Постановлением Минюста от 10.01.2024 N 2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4» изложена в новой редакции Инструкция по делопроизводству. В ней, в частности, скорректированы нормы, касающиеся особенностей работы с документами в электронном виде. Постановление вступает в силу с 01.07.2024.
1. Форматы файлов документов в электронном виде
С 01.07.2024 будут изменены требования к форматам файлов документов в электронном виде, которые используются в организации. Так, эти форматы должны будут обеспечивать (ч. 1 п. 199 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— целостность документов;
— возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения.
Примечание
Электронный документ имеет следующие формы представления (ст. 18 Закона N 113-З):
— форму внутреннего представления. Ею является запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации;
— форму внешнего представления. Ею является воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.
По новым правилам в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2) должны быть представлены следующие документы (ч. 2, 3 п. 199 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— внутренние документы организации в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК«, включая приложения;
— документы в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, включая приложения, направляемые в сторонние организации.
Примечание
Электронный документ состоит из двух частей — общей и особенной.
Общая часть состоит из информации, составляющей содержание документа.
Особенная часть состоит из одной или нескольких ЭЦП. Данная часть может содержать штамп времени, а также дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, которые устанавливаются ТНПА (ст. 17 Закона N 113-З).
2. Реквизиты документов в электронном виде
Сохранится требование о том, что документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. При этом будет дополнено, что расположение и оформление не только реквизитов, но и текста в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям Инструкции по делопроизводству (ч. 1 п. 201 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 220 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).
Примечание
Формуляр документа — совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на бумажном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде (абз. 33 ч. 1 п. 3 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Как и сейчас, при подготовке документов в электронном виде можно будет использовать шаблоны документов в электронном виде. С 01.07.2024 будет уточнено, что состав реквизитов в заголовочной части таких шаблонов и их расположение должны соответствовать оформлению реквизитов бланка документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь (ч. 2 п. 201 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 223 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).
Особенности оформления и отражения реквизитов в учетно-регистрационных формах по новым правилам изложены в таблице 1:
Таблица 1
| Наименование реквизита | Особенности оформления и отражения реквизитов в учетно-регистрационных формах |
| «Гриф утверждения»,
«Гриф согласования», «Виза», «Подпись» |
1. Все составные части таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) (ч. 1 п. 202 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
2. Сведения о лицах, согласовавших (завизировавших) документ в электронном виде (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования (визирования) (ч. 1 п. 207 Инструкции по делопроизводству в новой редакции): — или отражают в учетно-регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке (далее — РКК), журнале) на бумажном или электронном носителе; — или оформляют листом согласования, содержание которого переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе. 3. При внешнем согласовании документов в электронном виде письмом или протоколом названия согласующих документов, их авторы, даты и регистрационные индексы вносят в формуляр документа в электронном виде и отражают в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе (ч. 2 п. 207 Инструкции по делопроизводству в новой редакции) |
| «Дата документа»,
«Регистрационный индекс» |
1. Вносятся в формуляр документа в электронном виде полностью, если это не нарушает целостность и подлинность документа после его подписания (утверждения).
2. В иных случаях отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе. 3. Допускается включение в формуляр документа в электронном виде составных частей реквизитов, известных до подписания документа в электронном виде (месяц и год, индекс дела по номенклатуре дел организации) (п. 203 Инструкции по делопроизводству в новой редакции) |
| «Резолюция» | Данный реквизит:
— или отражается в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе; — или оформляется листом резолюции, содержание которой переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе (п. 204 Инструкции по делопроизводству в новой редакции) |
| «Отметка о контроле»,
«Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящего документа)» |
Отражаются в учетно-регистрационных формах (РКК, журнале) на бумажном или электронном носителе (п. 208 Инструкции по делопроизводству в новой редакции) |
В качестве эквивалента собственноручной подписи можно будет использовать (п. 202 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— ЭЦП;
— иные аналоги собственноручной подписи, кроме ЭЦП. С помощью аналогов собственноручной подписи допускается подписывать, согласовывать, утверждать только внутренние документы в электронном виде. Обязательным условием будет следующее: программные средства, используемые в организации, должны позволять однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ. Исключения могут быть установлены законодательством.
3. Прием и отправка документов в электронном виде
Будет уточнено, у кого будет право принимать и отправлять документы в электронном виде. Так, по общему правилу это будет делать служба ДОУ или лицо, ответственное за ДОУ. Документы, включенные в перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, как и сейчас, будут вправе принимать и отправлять структурные подразделения (работники) организации без участия службы ДОУ (ч. 1, 2 п. 209 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Примечание
Перечень документов, не подлежащих регистрации, по-прежнему будет разрабатывать служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) и утверждать руководитель организации (подп. 122.2 п. 122 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, подп. 139.3 п. 139 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).
С 01.07.2024 также будет установлено, что при пересылке электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе, включая приложения, они должны быть выполнены в соответствии с требованиями п. 58 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях (ч. 4 п. 209 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Примечание
Пунктом 58 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях установлены следующие требования к выполнению электронных копий и электронных отображений документов на бумажном носителе:
1) процесс фотокопирования (сканирования) должен обеспечивать получение электронных отображений, содержащих четко различимые текст, изображения (при наличии) и все внешние особенности оригинала;
2) каждый лист документа располагается строго вертикально или горизонтально. Должны быть видны все края листа. Обороты листов оригинала, не содержащие текста или изображений, копируются, если на них имеются какие-либо пометки, оттиски штампов, нумерация;
3) не допускается наличие посторонних предметов, скрывающих часть листа, и эффектов, возникших в процессе сканирования (бликов, густых теней, муара и другие эффекты);
4) если оригинал изготовлен в черно-белом изображении на белом фоне, электронное отображение может быть черно-белым. Если оригинал содержит элементы иных цветов (пометки, подписи, оттиски печатей, логотипы, изображение Государственного герба и другие элементы) и (или) цветной фон, электронное отображение должно быть цветным.
Будет конкретизировано, что при получении документов в электронном виде необходимо будет проверять (п. 210 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, соответствие установленным форматам, отсутствие компьютерных вирусов — в отношении любых документов;
— целостность и подлинность документов — в отношении документов, подписанных ЭЦП.
При положительном результате проверки документы должны будут проходить дальнейшую обработку.
В случае обнаружения ошибок, в том числе отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, несоответствия установленным форматам, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов, организации-отправителю необходимо будет направить уведомление об отказе в приеме и регистрации (п. 211 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
4. Формирование и оформление электронных дел
Будет определено, что формировать и оформлять электронные дела необходимо не только с соблюдением требований Инструкции по делопроизводству (гл. 12 и 14), как это установлено сейчас, но и с соблюдением требований гл. 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях (п. 218 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, ч. 1 п. 237 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).
Примечание
Инструкция о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях, в частности, определяет, что электронные документы включаются в электронные и гибридные дела средствами АС ДОУ и представляют собой совокупность исполненных электронных документов и их РКК.
Электронные документы, образовавшиеся в иных информационных системах, формируются в электронные дела в соответствии с регламентами работы этих информационных систем с учетом требований названной Инструкции. Наличие РКК и состав реквизитов РКК для этих документов также определяется регламентами работы этих систем (п. 69).
Будет уточнено, что гибридные дела допускается формировать в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота или была создана в организации в виде документа в электронном виде, и документы, часть которых поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе (ч. 1 п. 219 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Примечание
Отметки о гибридных делах (ГД) необходимо проставлять в графе 5 номенклатуры дел организации (подп. 149.5 п. 149 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
5. Хранение документов в электронном виде
Появится требование о том, что оперативное хранение документов в электронном виде следует осуществлять в соответствии с требованиями гл. 9 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях (ч. 1 п. 220 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Примечание
Инструкция о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях, в частности, предусматривает, что при оперативном хранении электронных документов средствами АС ДОУ обеспечивается (п. 75):
— систематизация электронных документов и упорядочение работы с ними;
— сохранность электронных документов;
— поиск электронных документов и санкционированный доступ к ним;
— соблюдение сроков хранения электронных документов;
— обеспечение режима защиты электронных документов.
Организация, как и сейчас, будет самостоятельно определять место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив организации или выделения к уничтожению. Соответствующее положение нужно будет закрепить в номенклатуре дел организации. При этом при необходимости можно будет указать название информационной системы, в которой такие дела будут храниться. В ином ЛПА, как допускается сейчас, информацию о месте хранения вышеназванных дел излагать будет нельзя (ч. 2 п. 220 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, п. 238 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).
С 01.07.2024 также будут скорректированы нормы, касающиеся возможности хранения документов в электронном виде без бумажных аналогов:
Таблица 2
| Виды документов в электронном виде в зависимости от сроков хранения | В каком случае не нужно будет хранить документы на бумажном носителе, идентичные по содержанию документам в электронном виде |
| Документы временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК» | Если АС ДОУ, иная информационная система организации обеспечивают их целостность в течение установленных сроков хранения (п. 225 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).
Примечание Инструкция по делопроизводству в новой редакции не устанавливает перечень документов, на который будет распространяться данное правило. Также больше не будет необходимости самостоятельно разрабатывать перечень, если организация желает расширить имеющийся (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). Соответственно, данная норма будет распространяться на все документы |
| Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения | В следующих случаях (п. 227 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):
— документы в электронном виде созданы или получены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2); — АС ДОУ, иная информационная система позволяют формировать электронные дела в соответствии с требованиями гл. 8 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях; — АС ДОУ, иная информационная система позволяют передавать электронные дела в архив организации в соответствии с требованиями гл. 10 Инструкции о порядке работы с электронными документами в госорганах, иных организациях и гл. 4 Правил работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций; — информационная система архива организации соответствует требованиям Правил работы с документами в электронном виде в архивах госорганов, иных организаций |
Обратите внимание!
С 01.07.2024 вышеназванные особенности работы с документами в электронном виде, а также иные положения, предусмотренные гл. 19 Инструкции по делопроизводству в новой редакции, необходимо будет учесть при корректировке инструкции по делопроизводству организации, а также иных ЛПА, регламентирующих работу с документами в электронном виде (при их наличии).
Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
