Любое развитие (и тем более цифровая трансформация) требует новых подходов, анализа существующего опыта и обмена мнениями для сверки координат. С этой целью и был инициирован I Форум «Развитие электронного документооборота в Республике Беларусь», который состоялся 11 апреля 2024 года при поддержке ООО «ЮрСпектр».
На мероприятии в «Президент-отеле» собрались представители ключевых государственных органов Республики Беларусь: Министерство по налогам и сборам, Министерство антимонопольного регулирования и торговли, Министерство связи и информатизации, Министерство финансов, Министерство юстиции; эксперты Белорусского НИИ документоведения и архивного дела, БелНИЦЭД, Центра систем идентификации, Минской областной коллегии адвокатов, Национального архива и Республиканского удостоверяющего центра Национального центра электронных услуг, субъектов хозяйствования и EDI- провайдеров.
После неформального общения за чашкой кофе, возможности сделать запоминающиеся кадры в фотозоне и даже попасть в объектив ТВ-камеры (а в последующем – и в выпуск новостей БТ, СТВ или БелТА) присутствующие прошли в конференц-зал, чтобы принять участие в торжественном открытии и выслушать доклады пленарной части мероприятия.
Форум открыл Министр по налогам и сборам С.Э. Наливайко. Он обозначил планы по развитию ЭДО не только в Беларуси, но и на пространстве ЕАЭС, особо подчеркнув, что государство создает все условия для цифровизации и ждет в этом вопросе активности от бизнеса: «Уход от бумажных инструментов ускоряет взаимодействие субъектов хозяйствования и государственных органов и принятие тех или иных решений», – подчеркнул Министр по налогам и сборам.
П.Н.Ткач, первый заместитель Министра связи и информатизации, напомнил: «Электронные документы уже сегодня можно подписать с использованием SIM-карты или ID-карты. Ожидается подписание межправительственного соглашения Беларуси и России о порядке признания ЭЦП при трансграничном электронном взаимодействии. Это очень важный шаг, который позволит нам использовать наши национальные ЭЦП как квалифицированные подписи в России. Это открывает новые возможности для бизнеса».
Тему цифровой трансформации налоговых органов поднял заместитель Министра по налогам и сборам В.В. Муквич: «Роль ЭДО в налоговом администрировании сложно переоценить: кроме защиты документа и прозрачности документооборота, ЭДО позволяет уменьшить количество контрольных мероприятий, а субъектам хозяйствования – обмениваться электронными документами в бизнес-целях».
С.Ф. Качан, начальник Главного государственного казначейства Министерства финансов, отметил актуальность повестки форума и поделился опытом перехода на ЭДО органов казначейства.
И.В. Третьякова, начальник отдела координации контроля государственных закупок управления государственных закупок Министерства антимонопольного регулирования и торговли, продолжила пленарные выступления темой цифровизации в государственных закупках: «Мы стремимся к тому, чтобы все закупки проводились исключительно в электронном виде».
Т.К. Сащеко, начальник управления нотариата и загсов Министерства юстиции, отметила, что нотариусы все больше используют цифровые технологии: «Посредством электронных каналов нотариус может обратиться за информацией в различные реестры, базы данных. Такое электронное взаимодействие удобно не только нотариусу – клиенту больше нет необходимости собирать справки».
После завершения пленарной части форума участники продолжили работу в секциях: «Электронные первичные учетные документы в практике бухгалтера» (модератор И.М. Юрковская, редактор журнала «Финансы, учет, аудит») и «Электронные документы в юридической практике» (модератор Р.А. Авласович, юрисконсульт ООО «ЮрСпектр»).
Формат оказался как нельзя кстати: благодаря разделению тем и вопросов по потребностям целевой аудитории секции скорее напоминали диалоговую площадку: прозвучало более 60 вопросов. Вопросы докладчикам можно было задать в электронном формате посредством сканирования QR-кода.
В таком рабочем режиме работа форума продолжилась до окончания мероприятия с перерывом на обед и кофе-паузы. Однако и во время неформального общения участники говорили… об электронном документообороте!
Секция «Электронные первичные учетные документы в практике бухгалтера»
Доклад В.С. Майковского, представителя Министерства по налогам и сборам, был посвящен механизму применения электронных накладных (ЭН).
Важно
С 1 мая 2024 года вступают в силу постановления Совета Министров, касающиеся ЭН постановление Совета Министров от 10 апреля 2023 года № 248 и постановление Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов, Министерства по налогам и сборам, Министерства связи и информатизации от 18 декабря 2023 года № 9/75/35/26). Расширяется в том числе сфера применения на добровольной основе ЭДО в межстрановой торговле; устанавливаются требования к транспортным и иным документам; утвержден формат и структура электронного акта приемки товаров; в структуру и формат электронных товарно-транспортных (ЭТН) и ЭН включены дополнительные поля для осуществления контроля за ценообразованием и т.д.
Т.Н. Рыбак, представитель Министерства финансов, обратила внимание на изменение подходов к отражению хозяйственных операций.
Важно
С 1 января 2024 года вступило в силу постановление Министерства финансов от 31 декабря 2021 года № 79 «Об отчетном периоде отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете».
Для понимания основной сути нововведений Т.Н. Рыбак привела следующий пример: положением об учетной политике организации устанавливает предельную дату – 5-е число. Акт оказанных услуг исполнитель составил 29 января 2024 года, но его оформление не завершил (заказчик подписал акт до предельной даты 5 февраля 2024 года). В этом случае хозяйственную операцию необходимо отразить в бухгалтерском учете 29 января 2024 года. Если заказчик подписал акт 7 февраля 2024 года (т.е. после предельной даты – 5 февраля 2024 года), то хозяйственную операцию необходимо отразить в бухгалтерском учете в феврале 2024 года как ошибку (в порядке, установленном для исправления ошибок Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденным постановлением Министерства финансов от 10 декабря 2013 года № 80).
В.Г. Статкевич, аудитор: «Независимо от того, в какой форме – бумажной или электронной – составлен первичный учетный документ (ПУД), он должен иметь подпись уполномоченного лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и (или) за правильность ее оформления».
Важно
Аналог собственноручной подписи – электронная подпись или фактически электронная информация о лице, подписавшем документ. Закрепить легитимность использования аналогов собственноручной подписи можно локальными правовыми актами организации.
Секция продолжилась выступлением Н.А. Рончко, представителя Министерства по налогам и сборам. Она обратила внимание, что налоговые органы при проведении проверки вправе требовать и получать необходимые для этого документы в электронном виде. Как правило, подлежат представлению копии баз (банков) данных, иных информационных ресурсов с указанием паролей и ключей доступа на носителях (компьютеры, планшеты, ноутбуки и т.д.) либо предоставляется доступ посредством временного логина и пароля. ЭД для проверки могут быть представлены в виде оригиналов, т.е. в электронном виде через личный кабинет плательщика или на электронном носителе (USB-флеш-накопитель, диск) лично, нарочным (курьером) или посредством почтовой связи либо надлежаще заверенных копий на бумажном носителе. При проверке подлинности и целостности ЭД и изменении в оригинальном ЭД хотя бы одного символа проверка не будет пройдена.
В.В. Гончаренко, представитель Министерства финансов Республики Беларусь акцентировала внимание, что не допускается использование аналогов собственноручной подписи, за исключением ЭЦП, лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в ПУД, включенных в перечень ПУД.
Е.Г. Лихачева, представитель Фонда социальной защиты населения, обозначила новации, отметив, что с 1 января 2024 года плательщики со среднесписочной численностью работников до 5 человек получили возможность работать в личном кабинете на портале Фонда без ЭЦП. С 1 июля 2024 года запланирован переход на электронное взаимодействие с работодателями при реализации нового порядка расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам.
Секция «Электронные документы в юридической практике»
Работа секции началась с выступления Д.В. Москалёва, представителя Национального центра электронных услуг.
Важно
НЦЭУ активно участвует в пилотном проекте по внедрению сервиса по применению электронной международной транспортной накладной e-CMR (для автотранспорта) между Россией и Беларусью: создана рабочая группа, готовится план мероприятий (дорожная карта).
Тему адвокатуры как субъекта цифровизации правосудия осветил адвокат С.Н. Мытник. По его мнению, цифровое взаимодействие адвокатов и судов облегчила бы возможность незамедлительной подачи ходатайств в суд без приложения оригиналов квитанций и документов, а также доступ адвокатов к электронной базе экономических и гражданских дел. На данный момент в судах такой базы нет, документы все еще составляются на бумажных носителях, что усложняет ознакомление с делом.
Е.А. Якушкин и М.Н. Котов, представители Центра систем идентификации, подняли тему идентификации объектов и обмена электронными данными. Система ePASS – централизованный ресурс, содержащий описания товаров в формате, соответствующем международным стандартам электронной торговли. Позволяет отследить всю цепочку движения товаров с минимальным участием человека, а значит увеличить точность и уменьшить издержки.
А.Е. Рыбаков, представитель Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, обратил внимание на использование официальной делопроизводственной и архивной терминологии. На данный момент существует проблема грамотного применения терминов «электронный документ» и «документ в электронном виде».
Т.А. Шевченко, представитель Национального архива Республики Беларусь, отметила, что ЭДО требует изменения технологии делопроизводства и архивного дела, изначально рассчитанной на бумажные документы. Сложности вызывает обработка документов в формате .doc и .pdf: если документ приходит в двух форматах, система воспринимает его как единое целое. При удалении «дублирующего» документа система выдает ошибку.
О.Ю. Жук, представитель Научно-исследовательского центра электронной документации, отметила, что документы в электронном виде по истечении срока временного хранения в три года передаются на постоянное хранение в государственный архив. Кроме того, ЭЦП должна быть выработана с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан в ГосСУОК.
I Форум «Развитие электронного документооборота в Республике Беларусь» прошел насыщенно. Мероприятие посетили более 400 человек.
В рамках форума проведен круглый стол «Пути решения проблемных вопросов при оформлении, сопровождении и контроле хозяйственных операций, оформленных электронными документами» (модератор Т.С. Скорик, заместитель исполнительного директора ООО «ЮрСпектр» по развитию ЭДО), участие в котором приняли представители регуляторов, Совета по внедрению электронного коммерческого документооборота, профильных ассоциаций.
Мы благодарим всех присутствовавших за активность и инициативу и ответственно заявляем: II Форуму «Развитие электронного документооборота в Республике Беларусь» быть!
______________________
* Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24 марта 2011 г. № 360; постановление Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учетных документов».
