Скорректированы требования к оформлению документации. Помимо этого, конкретизирован порядок работы с документами в электронном виде (далее — ДЭВ) <1>. Новшества вступили в силу 7 сентября 2017 г.

 Оформление реквизитов документа

С 1 июня 2017 г. введен в действие новый государственный стандарт <2>, которым установлены состав реквизитов документов и требования к их оформлению. В связи с этим внесены изменения и в Инструкцию по делопроизводству <3>.

Обратите внимание!
Требования, установленные Инструкцией по делопроизводству, обязательны для всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы <4>. Они распространяются на оформление всех документов организации <5>.

Рассмотрим более подробно основные изменения в оформлении реквизитов.

1. Место составления или издания документа теперь необходимо указывать на всех документах, кроме писем и заявлений. Ранее норма подобных исключений не содержала <6>. При этом место расположения данного реквизита осталось прежним. Он указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» <7>.

2. На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка — на уровне реквизита «Наименование организации» <8>. Ранее конкретное место расположения данного реквизита не уточнялось <9>.

3. При использовании словесно-цифрового способа указания даты <10>:

— день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31);

— название месяца — прописью;

— год — четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.

Например, «25 сентября 2017 г.» или «5 сентября 2017 г.».

Как и прежде, элементы даты можно указывать двумя способами: описанным выше и арабскими цифрами.

4. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно в алфавитном порядке <11>. До этого порядок расположения не конкретизировался <12>.

5. Наименование вышестоящей организации надо указывать на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних справочно-информационных документов, таких как справки, докладные записки и др. <13> Ранее данная норма не содержала исключений <14>.

Постановлением предусмотрены некоторые послабления для организаций. Так, теперь организации самостоятельно могут решать, проставлять на документах реквизит «Код организации» или нет <15>. До этого данное право не было прямо закреплено в норме <16>.

На заметку
Не следует смешивать:
— код организации. Например, коммерческие организации проставляют его по ОКРБ 018-2003 <17>;
— код документа, проставляемый на документах, унифицированные формы которых включены в ОКРБ 010-95 <18>.

Помимо этого, организациям предоставлено право самим разрабатывать унифицированные формы документов, если они не разработаны на общегосударственном уровне <19>.

Как и ранее, в документах не допускается печатать текст вразрядку <20>. Вместе с тем в справочно-информационных документах разрешено делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием <21>.

Обратите внимание!
Слова текста документов и многострочных реквизитов переносить нельзя <22>.

Расположение реквизитов документа

Теперь реквизиты документа допускается отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизита <23>. В то же время, как и прежде, допускается использовать для этого полуторный межстрочный интервал <24>.

Кроме того, составные части некоторых реквизитов, таких как «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» и др., теперь можно будет отделять друг от друга не только одинарным интервалом, но и дополнительным межстрочным.

На заметку
Размер дополнительного межстрочного интервала определяется путем добавления 6 пунктов (пт) к размеру одинарного интервала, то есть к размеру используемого в реквизите шрифта <25>.

 Отметим, что в соответствии с СТБ 6.38-2016 составные части реквизитов могут отделяться друг от друга только дополнительным межстрочным интервалом (см. таблицу) <26>.

Таблица

Реквизит	СТБ 6.38-2016	Инструкция по делопроизводству
СОГЛАСОВАНО	+ 6 пт	одинарный или + 6 пт
Протокол заседания экспертного совета	точно 14 пт	точно 14 пт
18.10.2008 N 13	+ 6 пт	одинарный или + 6 пт

Таким образом, Инструкция по делопроизводству позволяет использовать как прежний порядок оформления, так и установленный СТБ 6.38-2016.

Кроме этого, уточнено оформление реквизитов:

— «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» при расположении их двумя вертикальными рядами;

— «Подпись», если документ подписывается несколькими лицами, не подчиненными по должности.

Так, второй ряд в реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования», а также наименования должностей в реквизите «Подпись» печатаются на расстоянии <27>:

— 100 мм от границы левого поля при оформлении документа на листах формата А4 в книжной ориентации;

— 160 мм при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации.

Новый реквизит

Введен новый реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» <28>. Как правило, он располагается в центре нижнего поля первого листа документа.

Данный реквизит может оформляться тремя способами: от руки, при помощи штампа или в виде штрихкода <29>.

В двух первых случаях он должен содержать <30>:

— сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель;

— собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных;

— дату переноса.

Также в нем допускается указывать поисковые данные документа.

В случае оформления отметки в виде штрихкода реквизит можно также расположить на левом поле первого листа документа внизу <31>. Если это невозможно — на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.

Новшества в порядке работы с ДЭВ

 Конкретизирован порядок работы с ДЭВ, в том числе подписанных электронной цифровой подписью. Так, при получении ДЭВ необходимо проверить <32>:

— его подлинность и целостность;

— наличие всех указанных приложений;

— возможность их воспроизведения;

— отсутствие компьютерных вирусов и т.д.

Только при отсутствии ошибок ДЭВ подлежит дальнейшей обработке <33>. В противном случае (например, при отсутствии приложений или обнаружении вирусов) необходимо направить уведомление организации-отправителю <34>.