Первичные документы – это главные составляющие бухгалтерского учета на любом предприятии. Они оформляются в момент проведения каждой хозяйственной операции. Через предприятие таких документов проходит бесчисленное количество: от десятка до тысяч в день. Чтобы своевременно получить первичку, бухгалтеру приходится потратить немало времени. Кроме того, ее нужно без ошибок заводить в учет, правильно хранить, быстро находить при проверках. Как при решении таких задач избавиться от рутины, избежать авралов и возможных санкций, которые грозят за нарушение правил? Ответы на эти вопросы в нашей статье.

Бумажная первичка: проблемы учета

Бухгалтерский учет строго документален. Записи осуществляются только на основании первичных учетных документов, имеющих юридическую силу. Документы первичного учета создаются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции и фиксируют факт ее совершения.

При работе с бумажной первичной документацией у бухгалтера возникает несколько серьезных проблем: многоэтапная необходимость обработки бесчисленного объема информации, сложность с получением внешней документации.

Учет первички – очевидная проблема бухгалтера – рутинная и скрупулезная работа, которая делится на 4 важных этапа:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически, по существу;

Первичка, поступающая на предприятие, подлежит обязательной проверке – контролю на предмет соответствия документа установленным правилам. Бухгалтер проверяет документы:

• по содержанию, когда надо определить законность, правильность и целесообразность конкретной операции.
• по форме – контроль заполнения обязательных реквизитов: подписи ответственных лиц, их расшифровки, печать организации, если это предусмотрено бланком формы или действующим законодательством.
• на правильность расчетов – арифметическая проверка, то есть контроль точности вычислений, указанных в документе.

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Бухгалтерия по-прежнему остается одним из самых загруженных отделов организации, особенно в периоды сдачи отчетности. При этом львиную долю энергозатратных процессов составляет рутина, например, обработка первичных документов. Большое количество входящих данных нередко усугубляется и невысоким качеством первичной документации, которая была подготовлена не сотрудниками бухгалтерии, а менеджерами. Все это приводит к ошибкам в отчетности.

Традиционно бумаги передаются из рук в руки, часто с опозданиями, порой теряются. Если в игру вступают курьер или почта, повышаются финансовые и временные издержки. В итоге бухгалтеру приходится приложить немало усилий, чтобы получить документы вовремя и в полном объеме.

Практика показывает, что наладить работу с первичкой, в том числе и обеспечить ее своевременное получение от контрагентов, позволяет электронный документооборот.

Как облегчить работу бухгалтера с первичными документами: переход на электронный документооборот

Цифровизация позволяет многие рабочие вопросы решать онлайн. Бухгалтерия – не исключение! Переход на использование электронных документов (ЭД) уже не диковинка и темпы его проникновения впечатляют.

Сегодня, несомненно, есть смысл автоматизировать работу бухгалтера и сэкономить его рабочее время и ресурсы. Такие бесплатные сервисы для быстрого и безопасного оформления сделок как podpis.by позволят в несколько простых шагов загрузить электронный документ и подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Это удобно, потому что: 

•     Быстро: сервис доступен круглосуточно. Все документы сохраняются в архиве на платформе, а обмен ими происходит мгновенно за несколько шагов.
•     Правомерно: все документы, подписанные ЭЦП, являются юридически значимыми. То есть обладают той же юридической силой, что и бумажные документы с печатью и подписью.
•     Привычно: документы подписываются ключом ЭЦП, который используют для подписания деклараций в МНС и статической отчетности.

Как это работает?

После регистрации в сервисе вы можете загрузить электронный документ, указать УНП контрагента, подписать и отправить его. Платформа известит о возврате подписанного файла. Если контрагент не является клиентом podpis.by – надо пригласить его пройти регистрацию на сервисе и начать обмен документами.

Сервис podpis.by бесплатный. Он не требует дополнительного программного обеспечения и открыт для всех заинтересованных организаций. Удобно, что документы подписываются на том же компьютере, где стоит программное обеспечение для ЭЦП от РУП “Национальный центр электронных услуг”.

С podpis.by вы можете с минимальными усилиями наладить электронный обмен документами с ЭЦП. Мы возьмем проведение переговоров с контрагентами на себя и позаботимся, чтобы они прошли регистрацию в сервисе.

Бумажная работа, формирование договоров и актов в ручном режиме, занимает около 30% времени бухгалтера. Но это можно делать иначе. Специалисты отмечают, что при переходе на ЭД большая часть бухгалтерских проблем по работе с первичкой уходит на второй план. Сотрудник экономит львиную часть своего рабочего времени за счет автоматизированных систем, которыми надежно и удобно пользоваться.

Хотите обмениваться со своими контрагентами электронными документами? Мы готовы помочь! Звоните! Телефон горячей линии: 8 (017) 308-28-28