, его согласие на обработку персональных данных не требуется (абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона о защите персональных данных).

Обработка персональных данных и перечень обрабатываемых персональных данных могут быть прямо предусмотрены законодательством. Это в том числе те ситуации, когда законодательство прямо предусматривает перечни необходимых документов либо устанавливает формы (образцы) документов, в которых указываются те или иные персональные данные работника.

Пример
Ситуация 1. Образец трудовой книжки установлен законодательством (постановление N 40). Следовательно, внесение в трудовую книжку сведений, составляющих персональные данные работника, не требует согласия работника.
Ситуация 2. На исходящих документах обязательно оформляют отметку об исполнителе, которая включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа (п. 63 Инструкции по делопроизводству). Указанные персональные данные используются без согласия работника.

В отдельных случаях законодательство предоставляет нанимателю право действовать на его усмотрение в части круга обрабатываемых сведений.

Пример
Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения определяет наниматель, если иное не установлено законодательными актами. Форму командировочного удостоверения тоже устанавливает наниматель (ст. 93 ТК). Значит, чтобы указать в командировочном удостоверении персональные данные работника, получать у него согласие не нужно.

Также согласие не требуется в тех случаях, когда обработка персональных данных и их перечень прямо в законодательстве не называются, но на нанимателя возлагаются определенные обязанности, требующие использования персональных данных.

Пример
Ситуация 1. Ведение нанимателем телефонного справочника с указанием Ф.И.О, должности, рабочего телефона допускается без согласия работника на обработку его персональных данных, если персональные данные работника обрабатываются нанимателем при реализации мер, направленных на исполнение им обязанностей в соответствии с ТК.
Ситуация 2. Наниматель вправе разместить информацию о работнике на интернет-сайте организации без согласия работника на обработку персональных данных, если это обусловлено необходимостью рационально организовать труд работника, в должностные обязанности которого входит активное контактирование с внешним контуром организации.

В ряде случаев взаимоотношения между нанимателем и работником не основаны непосредственно на исполнении трудовых обязанностей (например, участие работников в спортивных мероприятиях, общественной жизни организации и т.п.). В данных ситуациях в зависимости от конкретных обстоятельств можно использовать в том числе такие правовые основания, как:

— согласие на обработку персональных данных (ст. 5 Закона о защите персональных данных). Для оптимизации процедуры получения согласия наниматель может определять перечень целей обработки персональных данных, для которых основанием будет являться согласие, и предлагать принимаемым на работу работникам решить, на какие из данных целей обработки они готовы его дать;

— получение персональных данных оператором на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором (абз. 15 ст. 6 Закона о защите персональных данных);

— обработка персональных данных, когда они указаны в документе, адресованном оператору и подписанном субъектом персональных данных, в соответствии с содержанием такого документа (абз. 16 ст. 6 Закона о защите персональных данных).

3. Обязательство о неразглашении персональных данных

Подписание обязательства как необходимого документа, влекущего определенные правовые последствия, осуществляется в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Как, например, в ст. 17 Закона о коммерческой тайне. Законом о защите персональных данных такая обязанность не установлена.

Таким образом, получение от работников обязательства о неразглашении персональных данных не требуется.

4. Обработка персональных данных соискателей на трудоустройство

При осуществлении нанимателем обработки персональных данных лиц до оформления с ними трудовых (служебных) отношений нормы абз. 8 ст. 6 и абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона о защите персональных данных не применяются.

Основания обработки персональных данных соискателя на трудоустройство зависят от способа подачи информации, содержащей персональные данные, потенциальному нанимателю.

В частности, резюме и анкета подаются через интернет-ресурс нанимателя. В этом случае требуется согласие субъекта персональных данных на их обработку (допустим, какая-то отметка в специальном месте интернет-ресурса). Причем до получения согласия нанимателю следует представить субъекту персональных данных необходимую информацию, содержащую в том числе перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных, срок, на который дается согласие.

Обратите внимание!
Хранить резюме, а также иные документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления и т.д.), можно только 1 год (п. 645 перечня N 140, абз. 20 ст. 6 Закона о защите персональных данных).

5. Обработка персональных данных близких родственников (членов семьи) работника

В предусмотренных законодательством случаях обработка персональных данных близких родственников (членов семьи) работника осуществляется без их согласия (абз. 8 ст. 6 Закона о защите персональных данных).

Пример
Согласие родственников (членов семьи) работника не требуется при заполнении личной карточки воинского учета (приложение 13 к постановлению N 5).

В остальных случаях на это требуется правовое основание (например, согласие).

6. Предоставление персональных данных работника, в том числе уволенного, третьим лицам

Предоставление персональных данных работника третьим лицам является обработкой персональных данных (абз. 6 ст. 1 Закона о защите персональных данных).

Предоставление персональных данных работника в процессе его трудовой деятельности, обусловленное требованиями законодательства, осуществляется без его согласия (абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона о защите персональных данных).

После прекращения трудовых (служебных) отношений основания, указанные в абз. 8 ст. 6, абз. 3 п. 2 ст. 8 Закона о защите персональных данных, не применяются. Поэтому без согласия уволенного работника персональные данные третьим лицам могут быть предоставлены, в частности (абз. 11 и 20 ст. 6 Закона о защите персональных данных):

— в целях назначения и выплаты пенсий, пособий;

— случаях, когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами. Например, когда сведения предоставляются по запросу госорганов. Причем без согласия уволенного работника они могут быть предоставлены, только если в запросе указаны правовые основания для запроса, цель обработки, содержание и объем запрашиваемых персональных данных, а также приложена копия согласия, если оно является правовым основанием.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex