Многим кажется, что бухгалтерия – тихий и спокойный отдел компании. Но высокая загрузка, постоянные изменения в законодательстве, проверки, беготня за контрагентами, годовой отчет и многие другие прелести профессии вызывают стресс и отнимают у бухгалтера годы жизни!
Финские ученые проводили наблюдения в течение 20 лет и выяснили, что хронический стресс снижает продолжительность жизни примерно на два года.
Йельские ученые подтвердили, что у тех, кто больше подвергается стрессу, более ярко выражены последствия старения. Например, увеличивается риск сердечно-сосудистых заболеваний, различного рода зависимостей, расстройств настроения и посттравматического стрессового расстройства.
Рассмотрим причины стресса в работе бухгалтера и дадим несколько советов, как снизить негативные последствия.
ТОП-7 причин для стресса. Как им противостоять
1. Высокая нагрузка
Отчетный период, напряженный ритм работы могут спровоцировать нервный срыв.
Решение. Определите приоритеты. Заведите планер, сортируйте дела по степени важности и срочности. Список дел поможет не отвлекаться на мелочи и заняться главными делами.
Что почитать? «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией». Автор – Франческо Чирилло.
2. Нечеткий круг обязанностей
Почему считается, что именно бухгалтер – «многорукий Шива»? Кадровое делопроизводство, секретарские обязанности, звонки клиентам, выставление претензий… Это неполный список того, что иногда вменяется бухгалтеру «потому что так исторически сложилось». Результат – выгорание и стресс.
Решение. В течение нескольких дней составляйте карту рабочего дня, фиксируйте задачи и потраченное на них время. Проанализируйте результат. Подумайте, какие задачи емкие по времени, но малорезультативные, что и кому можно делегировать, каких ресурсов не хватает и т.д. Обсудите ваше видение с руководителем. Разговор не должен выглядеть как претензия, это констатация проблемы и предложение ее решения.
Что почитать?
«Как добиться ДА, или Переговоры без поражения». Авторы – Роджер Фишер, Уилльям Юри, Брюс Патон.
3. Рутина
Монотонность мало кого вдохновляет. В работе бухгалтера доля рутинной работы достаточно высока.
Решение. Организовывайте перерывы хотя бы раз в полтора-два часа: кофе с коллегами, обед или пятнадцатиминутная прогулка помогут сменить картинку. Украсьте интерьер и рабочий стол деталями, радующими глаз. Включите в наушниках любимую музыку. И конечно, автоматизируйте все, что можно.
Что почитать?
«Fish!-революция. Проверенный способ победить рутину на работе и создать команду мечты». Автор – Гарри Пол.
4. Коммуникация с руководителем
Помощнику бухгалтера, а уж тем более главному бухгалтеру, общения с начальством не избежать. Стоит помнить, что все люди разные. Нет плохих или хороших начальников или подчиненных – есть неумение выбрать правильную стратегию общения. Принцип «я в ответе за то, что сказал, а не то, как вы это поняли» – полезен. Но еще более актуальным навыком является умение четко донести свою мысль. В рамках этой статьи углубляться в эту тему не будем, она слишком объемна. Приведем всего пару советов.
Решение. Демонстрируйте профессионализм, сохраняйте спокойствие и корректно отстаивайте личные границы. Вам пригодится этика делового общения. Не обсуждайте шефа за его спиной, отмечайте сильные стороны и деловые качества. Будьте искренни, лесть не лучшее решение. Советуйтесь с ним. Не перекладывайте ответственность на руководителя: если возник вопрос, идите к нему с готовым решением. В момент конфликта помните: «не так страшен стресс, как ваша реакция на него».
Что почитать?
«Как говорить с кем угодно на работе. 72 приема для успешного общения с коллегами, начальниками, подчиненными и клиентами». Автор – Лейл Лаундес.
5. Переизбыток информации
Информационная перегрузка – проблема не только бухгалтера, но и любого работника интеллектуального труда. Вместе с тем количество того, что бухгалтеру следует держать в голове, зашкаливает: сроки сдачи отчетности, профессиональные новости, изменения законодательства и прочее, прочее… В результате мозг перестает справляться с информационной лавиной.
Решение. Определите источники информации, которые действительно необходимы для вашей работы. Сконцентрируйте свое внимание на них.
Выведите на рабочий стол ярлыки для быстрого доступа к программам, которыми пользуетесь ежедневно: правовые продукты, 1С и т.д. Отдавайте предпочтения комплексным решениям для бухгалтера – сегодня такие сервисы содержат не только актуальную нормативно-правовую базу, но и готовые правовые решения для бухгалтера.
Почистите, наконец, рабочий стол, систематизируйте информацию: хаос может вызвать чувство тревоги. Сделайте резервную копию важных документов на внешний накопитель.
6. Гонка за первичкой
В отчетный период начинается бухгалтерский чемпионат по поиску первичных документов, в котором участвуют не только контрагенты, но и внутренние подразделения компании.
Решение. Сервисы электронного документооборота. Они позволяют с помощью ЭЦП подписывать документы с контрагентами в электронном виде в несколько кликов. Доступны как для электронных накладных, так и для документов свободной формы (актов сверок, актов выполненных работ и пр.).
Что почитать?
Электронный документооборот: опыт внедрения
Обмен электронными накладными. С чего начать
7. Ошибки в документах
«Дебет с кредитом не сходится» – фраза, которая сегодня употребляется в шутливом тоне. Будьте уверены, что если кто-то в компании не смеется – он бухгалтер. Время, которого и так не хватает, приходится тратить на повторную отправку и подписание документов, в которых обнаружены ошибки. А сроки горят!
Решение. Автоматизация. Сервисы электронного документооборота позволяют в несколько кликов заменить документ с ошибкой на верный и отправить контрагенту на подпись.
В заключение несколько советов, которые помогут бухгалтеру оставаться в ресурсе даже в отчетный период:
- создавайте и поддерживайте комфортную социальную и психологическую атмосферу на работе;
- осваивайте навыки тайм-менеджмента и саморегуляции;
- перестаньте быть «многоруким Шивой», выполняя чужие обязанности, учитесь обсуждать границы с руководством;
- соблюдайте принципы делового общения;
- автоматизируйте процессы с помощью сервисов электронного документооборота.
Будьте здоровы и молоды!
