При осуществлении деятельности организации создают большое количество документов. Если документы включены в соответствующий перечень, их положено хранить в течение установленных сроков.
Пунктом 1 постановления Минюста от 06.03.2018 N 56 (далее – Постановление N 56) внесены изменения и дополнения в перечень документов, образующихся в процессе деятельности организаций и ИП (далее — Перечень) <*>. В частности, скорректированы сроки хранения документов, относящихся ко многим направлениям деятельности. Это такие направления деятельности, как учет и отчетность, бухучет и отчетность, кредитование, кассовые операции, организация труда и иные направления.
В основном изменения коснулись документов, по которым отсчет срока хранения начинается после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. По ним установлен дополнительный срок – 10 лет, если такая проверка не проводилась.
Кроме того, по некоторым видам документов сроки хранения изменены. Например, переписку о составлении и представлении статотчетности <*> хранить нужно 3 года вместо 5 лет.
На заметку
Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством <*>.
Из Перечня исключены некоторые виды документов, в частности, переписка об утверждении и уточнении бухгалтерских балансов и отчетов <*>, документы о приемке выполненных работ (акты, справки и др.) <*>, документы о списании с баланса имущества, пришедшего в негодность <*> и иные документы.
Изменения вступили в силу с 22.03.2018 <*>.
Сроки хранения (с учетом изменений) некоторых видов документов представлены в таблице.
Таблица
| Пункт Перечня | Вид документа | Срок хранения в государственных и негосударственных организациях, у ИП | Пояснение |
| БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ | |||
| 169 | Переписка по вопросам бухучета и бухотчетности | 1 год
|
После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| 173 | Документы по учету валютных операций | 3 года
|
|
| 174 | Кассовые книги по валютным операциям | 3 года
|
|
| 177 | Первичные учетные документы | 3 года | |
| 178 | Регистры бухучета | 1 год | |
| 179 | Кассовые книги | 1 год | |
| 180, 181 | Документы о проведении зачетов взаимных требований | 3 года | |
| 184, 188, 189 | Документы по начислению зарплаты и о премировании работников, журналы регистрации расчетно-платежных ведомостей по зарплате и выдаче матпомощи и др. | 3 года | |
| 194 | Документы о выплате пособий, об оплате листков нетрудоспособности | 3 года | |
| 195 | Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах имущества | 3 года | |
| 198, 202 | Листки нетрудоспособности, журналы их регистрации | 3 года | |
| 203 | Акты проверок кассы | 3 года | |
| 207 | Документы о налогообложении организаций | 3 года
(ранее – 5 лет) |
|
| 208 | Документы о подтверждении применения нулевой ставки НДС | 3 года | |
| 214 | Доверенности на получение (выдачу) денег и иных ценностей | 3 года | |
| 219 | Учетные документы (книги учета доходов и расходов, книги учета товаров (готовой продукции) и др.) | 3 года | |
| 220 | Книги покупок | 5 лет | С даты последней записи, при условии проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет с даты последней записи |
| ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА. КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ | |||
| 467, 468 | Журналы учета рабочего времени, табели использования рабочего времени | 3 года
|
После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ, УЧЕТ РАБОТНИКОВ | |||
| 649 | Приходно-расходные книги по учету бланков трудовых книжек | 3 года
|
После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ | |||
| 66 | Договоры, контракты по финансово-хозяйственной деятельности и документы к ним | 3 года
|
После окончания срока действия договора, контракта, проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет после окончания срока действия договора, контракта |
| ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ | |||
| 34 | Переписка по административно-хозяйственным вопросам | 3 года
|
После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ | |||
| 21.2 | Приказы, распоряжения руководителей по административно-хозяйственным вопросам | 3 года
(ранее — 5 лет)
|
После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
| ТРАНСПОРТНОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ | |||
| 1142,1143 | Путевые листы, журналы их учета | 3 года | После проведения налоговой проверки.
Если налоговая проверка не проводилась – 10 лет |
На заметку
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, обязаны соблюдать все организации и ИП <*>.
